Het oefenen van gesprekstechnieken maakt je een effectievere inkoper

Op 30 maart 2017 vond voor de derde keer de Dag van de Rijksinkoop plaats, dit keer georganiseerd door UBR|HIS in samenwerking met DGOO en PIANOo. Op deze dag volgde inkopers diverse workshops, waaronder de Workshop Professionele inkoop en effectief beïnvloeden.  Ervaren trainers vanuit EC O&P begeleidden de workshop. Carlijn van Gulpen, hoofd IUC DJI en Petra de Jong, hoofd IUC Communicatie volgden deze workshop en waren erg enthousiast.  Zij vertellen wat de toevoegde waarde van deze workshop is voor inkopers.

Inzicht en besef

 “De workshop werd geleid door 2 trainers en duurde een uur”, vertelt Carlijn. “Het ging vooral om oefenen van een lastig gesprek met een klant. De klant, een acteur, probeerde in 2 minuten haar punt er door heen te drukken. Dat zijn hele ongemakkelijke gesprekken, maar wel gesprekken die je soms moet voeren. Maar hoe voer je nou een gesprek op een manier dat de klant zich ook geholpen voelt? Een workshop zoals ‘Professionele inkoop en effectief beantwoorden’ kan je daar goed voor inzetten. Zo verkrijg je inzicht als inkoper. Iedere keer als je zo iets doet verhoog jij je niveau van bewustzijn en kun je een nieuwe tool aan je toolbox toevoegen. Als je in een workshop van een uur al dat soort inzichten kan opdoen, kan je mensen in een middag echt laten zien wat hun gedrag doet.”

Speelruimte

“Het is een snelle methode om resultaat te zien”, zegt Petra. “Je ziet goed de verschillen en je ziet het op een natuurlijke manier. Je oefent en je mag fouten maken. Sterker nog, dat is juist heel goed, dat laat namelijk meteen het effect zien. En daar leer je van. Hoe maak je jouw punt maar help je toch jouw klant? Al die dingen naast elkaar maakt het een aardig palet hoe om te gaan met klanten. In dit verband is het ook belangrijk hoe je omgaat met het toepassen van procedures in aanbestedingstrajecten. Daar worstelen inkopers ook mee en voelen vaak geen speelruimte terwijl die er wel kan zijn. Maar dat vraagt ook ervaring. Je bent er niet alleen met gesprekstechnieken. We moeten verder kijken. Dat is waar Gerda Quak (directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel van VWS) tijdens de dag van Rijksinkoop ook over begon. Zijn we van de keiharde procedures? Nee, we moeten naast de rechtmatigheid ook de doelmatigheid een plek geven. Maar dan moet je als inkoper wel weten wat je speelruimte is. Daar hebben hun managers een rol in.”

“Ook binnen die regelgeving is het mogelijk de klant beter te begrijpen en te zorgen dat hij zich beter begrepen voelt”, vult Carlijn aan. “Dat zag je ook heel mooi in deze workshop. Sommigen zeggen dit is wat ik jou bied en daar moet je het mee doen. Hoe goed voelt de klant zich dan gehoord? Daar kan je effectiviteit in winnen.”

Toegevoegde waarde

De toegevoegde waarde van deze workshop is volgens Petra het leren van elkaar door elkaar te observeren. “Het maakt duidelijk wat je kan bereiken door een andere gesprekstijl te kiezen. Door verbinding met je klant te leggen. Inkopers die tijdens de workshop investeerden in een relatie en een menselijke verbinding met de klant legden, kregen veel meer ruimte om het gesprek aan te gaan. Je moet je echt willen verplaatsen in de ander, dat is waar adviseren over gaat. Het is de balans tussen jouw eigen vaknormen en daaraan vasthouden en toch geven wat jouw klant nodig heeft. En dat kan je oefenen. Je kan mensen voorafgaand aan de workshop ook alvast vragen om na te denken over wat jij een lastig gesprek vindt. Neem een casus mee. Juist de casussen die je zelf mee maakt, spreken meer aan, zijn herkenbaar en daar leer je van.” “Je kan allerlei werkvormen verzinnen en daar is EC O&P ook heel ervaren in”, vult Carlijn aan. Ik denk dat het standaard toegevoegd moet worden aan het curriculum of repertoire van een inkoopdag.”

Omgaan met mensen

“Het gaat om begrip tonen en heel actief meekijken naar wat je klant nodig heeft”, zegt Carlijn. En tegelijkertijd ook zeggen dat er beperkingen zijn, dus ik ga kijken wat ik binnen deze beperkingen voor jou kan doen. Als je dat gesprek kan voeren dan kan je dat met allerlei klanten. “In alle vakgebieden heb je te maken met mensen, waar je iets mee moet”, voegt Petra toe. “Inkoopkennis kan je opdoen, maar hoe je met mensen omgaat, hoe je jouw punt maakt en een ander daarin meeneemt, dat is eigenlijk waar het nog meer op aan komt de komende jaren.”

Meer informatie

Meer informatie over UBR|HIS
Voor meer informatie over de Workshop Professionele inkoop en effectief beïnvloeden kun je terecht bij trainers Els van der Spek en Helma van Rossum (UBR|EC O&P): contactecop@rijksoverheid.nl