Ambassadeur DigiInkoop binnen Defensie

Paul van de Burgt werkt al jaren met het systeem DigiInkoop, het inkoopsysteem van het Rijk om goederen en diensten te bestellen en te factureren. Het functioneel beheer hiervan ligt bij de HIS. Paul werkt nog steeds met veel enthousiasme met DigiInkoop. Je kunt zelfs zeggen dat Paul ambassadeur is van het systeem binnen zijn ministerie. En misschien zelfs daarbuiten.

Paul van de Burgt

De hele DigiInkoop groep bij Defensie bestaat uit welgeteld 1 persoon en dat ben ik zegt Paul. Wat ik allemaal doe? Ik doe deels 1e lijns support, ik help bij 2e lijns als het nodig is en ik wijzig en voeg leveranciers toe. Ik beheer 350 leveranciers uit 14 landen in DigiInkoop. Je moet stevig in je schoenen staan. Ook geef ik opleidingen en zit ik in expertgroepen, het kernteam en de DGR. Alle ontwikkelingen gaan via mij. Ik zit overal in en zit daardoor dus op de 1e rij.

DigiInkoop is een simpel systeem

Het vereist alleen discipline, zegt Paul. Vroeger pakte je voor een bestelling een catalogus uit de kast. Je kiest wat uit, vraagt goedkeuring en vervolgens ga je naar een inkoper toe om het bestellen en dan komt er een factuur. Het handmatig afhandelen van een factuur is helemaal verdwenen. DigiInkoop verzorgt de factuur en die wordt ook automatisch betaald na controle. Defensie doet ongeveer 45.000 facturen op jaarbasis, dus dat is een grote besparing in tijd en geld. Hoe je het ook wendt of keert, DigiInkoop is een heel goed systeem.

Defensie ging als eerste over naar DigiInkoop

De eerste versie van DigiInkoop zat wel nog vol toeters en bellen. Met continu aanpassingen naar de wensen van de ministeries. Op een bepaald moment zei iemand; daar stoppen we nu mee. Het kernteam is toen opgericht wat een grote verbetering opleverde.

In het kernteam denken we veel meer na over aanpassingen

Er is geen wildgroei meer. In het kernteam zit maximaal 1 vertegenwoordiger per ministerie. We bespreken welke aanpassingen we nu wel of juist niet willen doorvoeren. Dan volgt een impactanalyse, kostenplaatje en spreken we af wat er in de release komt. We willen bijvoorbeeld allemaal creditnota’s kunnen verwerken, we weten hoeveel dat ongeveer gaat kosten, maar we willen het allemaal. Dan hoef je er niet lang over na te denken.

Ik heb ontzettend veel steun van de HIS

Zij doen nu de totale 1e lijns support. Zij nemen alle calls aan en de dingen die ze niet weten, die geven ze aan mij door. Bij overleggen van onze point of contacts van Defensie is HIS vaak aanwezig om te vertellen hoe de HIS werkt. Dan hebben de mensen ook een beeld van de medewerkers van Functioneel Beheer. We hebben dit nu al meerdere keren gedaan en dat werkt goed. De samenwerking met alle collega’s van FB verloopt ook gewoon goed. Geer Pronk werkt zelfs 100% voor defensie. Ik praat elke maand over de voortgang met Rudy Hazenbroek (coördinator FB DigiInkoop) en Geer. Ik houd mijn hart vast als een van die jongens weggaat. Het is een hecht team die leuk met elkaar werken. Ook vanuit Defensie horen wij goede geluiden over het contact met FB.

Ik word alleen maar enthousiaster over DigiInkoop

Je gaat ook steeds meer de randjes opzoeken van wat de (technische) mogelijkheden zijn en zeker als je dan ook ziet dat het mogelijk is. Daarbij komt dat de kennis van zowel 1e als 2e lijns steeds groter wordt. Waar je vroeger helemaal niet aan een bepaalde oplossing dacht, kun je nu zeggen, heb je daar al aan gedacht. Je schakelt snel samen en brengt daardoor sneller kleine verbeteringen aan. Dat werkt veel beter en komt vooral door de ervaring die we nu hebben.

Focus op de kern van digiInkoop

Dus eenvoudig, gemakkelijk in gebruik en ook nog ADR proof. Gebruik het systeem gewoon waar het voor is. Dan denk ik dat we wel 7x meer leveranciers rijksbreed in DigiInkoop kunnen krijgen. Dus houd je bij de basis en focus op de eenvoud. En maak vooral gebruik van de HIS.