Nooit meer reorganiseren: bewegen naar een wendbare rijksoverheid

Eén van de onderdelen van de Innovatieagenda Bedrijfsvoering Rijk is het project Nooit meer reorganiseren. Dit project gaat op zoek naar vernieuwende, alternatieve scenario’s voor traditioneel (re)organiseren.  Een gesprek met Katja van den Berge (directeur EC O&P) en Renate Beckers (projectleider).

Wanneer is het project gestart?

Katja: ‘Het begon eind 2016 in het Bestuurlijk Overleg (UBR). Daar hebben we samen met onze opdrachtgevers de inhoud van de Innovatieagenda bepaald. Formeel is het project Nooit meer reorganiseren pas per 1 januari 2017 begonnen. Dit zijn we gaandeweg steeds meer vorm gaan geven samen onze partners. De politieke en bestuurlijke aandacht voor het creëren van een wendbare Rijksoverheid dateert overigens al van langer geleden en zal ook doorlopen als de Innovatieagenda eindigt.’

Wat is het doel van het project?

Renate: ‘Bij het Rijk zijn we haast automatisch geneigd om organisatievraagstukken te duiden als structuurproblemen waarvoor een klassieke reorganisatie de oplossing is. Deze reflex willen we doorbreken. We willen met een andere, alternatieve bril naar organiseren en veranderen binnen het Rijk kijken. Het bewustzijn creëren dat het ook anders kan. Daarbij willen we een concreet, praktisch en beproefd handelingsperspectief bieden: als we het anders willen doen, hóe gaat dat dan in z’n werk? De Innovatieagenda heeft geholpen om dit onderwerp goed op de agenda te krijgen, om vervolgens in overleg te kunnen gaan met opdrachtgevers bij departementen.’

Wat zijn de projectresultaten tot nu toe?

Katja: ‘Dit is geen klassiek project in de zin van dat er een projectplan is met vastomlijnde projectresultaten die conform een planning worden gerealiseerd.'

Het is meer een bewustwordingsproces, een beweging, waarbij we in het begin veel hebben geïnvesteerd in het vormen van een netwerk.’

Renate: ‘Uit de deelname van rijksonderdelen aan het project zien we dat deze voorbereiding zijn vruchten begint af te werpen. We gebruiken het project om flexibel organiseren en organisch veranderen onder te aandacht te brengen in 2017 en om het gesprek hierover op gang te brengen. Uiteindelijk is het doel om rijksbreed kennis en ervaringen met elkaar te delen en een doorvertaling te maken naar de dienstverlening van EC O&P (UBR) aan haar klanten. Zodat we onze klanten straks op breed terrein kunnen ondersteunen bij hun vraagstukken, op het gebied van klassiek én anders organiseren en veranderen.’

Wat kunnen we nog verwachten?

Renate: ‘We zijn nu druk bezig met het opzetten en uitvoeren van een aantal experimenten en onderzoeken binnen verschillende rijksonderdelen. Hiervan willen we de tussenresultaten presenteren tijdens het Reuring Café over Nooit meer reorganiseren op 26 september. In principe loopt het project door tot 2018.’

Nooit meer reorganiseren interview Katja en Renate

Renate Beckers (links) en Katja van den Berge

Tegen welke uitdagingen lopen jullie aan?

Katja: ‘De beweging naar een wendbare Rijksoverheid is een breed thema dat we conform de uitgangspunten van de Innovatieagenda hebben moeten inkaderen. Omdat het project binnen een jaar de eerste resultaten moet opleveren, zijn we gaan zoeken naar de mogelijkheden die er zijn binnen de bestaande regelgeving. Ook is het een taai vraagstuk waarbij mensen ongemak kunnen ervaren. We hebben te maken met een bepaalde dominante mindset binnen het Rijk waarbij mensen niet gewend zijn, of niet in staat zijn, om anders naar organisatieontwikkeling te kijken. Kortom: de beweging naar een wendbare Rijksoverheid heb je niet zomaar bereikt.’ 

Renate vult aan: ‘Daarentegen hebben we het eerste half jaar al veel stappen gezet in de gedachtevorming op de inhoudelijke thematiek en het opbouwen van een actief en breed netwerk door alle onderdelen en lagen van het Rijk heen. We slagen er steeds meer in om mensen die actief zijn op dit vraagstuk met elkaar te verbinden.’

Voor wie is dit project het meest interessant?

Renate: ‘In principe voor iedereen die in de dagelijkse praktijk met organiseren en veranderen bezig is. Lijnmanagers en project-/programmamanagers die verantwoordelijkheid dragen voor een organisatieontwikkelingstraject. Maar ook  OR-leden en eerste- en tweedelijns (organisatie)adviseurs. En medewerkers die zich betrokken voelen bij hun eigen organisatie en hun werk, en daar eigenaarschap in willen nemen.’

Katja: ‘We willen uitgaan van talenten van mensen en niet van hun formele functie of plek in de organisatie. Het gaat er om dat zij kunnen worden ingezet waar zij nodig zijn, op werk rondom maatschappelijke vraagstukken, dwars door de structuren van een organisatie heen. Waarbij het management faciliterend zou moeten zijn aan de medewerkers die waarde toevoegen.’

Het project heet Nooit meer reorganiseren maar jullie geven aan dat reorganisaties niet per definitie verleden tijd zijn.

Renate: ‘Klopt. Als sprake is van personele consequenties, kun je er onder de huidige regelgeving niet omheen. Dat moet je dan ook niet willen. En soms is het nodig om nog één keer te reorganiseren naar een flexibele organisatievorm, waarna een organisatie soepel kan meebewegen met toekomstige veranderingen. Maar vaak is een reorganisatie niet nodig omdat er veel mogelijkheden zijn binnen de huidige structuur. Uiteindelijk gaat het erom dat medewerkers goed hun werk kunnen doen en dat je belemmeringen wegneemt die dit voorkomen.

Medewerkers moeten kunnen werken volgens ‘de bedoeling’ of de essentie van hun organisatie. Daarbij bestaat er geen causaal verband tussen een organisatiestructuur en hoe mensen werken. Een goede organisatiestructuur is geen garantie voor een goed presterende organisatie en een starre structuur hoeft een flexibele werkwijze niet persé in de weg te staan. Het gaat ook om andere factoren, zoals het leiderschap en de cultuur. De bestaande regelgeving is ook niet per definitie slecht, deze biedt ook houvast en bescherming. Al kan regelgeving soms wel wringen bij een andere aanpak.’

Zijn jullie verrassende inzichten of praktijkvoorbeelden tegengekomen?

Renate: ‘Het is nu nog te vroeg om enkele rijksonderdelen uit te lichten. Maar duidelijk is dat op dit terrein veel meer speelt binnen het Rijk en dat daar interessante praktijkvoorbeelden tussen zitten. Eén van de initiatieven binnen dit project is dat we ‘veranderverhalen’ gaan ophalen binnen het Rijk en die rijksbreed gaan delen.’

Katja vult aan: ‘Het idee leeft dat je voor Nooit meer reorganiseren radicaal moet innoveren en ‘out-of-the-box’ moet denken. Maar er kan al zoveel met wat organisaties tot hun beschikking hebben. Zo werken al meerdere ministeries met het concept ‘centrale plaatsing’, waarbij medewerkers in dienst zijn van het hoogste bevoegd gezag en jaarlijks wordt gematcht op werk waar op basis van een beleidsplan of jaarplan behoefte aan is. Het rijksbrede instrumentarium zoals het Functiegebouw Rijk, de Gesprekscyclus Rijk en het Meerjarig Personeelsplan kunnen daar uitstekend bij worden ingezet.’

Wat kunnen jullie rijksorganisaties bieden die willen deelnemen?

Renate: ‘We zijn nu net over de helft van 2017. Rijksonderdelen die interesse hebben, kunnen zich nog steeds melden om deel te nemen aan de zes initiatieven van het project en samen met ons het experiment aan te gaan. Het jongste idee is om met een aantal managers of adviseurs uit verschillende rijksonderdelen een inter-company leertraject te volgen onder professionele, externe begeleiding. Deelnemers krijgen handvatten voor hun eigen organisatieontwikkeling en samen vormt de groep wellicht de start van een beweging naar een wendbare Rijksoverheid. Deze Leerwerkplaats loopt van oktober 2017 t/m april 2018.’

Meer informatie of vragen?

Kijk voor meer informatie over het project Nooit meer reorganiseren op de website of meld je aan voor de besloten LinkedIn-groep Nooit meer reorganiseren bij het Rijk?! Je kunt altijd contact opnemen met Renate Beckers (projectleider) via Renate.Beckers@rijksoverheid.nl.