‘Het is eigenlijk een programma met duizend projecten’

Raoul Zonnenberg is programmamanager bij I-Interim Rijk en doet de opdracht ‘VWS op het web’. Het grote aantal websites en domeinen dat de laatste jaren vanuit het ministerie van VWS is gelanceerd, moest worden teruggebracht naar een effectieve set. Dat betekende een uitgebreide analyse met kwaliteitstests, het offline halen, clusteren en aanpassen van honderden sites en het schrijven van een handreiking met SMART webeisen voor inkoop om de kwaliteit én kwantiteit van nieuwe VWS-websites beter onder controle te houden in de toekomst.

Duizend domeinen

Raoul: ‘In april 2018 ben ik gestart met dit programma. Er waren gigantisch veel websites in de lucht die door de jaren heen vanuit VWS waren opgezet, veel ook vanuit losse programma’s. Een groot deel daarvan voldeed niet aan de rijksbrede webrichtlijnen die vanuit het ministerie van Algemene Zaken zijn vastgesteld. Ook was er veel informatie verouderd en werkten een hoop redirects, linkjes en e-mailadressen niet meer. Daar moest dus wat mee gebeuren: er ligt voor de Rijksoverheid een taak om de communicatie naar de burgers toe zo duidelijk en volledig mogelijk in te vullen. Ik ging met een team aan de slag om tot een effectieve set van websites te komen. Met de juiste informatie, volgens de afgesproken kaders, zonder dubbelingen, op de juiste plek. Een enorme klus, zeker toen we na ons eerste onderzoek op bijna duizend domeinen uitkwamen. Dat was een combinatie van contentwebsites, portalen, platforms, e-learnings, online magazines, webapplicaties, noem maar op. Je zou dus wel kunnen stellen dat het programma eigenlijk bestond uit duizend losse projecten.’

Raoul Zonnenberg

Analyse

‘De volgende stap was de analyse. Alle sites die we vonden hebben we in een overzicht gezet. Wat is de url, wie is de eigenaar, wat is het thema, voldoet het aan de normen, is er een mailadres actief? Je kunt je voorstellen dat dit nogal een uitzoekklus was. Tegelijk haalden we de sites ook door verschillende webtools om bijvoorbeeld de security, cookies en toegankelijkheid te meten. We kwamen op 220 websites en portalen die wel relevant en actueel zijn, maar nog niet volledig aan de richtlijnen voldeden. Andere websites hadden weer informatie die we slimmer konden onderbrengen op andere websites, zodat we één van de twee konden opheffen. Dat is lastig: je kunt niet zomaar even een website uit de lucht halen. Mijn team van redacteuren en online adviseurs trok alles recht op het gebied van content en leidden collega’s binnen VWS op om volgens de juiste richtlijnen te werken. Ik hield me vooral bezig met de aansturing, de techniek en het politieke aspect.’

'Je kunt niet zomaar even een website uit de lucht halen'

Handreiking webrichtlijnen

‘Parallel aan het opschonen en optimaliseren van de websites hebben we gewerkt aan een nieuwe handreiking webrichtlijnen samen met de Haagse Inkoop Samenwerking (HIS). Voor toekomstige ontwikkelingen hebben we ook een beslismodel opgesteld die je moet doorlopen als je een nieuwe site wilt starten. Zo zorgen we dat centraal wordt bijgehouden welke sites er waarom bijkomen en het zodoende beter beheersbaar blijft. De handreiking hebben we beschikbaar gesteld via Forum standaardisatie en de HIS, zodat ook andere collega’s hiermee kunnen werken. Ik zie dat ook andere ministeries met soortgelijke projecten bezig zijn. Dat zijn goede ontwikkelingen waarbij wij onze kennis en ervaring ook graag delen.’

Impact

‘Wij gingen soms met de snoeischaar door het werk van anderen heen en dan voel je je weleens de boeman, maar daar zijn we altijd met elkaar uitgekomen. Het is vooral belangrijk dat je goed blijft uitleggen wat je doet en waarom. Het is een leuke opdracht om te doen en ben blij dat ik veel mensen heb leren kennen en veranderingen teweeg heb gebracht. Extra bijzonder is dat het direct maatschappelijke impact heeft; de sites worden tientallen miljoenen keren per jaar bekeken dus de klus doet er echt toe. De grote uitgebreidheid en complexiteit maakte het voor mij soms best pittig, maar tegelijkertijd vind ik de druk die daar bij komt kijken ook prettig. Ik wil mijn trajecten graag in 1 à 2 jaar afronden, terwijl er soms wel 4 jaar voor staat. Dat gaat in dit geval ook weer lukken.’

Meer informatie over rijksbrede afspraken en de webrichtlijnen vind je op de website van CommunicatieRijk en het Forum Standaardisatie.