Unieke samenwerking binnen het Rijk leidt tot succesvolle verhuizing EMA

Als gevolg van de Brexit verliet het Europees Geneesmiddelen Agentschap (EMA) na 25 jaar Londen en is inmiddels verhuisd naar Amsterdam. Dat besluit nam de Europese Raad Algemene Zaken op 20 november 2017. 10 minuten na dat besluit kreeg Aginus Kalis, een appje van Gea van Craaikamp, de pSG van VWS. Zij wilde hem de volgende dag spreken. Of hij als programmadirecteur de verhuizing van het EMA op zich wilde nemen? “Ik hoefde daar uiteraard niet lang over na te denken,” vertelt Aginus, Projectdirecteur Relocatie EMA. Aginus en Peter Ciere, projectleider vanuit UBR|HIS voor de aanbesteding van facilitaire diensten in de tijdelijke huisvesting, kijken samen terug op dit bijzondere project. 

Relocatema

Aginus Kalis (links) en Peter Ciere

In zeer korte tijd moest er een team operationeel zijn

“Vanaf dag 1 was het al een heksenketel”, vertelt Aginus. “Het EMA wilde natuurlijk meteen aan de slag en stond met een compleet team gereed. Het was ook nodig, omdat de deadlines zeer krap waren (en nog steeds zijn). Ons team was ‘pas’ vanaf maart 2018 volledig operationeel en stond voor de uitdaging het EMA en een grote groep mensen te verhuizen van Londen naar Amsterdam. Tegelijkertijd moesten zij volledig operationeel blijven. Uiterlijk maart 2019 moest het EMA verhuisd zijn, de oorspronkelijke datum van de Brexit. Gelukkig vond ik in Fatimah Judeh een uitstekende projectleider. Zij was vanuit het programma overall verantwoordelijk voor de tijdelijke huisvesting. Die klus heeft zij prima geklaard.”

Op zoek naar een geschikt gebouw

Een plan voor een nieuw gebouw voor het EMA aan de Zuidas in Amsterdam lag er al. De oplevering daarvan is op 15 november 2019. Omdat het EMA al in maart 2019 naar Amsterdam verhuisde, moest het projectteam op zoek naar een tijdelijk gebouw. “Dankzij de makelaars van het Rijksvastgoedbedrijf kwamen we bij het Spark-gebouw. Het ligt op een uitstekende locatie en bleek, hoewel wat krap, geschikt te maken als tijdelijk onderkomen voor het EMA”, aldus Aginus.

We hebben een tijdelijk gebouw, maar dan ben je er nog niet

Dan volgt de inrichting. “De toenmalige eigenaar had het pand al voor een deel gerenoveerd toen we het kochten,” gaat Aginus verder. “De HIS hielp ons vervolgens in een zeer korte tijd bij de Europese aanbesteding van de facilitaire diensten. Zo hadden we op tijd op 1 januari 2019 een gebouw dat klaar was om te gebruiken. Vanaf 11 maart trok het EMA erin.”

We mogen trots zijn

“Het EMA was in Londen een zeer hoge kwaliteit van dienstverlening gewend. Het doel van de aanbesteding was die kwaliteit van dienstverlening in het Spark-gebouw te evenaren”, vertelt Peter. “Als je dan achteraf alleen maar positieve reacties hoort over zowel het gebouw als de dienstverlening, dan mag je daar trots op zijn,” vult Aginus aan. “Dat komt voor een deel ook door de bereidheid van zowel de HIS, FMH als SSC-ICT om de beste mensen, zoals ook Nico van der Toorn en Ruud Overste, voor dit project in te zetten. Wij hebben op een gegeven moment ook met de directeuren HIS, SSC-ICT en FMH afgesproken dat ik alle verantwoordelijkheid had. Dat betekende korte lijntjes en sneller schakelen en daardoor ook snelle besluitvorming.”

Ruimte en vertrouwen van zowel opdrachtgever als eigen directeur

“Ik was erg blij met de ruimte en het vertrouwen die ik kreeg van Aginus als opdrachtgever, maar ook van mijn eigen directeur, Richard Lennartz,” vertelt Peter. “Ik kreeg van hem alle ruimte om het voor elkaar te krijgen. Dat was een goede start van het project.” “Die ruimte en vertrouwen had ook veel te maken met hoe de HIS erin zat en wat jullie deden,” vult Aginus aan. “Maar ook de professionaliteit die jullie uitstraalden.”

De HIS was ook heel proactief

“De HIS wist in een vroeg stadium al wat er moest gebeuren en organiseerde de zaken iedere keer zo dat het voldeed aan onze behoefte, op tijd was en binnen alle procedures viel,” vertelt Aginus. “Dat gaf in dit team heel veel rust.” “Mensen waren zo gedreven en overtuigd dat het allemaal mogelijk was, ondanks tegenslagen. We zagen het als een uitdaging. Je creëert pro activiteit door er niet bovenop te zitten”, vult Peter aan.

Samenwerking tussen de verschillende expertises

“We moesten voor het Spark-gebouw alle facilitaire diensten inkopen. Wat het extra bijzonder maakte was dat het om acht verschillende soorten diensten ging die we in één geïntegreerde facilitymanagement opdracht hebben aanbesteed. Dat betekende een intensieve samenwerking tussen zowel FMH, SSC-ICT als de HIS. Het team met collega’s van FMH, SSC-ICT en de HIS was erg gedreven en er samen met VWS op uit om van dit project een succes te maken. De samenwerking met FMH en SSC-ICT verliep uitstekend, iedereen bracht iets in wat voor het resultaat essentieel was.”

De aanbesteding vroeg echt om maatwerk

“De aanbesteding voor facilitaire diensten was een uitdaging,” gaat Aginus verder. “De requirements van de EMA waren namelijk niet erg concreet beschreven. Dan zie je de professionaliteit van de HIS naar boven komen.” “Het EMA wist wat ze wilde, maar niet hoe ze het moesten beschrijven,” vult Peter aan. “Het ontbreken van concrete requirements maakte het lastig een goede partij te selecteren. Collega’s van de HIS en FMH schreven daarom zelf een aantal story’s om daarmee zo concreet mogelijk het door VWS gewenste doel te beschrijven. Een story is een reis door het gebouw vanuit het perspectief van verschillende soorten gebruikers.”

We betaalden een vergoeding voor iedere geldige inschrijving

“De opdracht was best bijzonder. Niet alleen door de gevraagde hoge kwaliteit van dienstverlening maar ook door de relatief korte duur. Het ging tenslotte uitsluitend om de facilitaire diensten in het tijdelijke gebouw. Verder was onze indruk dat de markt best verzadigd was, die marktkennis had FMH dan weer. Om toch voldoende inschrijvingen te krijgen stelden we een vergoeding voor iedere geldige inschrijving in het verschiet. Dat werkte heel goed en leverde voldoende inschrijvingen op. Uit de evaluatie met de leveranciers bleek ook dat ze daar heel tevreden over waren”, aldus Peter.

Met behulp van de Radar methode selecteerden we vervolgens de beste leverancier

“Bij deze methode maak je meer gebruik van de kennis van de markt dan bij een conventionele manier van aanbesteden op basis van EMVI. Wij bepalen als opdrachtgever wat ons doel is, de leveranciers laten zien welke maatregelen zij treffen om dat doel te bereiken. De leverancier die dat het beste aantoont, wint de aanbesteding. Bij het toepassen van deze methode hebben we gebruik gemaakt van de kennis van Significant, een van de inkoopadviesbureau’s waar we als HIS nauw mee samenwerken”, vertelt Peter.

Dit project had echt een aantal unieke elementen

De manier waarop we binnen de rijksdienst met elkaar samenwerkten is volgens Aginus uniek. “Dat is volgens mij niet eerder op deze manier vertoond. Verder waren de inzet, commitment, korte lijnen en politieke steun erg waardevol. Ik kan ook echt geen dingen noemen die ik anders zou doen.” “Het unieke komt misschien wel door het belang,” vult Peter aan, “maar ook vooral door de samenwerking. Die verliep ontzettend goed. Er was veel commitment en onderling vertrouwen. Misschien was het toeval, maar als je commitment bij de directeuren vraagt, en je krijgt de juiste mensen voor het project, is het misschien geen toeval meer.”

Meer informatie over het EMA en de verhuizing vind je op https://www.relocatema.nl/.

Korte terugblik van Ruud Overste (FMH)
Direct na het verzoek aan FMH tot samenwerking, namen wij poolshoogte in het Spark-gebouw. We beseften gelijk dat we maar 9 maanden hadden het casco gebouw te matchen met een nog onbekende vorm van dienstverlening. Van meet af zette FMH in op een inhoudelijke bijdrage. De aansluiting met de HIS in de persoon van Peter Ciere vonden we al snel. Uiteindelijk stonden wij wel voor de uitdaging: hoe formuleer je een concrete vraag en houden we ruimte om nog onbekende factoren gedurende de looptijd in te passen? In heel korte tijd mobiliseerden we de facilitaire knowhow van FMH. Het was mooi om te zien hoe collega’s uit hun comfortzone stapten en met een can-do mentaliteit eisen, beschrijvingen en customerjourneys het licht lieten zien. Ik keek ook met bewondering naar Jaco de Boer van de HIS hoe hij de stortvloed van informatie wist te bedwingen. Onder druk willen discussies weleens oplopen, ook hier. Maar met veel koffie en af en toe de benen op tafel wisten we, zonder escalaties naar hogere echelons, het juiste pad te vinden. Vrijheid kan vleugels geven. Je wenst bijna dat we meer projecten op deze interdisciplinaire wijze gaan draaien.