Met durf en flexibiliteit de regio in!

Ga eens praten met Organisatie-inrichting van UBR! Dat advies geeft Mirjam Visscher, directeur Regio bij de ministeries van EZK en LNV, aan managers en directeuren. Over de opgave die je met je team hebt, de inrichting van de organisatie, doorstroming van mensen. Welk beeld heb je van de organisatie en klopt dit met wat de medewerkers doen. UBR|Organisatie-Inrichting stelt vragen, houdt een spiegel voor en geeft advies. Dat helpt je echt verder bij de ontwikkeling van je team of organisatieonderdeel. Mirjam heeft dat zelf ervaren.

Ruim een jaar geleden is Mirjam Visscher begonnen als directeur Regio. De directie Regio is de spil in de regionale functie van EZK en LNV. De Regioambassadeurs van de directie op diverse locaties in het land verbinden en agenderen het EZK- en LNV-beleid in de regio en vice versa, en brengen kansen tot concrete resultaten. Mirjam constateerde, dat de opgave van haar organisatie in de loop van de jaren veranderd was. Ze vroeg zich af of het team zich daar voldoende bewust van was en of de collega’s goed toegerust waren om aan de veranderde vraag van opdrachtgevers te voldoen.

Mirjam is hierover in gesprek gegaan met Mounir Bouzambou, haar P&O adviseur. Samen hebben ze onderzocht op welke manier de kwaliteiten van mensen ontwikkeld kunnen worden, passend bij de veranderde opgaaf. Allereerst hebben ze de mogelijkheden van opleidingen onderzocht en gesprekken gevoerd met de eigen organisatieadviseurs. Ook is gekeken of het maken van een ‘teamfoto’, bijvoorbeeld met Insights, zou kunnen helpen. De conclusie was echter dat er eerst gewerkt moest worden aan een gezamenlijke basis, vooral vanwege het specifieke karakter van de regiofunctie. Hoe kunnen we de regiofunctie goed inbedden in het Functiegebouw Rijk? Want dan herkennen onze mensen zich in het functieprofiel. En hoe kunnen we goed het gesprek voeren over de ontwikkeling van de medewerkers. Toen kwam Piet Cnossen van UBR|Organisatie-inrichting in beeld.

Vanuit Organisatie-inrichting is een proces opgesteld dat heel zorgvuldig is doorlopen. Medewerkers zijn goed in het proces betrokken. Dat was voor Mirjam heel belangrijk. Er is voor gekozen om het project in verschillende fasen op te knippen, wat heeft bijgedragen aan de zorgvuldigheid. Allereerst heeft Piet Cnossen 10 diepte-interviews gehouden met een dwarsdoorsnede van medewerkers als input voor het functieprofiel. De opbrengst is vervolgens besproken met alle medewerkers.

foto organisatie-inrichting
Vlnr.: Piet Cnossen, Mirjam Visscher en Mounir Bouzambou

Iets doen met het functieprofiel tijdens een heisessie, dat leek medewerkers op voorhand niet per se interessant. De sessie zelf, waarbij ook Piet en Mounir aanwezig waren, was echter heel geanimeerd. Medewerkers gingen in groepjes met elkaar in gesprek over hun rol, hoe ze die invullen en wat dat van hen vraagt.  Door zo’n gesprek te voeren kun je je aan elkaar spiegelen en van elkaar leren. Iedereen heeft op deze manier inbreng kunnen leveren op het functieprofiel.

Zichtbaar resultaat

Naast aanvullende kennis en vaardigheden zijn de competenties durf en flexibiliteit toegevoegd aan de kwaliteitenprofielen van directie Regio in het Functiegebouw Rijk. Durf betekent buiten de lijntjes kleuren, grenzen opzoeken. Belangrijk voor medewerkers van directie Regio omdat zij binnen een zeer brede context op zoek moeten naar kansen voor samenwerking tussen Rijk en regio. Binnen de directie staat dit nu nadrukkelijk op de agenda, zowel in lunchbijeenkomsten als in personeelsgesprekken: wees ondernemend en stap er maar op af. Dat is dé manier om kansen te creëren. En als je iets verkent, maar er blijkt geen perspectief in te zitten, dan is dat oké.

Op dit moment worden alle WOG-gesprekken gevoerd. Zowel de managers als medewerkers hebben de opdracht gekregen om vanuit de nieuwe kwaliteitenprofielen te kijken naar de eigen ontwikkeling. Wat staat je te doen? Ligt er voor jou een opgave? Het is wel spannend nu of de collega’s dit ook zo gaan gebruiken. Vanuit het management kun je met ‘Bewust Belonen’ ook de waardering voor kleine stapjes laten zien.

Durf betekent buiten de lijntjes kleuren, grenzen opzoeken. Belangrijk voor medewerkers van directie Regio omdat zij binnen een zeer brede context op zoek moeten naar kansen voor samenwerking tussen Rijk en regio.

Ook de werving van nieuwe medewerkers is veranderd door het proces. Zo zijn vacatureteksten aangepast aan de hand van een voorstel van Piet en gebaseerd op het nieuwe functieprofiel. Een medewerker las de nieuwe advertentietekst en gaf spontaan aan dat hij zich sterk herkende in het profiel.  En dat was precies de bedoeling, zo is ook voor sollicitanten helder wat het werk bij directie Regio inhoudt en wat het van je vraagt.

Terugkijkend

Een proces zoals in dit artikel beschreven kost tijd, maar terugkijkend ziet Mirjam dat er ook echt stappen zijn gezet. De bij de regiofunctie behorende kwaliteiten zijn goed beschreven en daarmee ligt er een basis om met medewerkers in gesprek te gaan over hun individuele ontwikkeling. Samen met hun leidinggevende kunnen medewerkers daar nu verder invulling aan geven. Mirjam is heel tevreden met het resultaat van het proces wat ze samen met Organisatie-Inrichting doorlopen heeft.