Om de tafel met de Politie en UBR HIS

Op de 36e verdieping van het ministerie van BZK aan de Turfmarkt verzamelden zich collega’s van de Politie en UBR HIS voor een rondetafelconferentie over absoluut beoordelen.

Absoluut beoordelen is bij de Politie al sinds enkele jaren de gewoonste zaak van de wereld. Bij UBR HIS staat het daarentegen nog redelijk in de kinderschoenen. UBR HIS wil graag de ervaringen en succesfactoren horen: hoe heeft een organisatie die zo onder een vergrootglas ligt dat in zo’n korte tijd voor elkaar gekregen? Door diverse stellingen op tafel te leggen, wordt duidelijk hoe iedereen tegen absoluut beoordelen aankijkt.

politie

Dit zijn wij en dit ben ik!

Sectorhoofd inkoopmanagement Jeroen Been, vertelt dat de Politie is gestart met een opleidingscircuit om absoluut beoordelen toe te passen. Kees Groenewegen (Inkoopmanager bedrijfsvoering) en zijn collega Marco Masselink (inkoper ICT bij de Politie) waren eerst wat sceptisch, maar enkele jaren ervaring verder, zien zij nu alle voordelen van absoluut beoordelen. De ook aanwezige Rianne Bos (tactische inkoper bij de Politie) kijkt zelfs alsof ze het hele vraagstuk niet begrijpt: zij paste bij een aanbesteding nog nooit een relatieve beoordeling toe. Absoluut beoordelen is zó vanzelfsprekend.

Absoluut beoordelen binnen UBR|HIS

Richard Lennartz, directeur UBR HIS, zelf is groot geworden met absoluut beoordelen en wil dat inkopers van UBR HIS deze methodiek vaker inzetten. Twee inkoopadviseurs hebben zich hiervoor als kennisambassadeurs opgeworpen; Rob Ottolander en Jaco de Boer. Na een verdiepingsslag, vinden zij dat absoluut beoordelen in principe het uitgangspunt moet zijn. Hun ambitie is dat eind 2018 iedere inkoopadviseur van UBR HIS minimaal 2 aanbestedingen via absoluut beoordelen heeft gedaan. Het doel is eind 2018 90% van de aanbestedingen via absoluut beoordelen te doen. Ayten Zor, manager EA en Offerte helpt en faciliteert hun hierin.

Absoluut en relatief beoordelen: het zat altijd teveel in de wetenschappelijke hoek

Er is inderdaad te veel theorie, die teveel belerend en met ingewikkelde voorbeelden wordt gebracht. Inkopers hebben juist een praktische vertaling nodig zodat ze ermee aan de slag kunnen. Een inkoper heeft al veel andere zaken waar hij zich in moet verdiepen. Het had de discussie erover geholpen als de theoretisch ingestelde academici de praktisch ingestelde inkoopadviseurs actief hadden betrokken.

We leggen in discussies te veel de focus op de nadelen van relatief beoordelen

Dit klopt helemaal! In allerlei literatuur gaat het vooral om de nadelen van relatief beoordelen, en hoe je die nadelen oplost door absoluut beoordelen. Terwijl de essentie is dat absoluut beoordelen zoveel voordelenen en positieve kanten heeft. Er is helemaal geen `slechte’ aanleiding nodig om die voordelen te willen pakken. We moeten daarom juist meer de nadruk op de voordelen van absoluut beoordelen leggen. Dan komt er positieve energie vrij. En die voordelen zijn ook prima aan te tonen aan de hand van bewijzen.

Je kunt niet van alle inkoopadviseurs verwachten dat ze het ingewikkelde absoluut beoordelen in de vingers krijgen

Dat verwachten we eigenlijk wel. En eigenlijk is de methodiek in de basis helemaal niet ingewikkeld. Integendeel. Elke adviseur die een aanbesteding kan doen, kan dit in de vingers krijgen. Zeker de ‘eenvoudige’ absolute methodes zijn bijna altijd toepasbaar en ook toereikend. Natuurlijk zijn er complexere absolute beoordelingsmethoden, waarvoor je een zware deskundige raadpleegt. En kijk ook eens welke methodes andere overheden toepassen.

Als inkoopadviseur stel je gewoon: we doen het absoluut!

Je moet je klant niet lastig vallen met de vraag of je relatief of absoluut gaat beoordelen. Je neemt hem aan de hand mee en daar komt een methode uit. Vrijwel altijd is dat een absolute methode. Werkt dit echt niet? Dan kun je altijd nog putten uit de relatieve beoordeling.

Relatief beoordelen? Meteen verbieden (en alleen accepteren bij een hele goede uitleg)

In de praktijk werkt het niet op deze manier. De Politie kiest voor absoluut beoordelen, maar laten wel andere opties open. Het is absoluut tenzij dit dan heel goed uit te leggen is. Als je dan kiest voor relatief, doe je dit wel heel overwogen.

Mik niet op: 100% absoluut. Mik wel op: in 100% van de gevallen moet je je keuze motiveren.

Kies niet voor absoluut beoordelen alleen om maar absoluut te beoordelen

Kijk echt naar de aanbesteding/opdracht en kies dan bewust de beste methodiek, daar zijn alle aanwezigen het over eens. Inkopers moeten snappen waar ze mee bezig zijn. Soms steken zij te weinig tijd in de methode en hoe het werkt. We moeten investeren in het doorgronden van de verschillende methodieken.

Dit neem ik mee naar huis!

De Politie en UBR HIS zijn twee verschillende organisaties, met ieder hun eigen ervaringen en kennis. Het is waardevol om deze ervaringen te delen en van elkaar te horen hoe absoluut beoordelen binnen een andere organisatie is ingeregeld. Zowel de Politie als UBR HIS gaan met een tevreden gevoel naar huis. UBR HIS heeft meerdere tips en ideeën opgedaan om absoluut beoordelen verder de organisatie in te krijgen. Ook heeft zij een uitnodiging op zak om de volgende keer bij de Politie langs te komen.