Succesvolle pilot HIS: aanbesteding op 3 A4

Een Europese aanbesteding op 3 A4? Dat klinkt bijna onmogelijk. Bijna. Aanbestedingsdocumenten zijn vaak grote documenten met nog eens veel bijlagen. Wordt het inkopen beter van die enorme hoeveelheden tekst? Kan dit niet simpeler?

3A4

De HIS wilde die uitdaging wel aan gaan en startte met een experiment. Op maximaal 3 A4 opschrijven wat de belangrijkste elementen van de aanbesteding zijn. Dan hebben we het over:

  • wat voor organisatie je bent,
  • wat je wil hebben
  • wat vind je belangrijk en hoe belangrijk vind je dat dan,
  • en uiteraard: wat ben je bereid te betalen.

Dit sturen wij vervolgens naar leveranciers met de vraag of zij een offerte willen indienen.

Wij hebben al 2 mooie voorbeelden

Inkoopadviseur bij de HIS Ralf Koops voert een aanbesteding uit die perfect in het plaatje van 3A4 past. De overheid heeft te maken met enkele maatschappelijke uitdagingen. Via een aanbesteding vragen wij startups om hiervoor met een innovatieve oplossing te komen. De meeste startups zijn nog niet goed bekend met aanbestedingsprocedures en alles wat erbij komt kijken. Door de belangrijkste zaken van de aanbesteding bondig op 3A4 te omschrijven maken wij het aanbestedingsproces simpeler en toegankelijker voor startups en opdrachtgevers. Zonder dat de kwaliteit omlaag gaat. Bijzonder aan deze aanbesteding: de opdrachtgever kan van de StartUps ook een `StartDoor’ maken zonder opnieuw te hoeven aan te besteden.

De pilot aanbesteden op 3A4 is een experiment om eens te kijken of het ook anders kan

Aldus inkoopadviseur HIS Sarah Rose die via een aanbesteding op zoek is naar een dienstverlener die zoveel mogelijk medewerkers van rijksgebouw de Resident met plezier laat sporten. En dat op een manier die bij hen past. Door de pilot 3A4 wil de HIS de inschrijflast voor ondernemers beperken. Een aanbesteding op 3 A4 betekent dat het compact is beschreven en dat ondernemers daar over het algemeen goed mee uit de voeten kunnen. Je verlaagt daarmee voor het MKB de drempel om aan te besteden. Bijzonder aan deze aanbesteding: ook de brancheorganisatie is betrokken bij de opzet van de aanbesteding.

Zie ook