Samenwerking VWS en UBR|HIS leidt tot meer kwaliteit in het Valys gehandicaptenvervoer

Valys; het bovenregionale sociaal-recreatieve vervoer voor mensen met een mobiliteitsbeperking. Een belangrijke dienst voor veel mensen binnen Nederland. Het ministerie van VWS besteedde deze dienst in samenwerking met HIS opnieuw aan. Marten Heikoop (Beleidsmedewerker DMO) en Kim van Zundert (inkoopadviseur HIS, gedetacheerd bij de Belastingdienst) vertellen over deze grote aanbesteding en hoe de samenwerking tussen VWS en HIS verliep.

Valys is vervoer voor mensen met een bepaalde beperking

Valys helpt die mensen in hun mobiliteitsbehoefte, vertelt Marten. Veel gebruikers van Valys kunnen met het openbaar vervoer reizen, maar dat gebeurt nog te weinig. We hopen met de nieuwe aanbesteding dat meer mensen voor een deel van hun reis in het openbaar vervoer stappen, zoals de trein, tram, metro of bus.

kim en marten

Marten Heikoop en Kim van Zundert

HIS is vroegtijdig in het traject benaderd

Ik denk zelfs dat we twee à drie maanden voor de start een signaal vanuit VWS kregen, geeft Kim aan. We zijn ergens in maart 2017 gestart. Dit gehele traject duurde van begin tot aan de gunning ongeveer een jaar, vertelt Marten. We hebben nog een externe partij ingezet om mee te schrijven aan het programma van eisen, vult Kim aan. We hielden een marktconsultatie en voerden gesprekken met partijen die daarop reageerden. We riepen ook verschillende belangenorganisaties voor de verschillende doelgroepen bij elkaar om te vragen wat zij belangrijk vonden. We stuurden vervolgens alle verslagen mee met de aanbesteding.

We werkten in een heel goed team

Een klein team, vertelt Kim, wat prettig samenwerken was. Het was makkelijk schakelen. Het kernteam bestond maar uit vier mensen, Anke van der Heul, Bas Bijl, Kim en ik, gaat Marten verder. We kregen ondersteuning van Henna Suliman van UBR|HIS. Positief was de samenstelling (kwalitatief), de samenwerking (sfeer) en de taakverdeling in het team. We discussieerden veel, maar zaten snel op één lijn. Niemand had zo’n soort aanbesteding eerder gedaan, dus je bent vooral aan het nadenken. Hoe zouden we dit, hoe zouden we dat? Het was voor niemand een abc-tje.

Het grote verschil met de vorige aanbesteding ligt in de kwaliteit

We hebben meer de nadruk op de kwaliteit van het vervoer gelegd, vertelt Marten. Prijs speelde een minder grote rol dan de vorige keer. We beoordeelden de prijs op een bandbreedte vertelt Kim. Je kreeg het hoogst aantal punten als je onderaan de bandbreedte zat en geen punten als je bovenaan de bandbreedte zat. We wilden de markt laten weten dat de nadruk op kwaliteit lag en minder op prijs. We hebben ontzettend veel aspecten meegenomen in het vaststellen van die bandbreedte, zoals benzineprijzen, afschrijving auto’s, Cao-loon. Daar zat echt wel een goede berekening achter. Het opstellen van alle aanbestedingsdocumenten kostte alles bij elkaar zo’n vijf maanden tot aan publicatie. Dit leidde uiteindelijk tot vijf inschrijvingen.

We probeerden ook innovatieve oplossingen uit de markt te krijgen

Er is al van alles beschikbaar vertelt Kim, zoals op het gebied van augmented reality wat voor sommige mensen uit de doelgroep ontzettend handig is. Er gaat nog veel meer gebeuren de komende jaren. Dat we veel nadruk legden op de kwaliteit van de dienstverlening en de vernieuwingen daarvan, heeft allerlei nieuwe dingen uit de markt getrokken, zegt Marten. We zijn in alle opzichten gewoon tevreden. Nu is de implementatieperiode en zijn we druk bezig met de voorbereidingen. Vanaf 1 oktober gaat het nieuwe contract in.

De meeste veranderingen en vernieuwingen zie je gelijk

Andere zaken testen we eerst in pilots of denken we nog samen met de uitvoerder over na, vertelt Marten. Gebruikers krijgen straks bijvoorbeeld meer mogelijkheden om begeleid te reizen. Dit kan dan ook al vanaf zes uur in de ochtend. Dat is fijn voor mensen die deze begeleiding nodig hebben. En er komen ook veel meer stations waar begeleiding wordt aangeboden. De uitvoerder houdt meer rekening met de mensen en hun beperkingen. Er komen gespecificeerde cliëntenprofielen zodat de uitvoerder ook weet wat hun beperkingen zijn.

We hebben in de aanbesteding gevraagd om naast de samenwerking met de NS ook te kijken bij partijen als de RET en HTM, zegt Kim. Ook andere manieren van het ov dan alleen de trein worden nu in de dienstverlening getrokken.

We hadden misschien iets meer de ruimte kunnen nemen

Zoals bij de nota’s van inlichtingen zegt Marten. Door de hoeveelheid aan vragen was dit tijdrovend werk. Als je wat meer tijd hebt, kun je ook echt rustig nadenken vult Kim aan, in plaats van naar een deadline toe werken. Maar we hebben het in deze aanbesteding niet heel anders kunnen doen wegens de tijdsdruk die er was op het totale proces. We gaven ook altijd prioriteit aan de aanbesteding, zegt Marten. Dat was nodig en dat werd ook beseft. Het is een heel gevoelig dossier waar je geen fouten mag maken. Als je dan in maart begint en in september publiceert, vind ik dit behoorlijk knap.

We zijn trots en tevreden op het resultaat

Marten is tevreden en dat is men intern bij VWS ook. We weten natuurlijk pas echt of het gelukt is als we straks vanaf 1 oktober zien dat mensen tevreden zijn over de dienstverlening en misschien meer het ov in gaan, zegt Kim. We kunnen zeker trots zijn dat we binnen de tijd die we hadden voor een nieuw contract hebben gezorgd. Waar we ook trots op zijn, zijn de mooie inschrijvingen van de leveranciers. Hoe de leveranciers omgingen met onze wensen en eisen en hoe ze daarop reageren. Als je dan de leuke ideeën leest, die naar boven komen, is dat ook wel erg mooi.