SZW en HIS vinden elkaar in het decentraal contractmanagement

Sinds januari 2019 voert de HIS het decentraal contractmanagement van alle categoriemanagementcontracten voor SZW uit. Eugenie Roozen, sr adviseur CDI-office en Hans Kuilder, hoofd van de afdeling Strategieontwikkeling, Control en Informatie en plv. CDI vertellen hoe dit tot stand kwam, en wat de voordelen zijn voor SZW. Maar ook waarom andere departementen goed gebruik kunnen maken van het contractmanagement van de HIS.

hans en eugenie

Hans Kuilder en Eugenie Roozen

HIS, ga het contractmanagement maar voor ons inrichten

Binnen het CDI-office van SZW gingen we met elkaar in gesprek over de huidige wijze van contractmanagement, vertelt Hans. We besloten het een jaartje niet te doen. Waarom? We wilden antwoord op vragen als wat gaan we missen, waar lopen we tegen aan en wat gebeurt er überhaupt zonder contractmanagement. Uiteindelijk zeiden we toch; HIS, richt het voor ons in en doe het op een goede manier in samenspraak met ons. Dat is een mooi succes geworden. Het eerste half jaar lag de focus vooral op waar we tegenaan lopen, vertelt Eugenie verder. De HIS, in persoon van Chantal Damsma, monitorde dat. Na een half jaar zagen we wat we precies nodig hebben.

We hebben weinig aansluiting met categoriemanagement

Niemand binnen SZW voelt zich echt verantwoordelijk voor die contracten, legt Eugenie uit. De afspraak is dat de grootgebruiker eigenaar is van het contract en zorgt dat heel SZW betrokken is. Dat kwam niet van de grond. Mensen gaven ook verschillend invulling aan contractmanagement. Het was soms ook geen management, maar contractbeheer.

Op heel veel contracten is contractmanagement handig

Zeker omdat we steeds meer kpi’s moeten opleveren aan categoriemanagers, legt Eugenie uit. Dan wil je gewoon iemand die weet wat hij doet. Dat bespraken we ook met Chantal. Vanaf de start op 1 januari 2019 gaven we daar al gaande weg invulling aan. Dat resulteerde in een mooi overzicht met categoriemanagementcontracten waar de HIS het decentraal contractmanagement voor SZW voor doet. Dan zie je waar de HIS actief bij betrokken is. Zij managen veel contracten, maar niet alle contracten zijn even actief op dit moment. Daar hebben wij een schifting in gemaakt. Daar ondersteunt de HIS ons heel erg mee.

Inhoudelijke vragen gaan rechtstreeks naar de HIS

We zijn nu vooral samen met de HIS het decentraal contractmanagement verder in aan het richten, vertelt Eugenie. Veel inhoudelijke vragen over contracten komen nu al bij team contractmanagement van de HIS binnen. Zij zijn 1e lijns, wij eigenlijk 2e lijns. De lijntjes zijn gelegd en zijn kort.  Ook de lijntjes tussen categoriemanagers en decentraal contractmanager loopt heel erg goed. Het lijntje tussen de behoeftesteller en contractmanager kan beter. 

Contractmanagement is een vak apart

We hebben nu veel beter inzichtelijk wat er allemaal voor SZW geregeld is, vertelt Eugenie. Wij hebben gewoon geen capaciteit om dat zelf te doen. Je hebt een team nodig om het goed te doen. Wij zijn vooral blij met de ontzorging op de categorie contracten. Het continu schakelen met alle categoriemanagers kost veel tijd. Contractmanagement is een vak apart en dat vak moet je beheersen. De HIS heeft gespecialiseerde mensen waardoor wij een stukje zorg minder hebben en een betere aansluiting bij de categorieën.

Nog beter de HIS vinden

Mensen weten de HIS goed te vinden, vertelt Eugenie. Dat is alleen maar fijn. Maar het kan nog beter. Daar zit een schone taak voor ons. Er zit al een stijgende lijn in, maar we moeten kritischer zijn, gaat Hans verder. Als we nog vragen krijgen, sturen wij ze gelijk door naar de HIS. We kunnen nog een aantal verbeterslagen maken door de rollen nog scherper te krijgen. Dus intern nog duidelijker te maken dat ze rechtstreeks naar de HIS kunnen. Het moet ook voor een beleidsmedewerker gemakkelijk zijn om de weg te vinden.

Samen de rollen en verantwoordelijkheden scherper krijgen

Dat moeten we samen oppakken, vertelt Eugenie. Dat werkt ook in voordeel van de HIS. Wat doe jij, wat doe ik. Wat mag jij van mij verwachten. Ik zie het als een mooie ontwikkeling om daar komend jaar iets voor in te richten, bijvoorbeeld op het intranet. Vragen als wat doen wij voor jullie op het gebied van decentraal contractmanagement? Wat is er nog nodig en wie zijn de behoeftestellers van de contracten? Ik zou het in ieder geval fijn vinden als wij dat samen met de HIS voor elkaar gaan krijgen.  

Een goede samenwerking is essentieel

Er is nu een mooie overlegstructuur tussen ons en de HIS, vertelt Hans. De lijntjes zijn echt kort. Dan staan de neuzen dezelfde kant op en dat werkt heel goed. Een goede samenwerking is essentieel. We zitten elke 6 weken met de HIS om tafel. Het voordeel hiervan is dat je met elkaar kijkt waar je staat en welke stappen we kunnen zetten. De HIS en CDI weten elkaar heel goed te vinden. Het is een mooi treintje dat goed met elkaar samenwerkt. Dan heb je de helft al gewonnen. Daar ligt de sleutel om verder te kunnen.

HIS heeft een proactieve houding

Daar ben ik heel blij mee, vertelt Eugenie. Het team pakt vragen gewoon op. Zij zijn heel bereidwillig, heel klantvriendelijk. Geen flauwekul, ze doen het gewoon. Ze hebben een no nonsens mentaliteit. Deze groep mensen is echt deel van het succes.

Decentraal contractmanagement van de HIS is een win-win

We hebben nu echt gespecialiseerde mensen die contractmanagement uitvoeren voor al die categoriemanagement contracten, legt Eugenie uit. Zij hebben veel makkelijker contact met de categoriemanagers. Door de ontzorging van de HIS, houd je zelf meer capaciteit over in je eigen club, gaat Hans verder. Je kunt met de HIS een goed ontwikkeltraject in om dit soort dingen op te zetten. En ook zo in te richten zoals jij dat voor ogen hebt. Alles in overleg hoe jij het wil. Daar zit ook echt de meerwaarde in. Dat is een win-win.