Samenwerking Financiën en HIS zorgt voor een digitale auteursomgeving voor de Rijksbegroting

Prinsjesdag is geweest. De begrotingstukken zijn gepubliceerd. Maar hoe gaat het opstellen van die stukken nu in zijn werk? En in wat voor systeem gebeurt dat? Hans Honnef, afdeling Begrotingsbeheer van het ministerie van Financiën en Irma Grooten, inkoopadviseur UBR|HIS, zitten in de afronding van een aanbesteding van een ICT-systeem waarmee we de Rijksbegroting in de toekomst gaan opstellen.

Hans en Irma

Hans Honnef en Irma Grooten

Digitale auteursomgeving voor de Rijksbegroting

“Het ministerie van Financiën wil al enige tijd een ICT-oplossing die het opstellen, redigeren, afstemmen en uiteindelijk ook publiceren van de Rijksbegroting en alles wat daar bij hoort makkelijker maakt”, vertelt Hans. “Wij werken nu nog op een ouderwetse manier met drukproeven en handmatige correcties. Een systeem wat dit ondervangt was een wens van zowel Financiën als van de directies van de departementen die de begrotingen maken. Het project digitale auteursomgeving valt onder het digitaliseringsprogramma van Financiën, genaamd 'Naar een digitale begroting'.”

Wat willen we nu eigenlijk? Daar begint het mee

“Al vrij snel kwamen we erachter dat we de hulp van UBR|HIS nodig hadden”, zegt Hans. “Wij willen vragen aan de markt stellen, maar hoe doen we dat? Misschien willen we daarna ook een aanbesteding doen, maar wij weten niet goed hoe dat moet. UBR|HIS heeft die expertise wel in huis. Het was voor mij ook mijn eerste inkooptraject. Ik heb er veel van geleerd en ik was ook heel blij met de goede ondersteuning van Irma.”

Wie wil er in de projectgroep zitten?

“Dat vroegen we eerst aan alle eindgebruikers van het toekomstige systeem. Uiteindelijk hielden wij met ongeveer 8 personen van verschillende departementen een brainstormsessie over de vraag; we willen een auteursomgeving, maar wat moet het allemaal wel en niet kunnen doen? Dit was ook op advies van Irma, want je moet goed weten wat je wilt voordat je de markt gaat bevragen. Het gros van de ideeën en functionaliteiten komen van de projectgroep. Alleen maar goed, want dan heb je uiteindelijk een product waar iedereen achter staat. Gebruikersvriendelijkheid is een van de speerpunten, het moet goed werken. Mensen moeten het direct snappen, zodat ze het willen gebruiken.”

Het huidige proces kan sneller, minder tijdrovend en makkelijker

“Hoe het nu in zijn werk gaat? Na vele afstemmingsrondes via de mail, stuur je een bestand naar de drukker die jouw stuk opmaakt”, legt Hans uit. “Dan ontvang je een fysieke drukproef terug in een grote bruine enveloppe, waar je met een rode pen door heen mag. Je moet het ook nog bijwerken in een elektronische versie. Als je alles in een systeem combineert, is het veel sneller, effectiever en minder foutgevoelig. Er is ook één brondocument waar iedereen in werkt. Ook de opmaak zit in het systeem, dus mensen zien meteen precies hoe het eruit komt te zien.”

In gesprek met de partijen

“We hebben de markt vragen voorgelegd”, vertelt Irma. “Wat volgde was een discussie wat we daar mee wilden. Hans was heel stellig, hij wilde alle partijen spreken. We nodigden dus alle 9 partijen uit om een presentatie te geven”. “We ontvingen ook meer reacties op onze vragen dan verwacht”, vult Hans aan. “Het was leuk te om zien dat bedrijven zich verschillend hadden voorbereid, met verschillende oplossingen kwamen maar ook een verschillende geschiedenis hadden, zoals websitebouwers of een bedrijf wat financiële software maakt.”

Markconsultatie is een goed instrument

“Door een marktconsultatie weet je wat er gebeurt met potentiele inschrijvers als we deze eisen stellen”, gaat Irma verder. “Ik denk dat we daardoor wel tot betere eisen en wensen kwamen. Daardoor boden de partijen ook de systemen aan die leverden wat wij wilden. We ontvingen uiteindelijk 4 inschrijvingen”. “Ik verwachtte van een aantal partijen een inschrijving”, zegt Hans, “maar dat hebben ze niet gedaan. Waarom weet ik niet”. “We kunnen het vragen door een bericht te sturen via TenderNed”, voegt Irma toe. “Lag het toch aan de scope of was de planning ongunstig. Het uitzoeken is tijdrovend en hoort eigenlijk niet meer bij het project van de aanbesteding, maar ik zou het wel heel graag willen weten.”

We kozen voor de superformule voor de beoordeling

“Het prettige is dat je goed met de opdrachtgever in gesprek gaat over wat wij overhebben voor wat wij kopen”, vertelt Irma. “Als jij bijvoorbeeld een systeem een 8 voor kwaliteit geeft, wat mag het dan kosten? Wat mag het kosten als het systeem een 10 scoort? Vaak is dat niet evenredig. Als je klassieke rekenmethodes gebruikt kan het zijn dat je voor een 10 de jackpot betaalt. Terwijl je prima uit de voeten kan met het systeem met een 8 en ook nog veel goedkoper is. Dat is de belangrijkste stap in het beoordelen van de prijs.” “Irma begon over de superformule”, vertelt Hans. “Er zit een gedachte achter, die ik beter vond dan de andere methodes. Deze methode kon ik ook goed uitleggen aan mijn afdelingshoofd en stuurgroep. Het gaat om dat je nadenkt, wat je nu wil en waar je tevreden mee bent.”

Dat is de gedachte achter de absolute methode

“Bij de relatieve methode laat je het aan de markt over en ben je afhankelijk van wat zij bieden”, gaat Irma verder. “Het kan zelfs de rangorde van de inschrijvers bepalen. Hans stond er voor open om tijd te steken in de juiste methode. De Belastingdienst hielp ons ook en maakte zelfs voor ons bij de prijsbijlage in de aanbesteding een extra bijlage. Waardoor de inschrijvers zelf zagen wat de uitslag is als zij deze kwaliteit scoorde. Super dat je op die manier een beetje extra kan doen voor de markt en de opdrachtgever. En natuurlijk geweldig dat een opdrachtgever er voor open staat.”

Laat maar een proof of concept zien

“Uit de formule kwam een rangorde”, vertelt Hans. “Wij hebben de nummers 1 en 2 gevraagd een proof of concept (POC) te maken. Wij lieten bewust de twee partijen vrij tijdens deze fase zodat we zagen hoe zij omgingen met zo’n opdracht. Daar hadden ze wel wat moeite mee. Ik wilde het ook graag in het echt zien hoe zoiets nu werkt. Je kunt wel opschrijven dat iets supergebruikersvriendelijk is, maar zoiets moet je zelf ervaren. De werkgroep vond het ook erg leuk, ze waren er ook allemaal. Zij moeten er straks mee werken. We zijn ook tevreden met het resultaat en in het najaar willen starten met de configuratie. In het voorjaar willen we de eerste stukken opstellen in de auteursomgeving.”

De samenwerking verliep geweldig

“Ik was vooral van het inhoudelijke stuk”, zegt Hans. “Ik had voor het ICT-component ondersteuning nodig. Van inkoop wist ik ook te weinig af. Als er dan een expertise organisatie is, moet je die ook goed gebruiken. Die mensen zijn er niet voor niks. Ik zei in het begin ook tegen Irma, ik weet niks van inkopen, dus zeg het maar.” “Het is fijn als iemand dat zegt”, vult Irma aan. “Dan kan je gewoon je expertise in het project brengen. Als Hans iets niet helemaal snapte, hoorde ik dat. Dat dwong mij weer om het beter uit te leggen of er zelf nog even na te denken of dit wel het beste advies was. Dat werkt heel prettig. Je wordt wel in je rol gelaten maar toch ook uitgedaagd om er goed over na te denken. Ieder moet zijn eigen rol en verantwoordelijkheid pakken en dat hebben Hans en Financiën hier heel goed gedaan.”