Inhuren van personeel: van checkboxjes naar 'dit is de context en de klus, geef ons de juiste vrouw/man’

Van maart tot en met december 2019 experimenteerde de HIS, onderdeel van Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk, met een andere werkwijze om personeel in te huren. De evaluatie in januari 2020: het is even wennen, maar daarna wil je niet anders meer. De HIS gaat daarom op deze manier door. De Inhuurdesk begeleidt het inhuren van personeel. Ze gaat ook de andere organisaties voor wie ze dat doet, stimuleren om op de nieuwe manier te werken.

recruitment

Wat houdt de nieuwe manier in?

We gaan uit van kennen en anders van leren kennen

Wij gaan ervan uit dat de bureaus waarmee we zakendoen, ons en onze opdrachtgevers goed kennen. Is dat niet zo? Dan gaan we ervanuit dat ze zich alsnog in ons verdiepen om ons te leren kennen. Uiteraard kan dat door vragen te stellen.

Van 'welke papiertjes willen we zien’ naar 'wat moet er gebeuren’

NEVI 2 gedaan? Minimaal 7 jaar ervaring als inkoopadviseur? Minstens 2 EU-aanbestedingen op vergelijkbaar terrein gedaan in de afgelopen 3 jaar? Typische vragen die we altijd stelden. Die vragen stellen we echter niet meer.

We laten aan de inkoopdienstverleners over wat een persoon aan diploma’s en ervaringen moet hebben om de opdrachten goed bij ons uit te voeren.

We stellen het vraagstuk centraal

In de uitvraag beschrijven we het vraagstuk en de organisatie waar we de in te huren medewerker voor willen inzetten. We geven dat zo specifiek mogelijk aan zodat een inkoopdienstverlener zo gericht mogelijk kan aanbieden.

'Inkoopdienstverlener: wat is hiervoor uw aanbod?’

Het is dan aan de inkoopdienstverlener om - de organisatie en het vraagstuk kennende - de best passende kandidaat voor te dragen.

Moet die kandidaat 100% perfect zijn? Nee

Moet helder zijn wat wij moeten organiseren om die kandidaat 100% te laten presteren? Ja, dat wel.

Wat we dus graag zien is wat een kandidaat goed kan, en wat een kandidaat nodig heeft om te kunnen presteren. Aan ons dan om te bepalen of we daarin kunnen en willen voorzien.

We horen zélfs graag waarin een kandidaat zich verder wil ontwikkelen. We zoeken dan naar de mogelijkheden om daarbij te ondersteunen.    

Beoordeling of het de juiste persoon is: minder objectief, zeker beter

We kunnen met de hierboven beschreven aanpak minder objectief beoordelen of een kandidaat geschikt is. Er komt immers geen checkbox meer bij `Nevi-diploma’ of '7-jaar ervaring’ etc.

De beoordeling voor geschiktheid wordt daarmee subjectiever.

Die beoordeling is ook niet meer alleen gericht op de kandidaat zelf. De beoordeling gaat ook over de vraag: `zijn wij in staat om de omstandigheden te creëren waaronder de kandidaat goed kan presteren?’

Wij zijn van mening dat dit wél leidt tot betere keuzes.

Wat zijn de effecten van de nieuwe manier van werken?

Onze ervaringen na 9 maanden (maart 2019 tot en met december 2019) experimenteren zijn zonder meer positief:

  • Onze uitvragen zijn compacter en eenvoudiger op te stellen.
  • We krijgen uitstekende kandidaten aangeboden. In meerdere gevallen zijn dat kandidaten die we volgens de klassieke benadering niet zouden hebben gekregen. Die waren dan al afgevallen vanwege de micro-eisen die we zelf stelden.
  • We kunnen de vacatures sneller invullen.

We gaan daarom verder met deze nieuwe manier van werken.

Was het moeilijk over te schakelen?

We zijn gauw geneigd zekerheid te zoeken in het stellen van eisen. Daardoor hebben we bij de eerste paar aanvragen meerdere eisen opgenomen. Achteraf gezien vonden we dit niet nuttig of konden we beter functioneel omschrijven.

We moesten even wennen en het vertrouwen winnen dat we betere resultaten kunnen hebben door minder te eisen en minder op te schrijven. Oftewel: het loslaten van de schijnzekerheden van de checkboxjes kostte even tijd.

We zijn uitermate te spreken over de uitgevoerde pilot waarin UBR|HIS het afvinken van lijstje met eisen heeft losgelaten om de best passende kandidaten aangeboden te krijgen. UBR|HIS ontwikkelde zich het afgelopen jaar daarmee tot een customer of choice voor onze talenten. – Gert van Beek, SupplyValue