Alledaagse aanbesteding voor sanitaire supplies of juist niet?

Ook jij gebruikt waarschijnlijk iedere dag de zogeheten sanitaire supplies, zoals toiletpapier, handzeep en papieren handdoekjes. De Rijksbrede categorie Schoonmaak is op het moment druk met een aanbesteding van deze supplies. Ze doen deze Europese Aanbesteding samen met UBR HIS in een team vol experts. Dit bijzondere projectteam kiest voor een onorthodoxe aanpak, zodat jouw plasje in de toekomst bijdraagt aan een betere wereld. Hoe? Sarah Rose en Jeroen Vermetten vertellen er alles over.

Sarah Rose en Jeroen Vermetten

Sarah Rose werkt nu twee jaar bij HIS als Senior inkoopadviseur en projectleider. Jeroen Vermetten is categoriemanager Schoonmaak Rijk. HIS regelt de inkoop van deze categorie.

“Jeroen was aanwezig bij mijn sollicitatiegesprek, en hoorde toen dat ik veel met projectmanagement heb gedaan, vertelt Sarah. Bij een eerdere aanbesteding wilde hij het graag wat meer projectmatig aanpakken. Hij herinnerde zich toen dat ik daar ervaring mee had, en vroeg om advies. Sindsdien werken we vaker samen bij projecten binnen deze categorie”.

De toekomst van sanitaire supplies

Toen het tijd werd om daar over na te denken, sloegen Jeroen en Sarah opnieuw de handen ineen. Ze vergrootten daarnaast het draagvlak voor hun aanpak door een stuurgroep in te richten, en door stakeholders op het gebied van Inkoop, Duurzaamheid en Sociale Duurzaamheid te betrekken in een interdepartementaal projectteam.

“Inkopen is zoveel meer dan het contracteren van een dienstverlener of leverancier”

“Juist het toepassen van duurzaamheidscriteria verrijkt je werk en levert daarnaast een prachtige bijdrage aan de maatschappij” vertelt Jeroen. “We werken met een groot team, waarin verschillende expertises samenkomen, vult Sarah aan. Dit was nieuw, dus hoe dit in de praktijk zou gaan werken was best spannend. We maken gebruik van voortschrijdend inzicht. We werken Agile en passen principes van Design Thinking toe in de voorbereiding van het project. Er is ruimte om te experimenteren met het samenbrengen van expertises. Dat doen we onder andere door uiteen te gaan in kleinere groepen en samen te komen in plenaire sessies”.

Marktpartijen bieden sanitaire supplies vaak aan als totaaloplossing

Denk aan het reinigen van damesverbandcontainers, het plaatsen van de dispensers voor zeep, toiletpapier en handdoekjes en het aanvullen van deze dispensers. Tijdens hun marktconsultatie vroegen de betrokkenen bij de categorie Schoonmaak zich af of dit wel zo handig is. Meestal gaat het om een contract voor vier jaar met een partij, die dispensers van het eigen merk ophangt. Na vier jaar komt er vaak een andere leverancier, die de dispensers weer van de muur haalt, en vervangt door die van het nieuwe merk.

Dit is veel duurzamer, en ook goedkoper

“Als je geen totaalpakket meer afneemt, maar universele dispensers en vullingen aanbesteedt, kun je de hele levensduur van de hardware gebruik maken van dezelfde dispenser, legt Sarah uit. Dit is veel duurzamer, en ook goedkoper. Met de besparing die dit op de langere termijn oplevert, investeren we weer in het behalen van de maatschappelijke doelen”.

Onderzoek naar de meest duurzame optie

Het projectteam laat ook een zogeheten Life Cycle Analysis (LCA) van verschillende handdroogsystemen uitvoeren. Daar komt uit wat nou de meest duurzame optie is: papier, katoen, lucht of een heel nieuw alternatief. Dit levert objectieve, goed te beoordelen informatie op. Deze analyses betaalt het projectteam met geld uit de Klimaatenveloppe.

Ook Sociale Duurzaamheid neemt deel aan het projectteam

Dankzij hun inbreng kijkt het projectteam ook naar de (internationale) arbeidsomstandigheden bij de productie van de in te kopen artikelen. Ook overleggen zij met gebruikers van het invalidetoilet over de plaatsing en het gebruik van sanitaire supplies. Op deze manier bepalen de gebruikers zelf hoe dit wordt ingericht.

En dan is er nog een primeur: een proeftuin

Het projectteam richt voor het eerst een proeftuin Social Return in rondom een levering, namelijk de levering van de nieuwe dispensers! Het sociaal duurzame doel van dit projectteam is om zoveel mogelijk blijvende banen te creëren voor mensen met een arbeidsbeperking. In dit kader kijken zij ook of het mogelijk is om een gedeelte van het werk in de markt uit te vragen als voorbehouden opdracht. Dat houdt in dat alleen sociale ondernemingen, waarbij minstens 30% van de werknemers mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zijn, de opdracht kunnen winnen. Als de sociale ondernemingen deze grote opdracht aankunnen, is de kans groot dat er voor dit bijzondere inkooppad wordt gekozen.

Vraag hulp, zoek de samenwerking, betrek experts en betrek de markt vroegtijdig

Dat zijn de tips van Sarah. “En communiceer voldoende, en zorg dat je voldoende tijd hebt om iedereen, hoe groot de groep ook is, te laten meedenken”. “Denk ook niet te snel dat je met je opdracht geen impact kan maken op sociaal gebied, vult Jeroen aan. Er is veel meer mogelijk dan je denkt. Probeer het gewoon en zoek aansluiting bij experts binnen het Rijk en de markt. Je staat er niet alleen voor”.

Alledaagse aanbesteding of juist niet?

Handzeep en wc-papier: iets meer alledaags bestaat bijna niet. Toch is deze aanbesteding allesbehalve. Meer informatie over deze aanbesteding of heb je vragen? Dan kun je terecht bij cmschoonmaak@rijksoverheid.nl.

Meer weten over proeftuinen en sociale duurzaamheid? Of zoek je een helpende hand op dit gebied? Ga dan naar: www.maatwerkvoormensen.nl