Samenwerking VWS en UBR HIS leidt naar proeftuinen programma InZicht

Binnen de directie Langdurige Zorg van het ministerie van VWS bestaat het programma InZicht. Dit programma gaat o.a. over versnelde digitale gegevensuitwisseling tussen medewerkers in de zorg onderling, en tussen medewerkers in de zorg en cliënten. Hiermee onderzoekt VWS de verschillende mogelijkheden van versnelde digitale gegevensuitwisseling. Om erachter te komen waar de knelpunten liggen, richtte VWS als experiment 20 proeftuinen in. Barbara Verstappen, beleidsmedewerker en I-adviseur Langdurige Zorg, Peter Kruithof, afdelingshoofd Langdurige Zorg en Matthijs Smildiger, senior inkoopadviseur HIS vertellen over dit traject.

Subsidie of inkoop?

In het begin van het proces verkenden we allerlei financieringsconstructies, vertelt Peter. Begin je bijvoorbeeld gelijk met een subsidie of koop je eerst in? Het bleek slim om eerst een opdracht in de markt te zetten en daarna pas een subsidie. Toen kwam de HIS in beeld. Ook wij keken eerst of het een aanbesteding of een subsidie was, gaat Matthijs verder. Wij besloten uiteindelijk dat het een sociaal specifieke dienst was. Op basis daarvan gingen we de aanbesteding in. Het voordeel van deze strategie is de ruimte die het biedt als het gaat om vastliggende termijnen. Bij een sociaal specifieke dienst mag de reactietijd van een leverancier korter zijn dan de normale 42 dagen. Bij een aanbesteding is het bezwaartermijn bijvoorbeeld 20 dagen, in dit geval gingen we  voor 10 dagen. Met de kortere termijnen kan je beter inspelen op het spoedeisende karakter van deze opdracht.  

Tijd is bijna altijd een uitdaging

Ook in dit traject, vertelt Peter. Maar de uitdaging lag ook in ervoor zorgen dat je snelheid, zorgvuldigheid en rechtmatigheid combineert. We gaven al aan dat we eerst een opdracht wilden en dan een subsidie. Dat maakt het allemaal weer net anders dan anders, maar tegelijkertijd ook leuker om te zoeken wat wel kan en wat niet. Ook de omvang was een uitdaging, vult Matthijs aan. Zo veel proeftuinen is bij de HIS geen dagelijkse kost. Dat had ook weer consequenties voor de doorlooptijd. Hoe meer percelen (want elke proeftuin kreeg zijn eigen perceel), hoe meer tijd je kwijt bent om dingen voor elkaar te krijgen. 

inzicht
Vlnr: Barbara Verstappen (VWS), Matthijs Smildiger (HIS) en Peter Kruithof (VWS).

We hadden geen tijd voor een Europese aanbesteding

Een Europese aanbesteding kan wel een half jaar tot een jaar duren, vertelt Barbara. Daar hadden we helemaal geen tijd voor, want de subsidieregeling moest snel starten. De HIS legde goed uit waarom we bepaalde keuzes maakten. Dat stelde ons ook meer gerust. Als we het goed willen doen, duurt het gewoon wat langer. En wat niet kan, kan niet, gaat Peter verder. Maar je kunt heel veel wel doen. De HIS heeft die expertise. Je kijkt dan samen hoe je een maatschappelijk vraagstuk kan oplossen.

Het was voor de leveranciers even zoeken

De meesten hadden nog nooit iets met een formele Rijksoverheid aanbesteding gedaan, vertelt Barbara. Daar moesten we ze wel goed in begeleiden. We organiseerden ook een informatiebijeenkomst. Daar vertelde Matthijs over de aanbesteding en TenderNed zelf. Wat ze moesten doen was wel duidelijk, maar hoe ze de aanbesteding moesten ingaan, zo ver waren ze nog niet. Ook voor mijzelf was het af en toe zoeken, vult Matthijs aan. Wij betrokken ook regelmatig de juristen van zowel de HIS als VWS erbij. Zitten we hiermee wel op het juiste spoor en wat zijn de consequenties? Met de hoeveelheid aan raadgevers kwam er iets heel moois tot stand.

Wat zijn de verwachtingen

Ik had voordat ik hieraan begon geen ervaring met inkoop en aanbestedingen, vertelt Barbara. Ik weet nu veel beter welke vragen ik van tevoren moet stellen. Nu kan ik het ook veel beter plaatsen en weet ik waarmee wij zelf aan de slag moeten gaan. Ik weet ook wat ik aan de HIS heb. Het gaat ook om een stukje verwachtingen managen, zegt Matthijs. Wat mogen jullie nou van zo’n aanbesteding verwachten? Komt dat overeen met de verwachting die jullie zelf hebben. We hebben nu zo’n traject gedaan. Stel je voor dat VWS Langdurige Zorg weer met een traject komt, dan gaat de samenwerking weer vlotter. Je bent dan al zo op elkaar ingespeeld en je weet wat je van elkaar kunt verwachten en waar we naar toe moeten.

Wij kijken terug op een fijne samenwerking

Als ik terug kijk, hebben we gewoon hele mooie dingen neergezet, vertelt Barbara. We zaten er samen in, zo voelde het ook. Matthijs zocht samen met ons naar de ruimte die we hadden.
Ik was ook erg blij met Barbara, vult Matthijs aan. Zij wist inhoudelijk heel veel van het hele traject. Dat vond ik best bijzonder, aangezien zij op dat moment een Rijk I-Trainee was. Ik heb er bewondering voor dat zij in zo’n korte tijd zo veel informatie heeft kunnen vergaren. En vervolgens ook de vertaling heeft gemaakt naar de praktijk.

We zijn allemaal tevreden over dit traject

Ik vind dat we vaak onterecht horen hoe moeizaam dingen soms zijn, vertelt Peter. Terwijl ik dat op basis van ervaringen niet terecht vind. Ik wilde een ander geluid laten horen, naast de terechte complimenten over hoe het proces verliep. Ook de SG gaf het team complimenten voor de samenwerking. Daar wordt je alleen maar blij van.

Meer informatie

Kijk voor meer informatie op de site van de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen.