De Politie meets UBR HIS: Dag van de Ambassadeur

De setting: dinsdag 2 juli in het schitterende gebouw van de Politieacademie in Apeldoorn. Collega’s van de Politie en UBR HIS ontmoeten elkaar om in gesprek te gaan over een concept wat beide organisaties hanteren: kennisambassadeurs.

Bijeenkomst HIS Politie

Zoveel kennisambassadeurs, zoveel inhoudelijke thema’s. En toch veel gemeen

Kees Groenewegen, inkoopmanager bij de politie, is vandaag de dagvoorzitter. Kees geeft een korte toelichting hoe we vandaag in Apeldoorn terecht zijn gekomen. In gesprek met directeur HIS, Richard Lennartz, kwam naar voren dat beide organisaties een vorm van ambassadeurs hebben. En in sommige gevallen ook over hetzelfde onderwerp. Waarom dan niet samen optrekken en van elkaar leren? Zo ontstond het idee voor een gezamenlijke dag voor de ambassadeurs.

Ambassadeurs een dag in de spotlight

Het idee van deze dag was om de ambassadeurs een podium te geven en zich echt even een dag ambassadeur te voelen. Maar vooral om met elkaar te sparren over de ervaringen en het vormgeven van deze ambassadeursrol. Misschien zelfs een gemeenschappelijk beeld vormen van wat het ambassadeurschap kan zijn. Het is een positieve bijdrage aan de voortgang en verbinding van het ambassadeurschap.

Welke rol past bij jou?

Om elkaar te leren kennen definieerde de Politie 7 rollen. Welke rol past het beste bij jou? Is dat de rol van leider, manusje van alles, coach, inkoopverbeteraar, vakidioot, verbinder of innovator. De collega’s die bij dezelfde rol staan, gaan vervolgens op een ludieke manier met elkaar in gesprek. Namelijk aan de hand van je naam; hoe heet je, weet je waarom je zo heet, wat is je 2e naam, wat is je achternaam en heb je misschien zelfs een nickname. Naast het leren kennen van elkaar, leren de ambassadeurs ook meer over elkaars organisatie door het tonen van twee zeer verschillende filmpjes.

Kan aanbesteden echt op 3A4?

Ja, zegt Ralf Koops, inkoopadviseur binnen de HIS. Ralf geeft na de eerste kennismaking een korte teaser over het experiment van de HIS en hoe je dit aanpakt. Voor aanbesteden op 3A4 moet je terug naar de basis, naar de aanbestedingswet. Deze wet laat ruimte over om de aanbesteding op een korte manier te doen. Als je samen met de opdrachtgever de belangrijkste elementen van de aanbesteding opschrijft kom je tot de conclusie dat je het op 3A4 kan aanbesteden. De boodschap van Ralf: het kan, maar manage niet alle risico’s weg en probeer niet alle info erin te stoppen. Doe het gewoon. Naast inkoopadviseur is Ralf ook kennisambassadeur binnen de HIS. In een kort interview met Tessa van Druten van de Politie vertelt Ralf hoe hij zijn ambassadeurschap ziet en invult.

Carrousel sessie met dilemma’s

De aanwezigen gaan vervolgens in kleine groepjes met elkaar de dilemma’s van het ambassadeurschap onderzoeken. Zij doen dit aan de hand van vier thema’s.

1. Je weet er nog te weinig vanaf. Wat doe je dan?
Je gaat op onderzoek uit en de verbinding zoeken.

2. Vasthouden motivatie. Hoe doe je dat?
Er moet wel behoefte zijn, het moet leven. En maak anderen enthousiast en zoek elkaar op. Ga ook zelf op zoek naar nieuwe uitdagingen en zorg voor intrinsieke motivatie.

3. Geen tijd. Wat doe je?
Je moet het leuk vinden en er energie van krijgen. Dan heb je tijd. Ook is het belangrijk goed te plannen en tijd te krijgen. Het is een hoofdzaak geen bijzaak. Je moet je gesteund voelen.

4. Zichtbaar genoeg. Hoe zorg je daarvoor?
Door inhoudelijke workshops (vooral zelf doen) te organiseren. En zorg voor berichtgeving en reclame. Ook een idee is te communiceren via de e-mail handtekening (link naar meer info). Het is belangrijk om zichtbaar te zijn maar ook na te denken over je doelgroep en manier van communiceren.

In sync met elkaar

Na het verkennen van de dilemma’s worden de ambassadeurs met hetzelfde kennisgebied aan elkaar gekoppeld. Samen bereiden zij een pitch van 2 minuten voor waarin o.a. de stip aan de horizon terugkomt en de samenwerking. De collega van de Politie geeft de pitch aan alle andere ambassadeurs en aan een panel. Het pitchen of presenteren van jouw kennisgebied hoort namelijk ook bij de rol van een ambassadeur.

Uitkomst van de pitches – hashtags en oneliners

Uit de pitches kwamen aantal zeer interessante hashtages en oneliners:

  • #betrekdemarkt
  • #wikiwet (kennisbank voor juridische dienstverlening, zoals teksten, templates)
  • #incontrolmetprojectmanagement
  • #erismeermogelijkdanjedenkt (vernieuwing)
  • Onliner: met kennis verder bouwen aan vastgoed
  • Onliner: een goede tool helpt een boel

Thema van vandaag: ambassadeur kom tevoorschijn

De eerste stap is zeker gezet! Voordat Kees Groenewegen de middag afsluit, spreekt hij de wens van hemzelf en Richard Lennartz uit om volgend jaar weer een gezamenlijke dag te organiseren om te kijken naar de stappen die in de tussentijd zijn gezet. Maar dan wel met minimaal een derde organisatie die ook met kennisambassadeurs werkt. Zo kunnen we bijvoorbeeld ook de leerstoel van de universiteit Utrecht, die in september wordt ingevuld, inzetten voor kennisdeling.