BZ en HIS: gezamenlijke inkoop uitdaging leidt tot een mooi resultaat

Het Rijk is verantwoordelijk voor het leveren van alle stoffen en meubilair, specifiek voor residenties in het buitenland. Een interessante uitdaging omdat onze ambassadeurs wonen en werken in deze residenties en elke 4 jaar wisselen. Nicole van der Velden (sr. Adviseur 3W, BZ) en sr. Inkoopadviseur Jordy Vos (HIS) vertellen hoe na een uitdagende aanbesteding een nieuwe overeenkomst tot stand kwam.

interview BZ HIS

Jordy Vos en Nicole van der Velden

Onze inrichtingen moeten de tand des tijd doorstaan

De bewoners wisselen elke 4 jaar, vertelt Nicole, terwijl onze projecten 12 jaar doorlopen. Onze inrichtingen hebben daardoor een bepaalde neutraliteit. Wij kijken naar het gebouw, architectuur, locatie en naar het gebruik. Dan weet je ook hoe je met interieur daarop kunt aansluiten.

Wij zoeken een partner die met ons samenwerkt

De vorige overeenkomst betrof alleen het leveren van meubilair, legt Nicole uit. Wij hebben bij deze aanbesteding de scope uitgebreid met transport en het maken van presentaties. Wij zoeken een partner die met ons samenwerkt en zorgdraagt voor de visualisatie, levering, transport, inhuizen en de communicatie die hierbij komt kijken. Wij kunnen ons dan vooral richten op de inhoud, het plan formuleren en de communicatie met de ambassadeurs.

De aanbesteding is heel specifiek

We ontvingen maar 2 inschrijvingen, vertelt Nicole verder. Dit heeft vooral te maken met het afleveren in de woning in het buitenland. Dat is zo’n specifiek onderdeel, dat maar weinig partijen uit kunnen voeren. Door veel tijd in de aanbesteding te steken door het goed beschrijven van wat je van de markt verwacht, bouw je tijdens de contractfase een prettige samenwerking op met je leverancier.

Onvoldoende kwaliteit

Mijn eerste contact met het projectteam was eigenlijk een slecht nieuws gesprek, vertelt Jordy. Het huidige plan van aanpak en beschrijvend document was niet in orde. Dat is natuurlijk niet leuk om te horen want dat betekent dat BZ vertraging op liep. De eerste inkoopadviseur ging te veel op de stoel van de opdrachtgever zitten, gaat Nicole verder, terwijl dat niet zijn rol is. Dit wekte veel frustratie op omdat ik geen vertrouwen had in de stukken die er lagen. Er ontbrak kwaliteit. De HIS is in principe degene die de route uitstippelt en wij vullen de gaten in. Wij begonnen met een eindpunt terwijl de weg ernaartoe nog niet duidelijk was. Toen Jordy de aanbesteding overnam vond ik het niet erg om opnieuw te beginnen. Ik stop liever tijd en energie in iets waar ik vertrouwen in heb en dat was niet wat er op dat moment lag.

Ondanks tegenslag, veel vertrouwend en betrokkenheid

Ondanks dat we opnieuw moesten beginnen, was er wel gelijk wederzijdse vertrouwen en betrokkenheid, vertelt Jordy. Het projectteam had duidelijk voor ogen waar zij naar toe wilde. Ieder had zijn eigen rol en verantwoordelijkheid. Complimenten ook naar Nicole. Zij pakte echt de rol van projectleider en bijbehorende verantwoordelijkheid op. Zij durfde kort voor publicatie te bepalen dat de publicatie moest worden uitgesteld omdat de aanbestedingsstukken naar haar mening nog niet perfect waren. Ook al leidde dit tot een contractloze periode.

Niet verzanden in discussies

Jordy kwam binnen het project zonder voorkennis maar met een hele vragende houding, gaat Nicole verder. Dat was heel fijn, want dan ga je niet meteen verzanden in bepaalde discussies. Jordy liet ons gewoon begaan en had niet de behoefte om alle materie tot op detail te willen begrijpen. Dat was bijzonder. Hij hield ons in het gareel door steeds vast te houden aan de koers en ons daar ook steeds op te wijzen. Wij konden lekker ons ding doen en ook in alle chaos.

De rol van inkoopadviseur is om een spiegel voor te houden

Steeds vragen waar staan we nu, wat hebben we nog nodig, waar moeten we op letten, legt Jordy uit. Ook even uitzoomen. Als adviseur geef je aan wat de mogelijkheden, gevolgen en risico’s zijn van wat de opdrachtgever wil. Het was een hele fijne samenwerking, waarin we open en eerlijk naar elkaar waren. Ik neem uit deze samenwerking ervaringen mee over zaken waar mijn collega’s ook baat bij hebben. We voelden ook echt elkaars waardering. Dat is niet standaard, maar wel belangrijk. Dan zet je ook een stapje extra voor elkaar.
We zagen het als een gezamenlijke opdracht, vult Nicole aan. Dat was gedurende de hele aanbesteding. We haalden energie uit de samenwerking en zijn trots op het resultaat en hoe we daar zijn gekomen.

We vroegen aan de markt een bestaande casus uit

We hebben een lopend project uitgewerkt en tegen de markt gezegd hier moet de inschrijving aan voldoen, vertelt Nicole. We vroegen dus een casus uit en leverde de markt alle informatie zoals we dat nu ook in de werkende situatie doen aan. Daarnaast stelden we een soort kwaliteitsboekje op met hoe het eruit moet zien. Doe je dat niet, dan krijg je hele moeilijke discussies. We proberen het ze zo makkelijk mogelijk te maken. Ook voor ons om zo zuiver mogelijk te kunnen beoordelen. Dat vroeg ook wel weer wat meer tijd, maar heeft ons iets moois opgeleverd.

Samen met de markt internationale sociale voorwaarden (ISV) toepassen

We hebben in deze aanbesteding ook goed gekeken naar de mogelijkheden voor het toepassen van de ISV (bestaat uit 10 risicocategorieën), legt Jordy uit. Deze aanbesteding is geen risicocategorie, maar BZ wil de ISV altijd toepassen. Ik heb zelf nog een ISV-academie gevolgd zodat ik makkelijker de vertaling kon maken naar de klant en de aanbestedingsdocumenten. De opdrachtgever maakt dit samen met de leverancier na het tekenen van het contract verder concreet. We gaven dit ook aan in het startgesprek, gaat Nicole verder. De leverancier levert in dit geval af, maar maakt zelf geen product en zijn daardoor ook niet verantwoordelijk voor wat wij uiteindelijk aan meubilair uitvragen. Wel willen we hierin samen een schakel zijn.

Wat wil je uitstralen in het buitenland

Het is belangrijk dat de ambassadeurs en de ambassade een verhaal kunnen vertellen over de meubels die er staan, vertelt Nicole. Dit is bijvoorbeeld een Nederlandse leverancier die op deze manier omgaat met circulariteit. We vragen ook altijd aan de ambassadeurs welke thema’s zij belangrijk vinden. Het interieur moet ook onderdeel zijn van de representatie. Dan komt het stukje duurzaamheid en circulariteit altijd naar boven. Maar ook hoe we met elkaar omgaan. Wie willen wij zijn als samenleving?

Een professionele opdrachtgever zorgt voor een heldere opdracht

Op deze manier ben je weinig tijd kwijt aan het managen van mensen, legt Nicole uit. In onze ervaring kan je niet goed sturen als je onduidelijke verwachtingen schept. Je dwingt jezelf dan ook om naar jezelf te kijken en na te denken over wat je doet. Goed in de markt zetten, scheelt veel werk. Ik ben er echt van overtuigd dat het de enige manier is om een passende partij te vinden. Dat ziet Defensie ook, vult Jordy aan. Zij doen ook een aanbesteding voor stoffering en waren enthousiast over onze aanbestedingstukken en strategie. Zij denken nu om het ook zo in de markt te zetten. Dat is pas een mooi compliment.