‘De uitmuntende kwaliteit van KOOP gaf voor ons de doorslag’

Eind september tekende de gemeente Houten als laatste gemeente van Nederland de overeenkomst Gemeenschappelijke Voorziening Officiële Publicaties (GVOP). Dit betekent dat alle gemeenten, provincies en waterschappen in ons land nu gebruikmaken van het systeem Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP). Dit systeem wordt gefaciliteerd door het Kennis- en Expertisecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) van UBR. In DROP kunnen de decentrale overheidsorganisaties zelf hun regelgeving op officielebekendmakingen.nl en overheid.nl publiceren. Rick Tromp, Implementatiemanager van KOOP en Albert van Ruitenburg, Accountmanager bij KOOP, vertellen hoe het proces van het overtuigen van de decentrale overheden om DROP te gebruiken in zijn werk ging.

Met DROP voeren decentrale overheden allerlei soorten bekendmakingen in die op de website www.officielebekendmakingen.nl worden gepubliceerd. Hierbij kun je denken aan vergunningen voor de aanleg van een dakkapel of tuinhuis. Vanaf 1 januari 2021 zijn decentrale overheden verplicht om met DROP te werken. Tot die tijd konden de gemeenten zich op vrijwillige basis aansluiten. Inmiddels hebben alle gemeenten, provincies en waterschappen zich aangesloten. Ruim voor de ingangsdatum. ‘Toen ik in 2016 begon met de gesprekken om de gemeenten te overtuigen van het nut van DROP, waren er nog 60 niet aangesloten’, vertelt Albert. ‘Sinds die tijd hebben we de verschillende gemeenten, provincies en waterschappen laten zien wat de toegevoegde waarde van dit systeem is. Dit is niet gelukt met een enkel gesprek, maar heeft best wat moeite gekost. Naast praten moet je ook denken aan veel bellen, mailen en zelfs gesprekken met wethouders.’

Voordelig

Er zijn verschillende redenen waarom het voor instanties voordelig is om over te stappen op DROP. ‘Naast de geldende eisen waaraan de instanties moeten voldoen bij deelname, zijn de kosten die gemaakt worden minder hoog’, zegt Rick. ‘Daarnaast doen ze geen dubbel werk meer, aangezien ze nu maar één keer de bekendmaking hoeven in te voeren in DROP. Terwijl ze het eerder ook nog op de website moesten publiceren of in een eigen blad’.

Interview KOOP

Rick Tromp (links) en Albert van Ruitenburg van KOOP.

Uitmuntende kwaliteit

Voor de gemeente Houten, dat zich als laatste aansloot bij DROP, waren er een tijd lang twijfels over de voordelen van het systeem. ‘Zo vonden we de aansluitkosten eerst nog te hoog’, vertelt Adam Golombek, informatiemanager binnen die gemeente. ‘Later kwamen we tot de conclusie dat het systeem ons juist geld opleverde. Dat, samen met de uitmuntende kwaliteit van het werk van KOOP, gaf voor ons de doorslag om te geloven dat het helemaal goed zou komen met DROP.

Werk gaat door

Nu iedereen aangesloten is bij DROP betekent dat niet dat het werk voor Albert en Rick gedaan is. Rick: ‘We moeten nu onze dienstverlening en kwaliteit hooghouden. Dit doen we onder andere door bijeenkomsten te organiseren waarmee we gebruikers informeren. Daarnaast verzorgen we kwaliteitstrajecten voor de verschillende organisaties.’

‘Nog geen gelopen race’

Ook Albert kan nog genoeg werk verrichten. ‘Het is nog geen gelopen race’, stelt hij. ‘We moeten er nog best wel veel energie in stoppen om te zorgen dat de organisaties het systeem ook echt gaan gebruiken. Niet iedereen voert al alles in het systeem in, maar alleen datgene dat verplicht is. Het werk gaat voor ons dus gewoon door totdat iedereen DROP optimaal gebruikt.’