UBR|HIS voldoet aan de Uitvoeringsregeling Melding financiële belangen BZK

Het ministerie van BZK is bezig de Uitvoeringsregeling Melding financiële belangen BZK te implementeren. UBR|HIS is het eerste onderdeel dat voldoet aan deze regeling. De Bestuursraad heeft op 13 november groen licht gegeven om ook binnen de rest van BZK de regeling te implementeren. De directie Concernondersteuning/P&O coördineert dit.

Wat betekent deze regeling ook al weer?

UBR|HIS voert jaarlijks veel offertetrajecten en Europese aanbestedingen uit voor haar afnemers. Deze regeling helpt ons om onafhankelijk en onpartijdig het werk uit te voeren. Het maakt namelijk voor medewerkers op functies met een bijzonder risico op financiële belangenverstrengeling helder wat wel en niet kan. Medewerkers op dit soort functies krijgen een zogeheten “restricted list”, met daarop financiële belangen waarvoor beperkingen gelden. Hebben zij belangen die vallen binnen de restricted list? Dan zijn ze verplicht die te melden bij de compliance officer. De compliance officer maakt vervolgens in overleg met de melder en zijn leidinggevende goede afspraken hierover.

Handel met voorkennis is bij wet verboden

Door het invoeren van deze regeling wil UBR|HIS zekerstellen dat niemand besluiten neemt vanuit zijn eigen financiële belangen of handelt met voorkennis. Het gaat ook om het vermijden van de schijn van belangenverstrengeling. De regeling is opgezet voor ambtenaren, maar UBR|HIS gaat een stap verder en stelt dezelfde eisen aan externen. Tegelijkertijd wil UBR|HIS ook de markt en andere rijksdiensten inspireren, door voorop te lopen bij deze implementatie.

Integriteit

De categoriemanagers en MT-leden van UBR|HIS zijn meldingsplichtig

In veel gevallen is het risico op financiële belangenverstrengeling al beperkt, bijvoorbeeld door strenge aanbestedingsprocedures. Ook de eed en belofte die elke ambtenaar aflegt benadrukt het belang van onze integriteit. UBR|HIS analyseerde zelf welke functies een bijzonder risico op belangenverstrengeling hebben en welke aanbestedingen beursgevoelig zijn. Deze analyse en de al bestaande maatregelen beperkte het aantal medewerkers dat meldplicht krijgt tot 8 medewerkers (3 functies). Deze medewerkers gaan in hun functie met (koers)gevoelige informatie om en/of verrichten werkzaamheden met een verhoogde kans op financiële belangenverstrengeling. In specifieke situaties wijst het MT van UBR|HIS tijdelijk aanvullende functionarissen aan om zich aan de regeling te conformeren.

UBR|HIS en integriteit

Integriteit speelt een grote rol binnen UBR|HIS. Om die reden heeft UBR|HIS speciaal een kennisambassadeur informatiebeveiliging & integriteit aangesteld. Eveline van Petten, adviseur bedrijfsvoering bij UBR|HIS, meldde zich zelf aan als kennisambassadeur. “We moeten ons er continue van bewust zijn dat wij in dienst zijn van het Rijk en dat we werken met gemeenschapsgeld”, zegt Eveline. “We hebben een voorbeeldfunctie als ambtenaar. Integriteit is daarom ook opgenomen in de introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers.”

Wij organiseren regelmatig het integriteitsspel

Tijdens dit spel bespreken ambtenaren en marktpartijen verschillende dilemma’s uit de dagelijkse inkoop praktijk. Je creëert zo meer bewustzijn van alle belangen die meespelen en dat het eigen handelen gevolgen heeft. Het Rijk en de markt raken zo ook met elkaar in gesprek over het belang van integriteit en transparantie.”

Wij hebben regels over zakendoen met de markt

“Wij werken vaak samen met de markt en onpartijdigheid en transparantie is daarin belangrijk”, vertelt Eveline. “In de door ons opgestelde Business Etiquette die wij continu actualiseren, staan een aantal gedragsregels om het zakendoen tussen UBR|HIS en de leverancier helder te krijgen en daarmee de samenwerking te verbeteren.”