‘Ik wilde voorbereid zijn op Corona, zowel privé als zakelijk´

Manfred Zielinski doet namens I-Interim Rijk een opdracht bij het Schadefonds Geweldsmisdrijven. Als Informatiemanager is het zijn taak om de organisatie te helpen met een professionaliseringsslag op het gebied van IV. Ook bij het Schadefonds heeft de huidige Coronacrisis grote impact op het werk. Maar mede dankzij de vooruitziende blik van Manfred zijn er intern op tijd voorbereidingen getroffen om het werk zo goed mogelijk door te kunnen laten gaan.

Manfred, kun je iets vertellen over jouw opdracht?

Manfred: ‘Het is mijn eerste klus voor I-Interim Rijk, in september 2018 ben ik begonnen. Ik ben met mijn neus in de boter gevallen, want het is echt een superleuke organisatie om voor te werken. Een relatief kleine, maar erg ambitieuze club, zeker ook op IT-vlak. Dat zorgt ervoor dat je snel kunt schakelen en dingen voor elkaar kunt krijgen. Tegelijkertijd is het als kleinere organisatie belangrijk dat je slim samenwerkt. Dat doen we dan ook, bijvoorbeeld binnen de context van KleinLef en met verschillende ketenpartners binnen Justitie en Veiligheid. Het is daarbij extra leuk om mijn collega’s van I-Interim Rijk overal en nergens tegen te komen. Zo werk ik veel samen met Dirk Knegt bij de Huurcommissie, en heb ik ook te maken met Daan Otten als partner in het slachtofferportaal. Dat geldt overigens ook voor mijn eigen opdrachtgever: vóór mij zaten hier ook I-Interimmers, die al veel werk hebben verzet waar ik nu op verder kan bouwen.’

Welke impact heeft de Coronacrisis op jouw werk?

‘De crisis rondom de uitbraak van COVID-19 bereikte mij persoonlijk al eerder dan de meesten in Nederland. Mijn broer woont met zijn gezin in Hongkong en mijn vader in Thailand. Mijn schoonzus heeft zelfs directe familie in Wuhan. Ik kreeg via hen al snel mee wat er allemaal gebeurde in Azië en welke impact dat had op het dagelijks leven. Ik ben de ontwikkelingen blijven volgen en wist zo al vrij vroeg dat het slim was om voorbereidingen te treffen, zowel privé als zakelijk. Wat zou een uitbraak in Nederland betekenen voor het werk bij het Schadefonds? Ik ben begonnen met het creëren van interne bewustwording hierover, met name door het aan te kaarten bij MT-leden. Niet in de paniekerige zin, maar juist in de praktische: hebben we de juiste tools en capaciteit om thuis te werken? En ook: hoe langer je mensen noodgedwongen naar kantoor moet laten komen omdat ze niet thuis kunnen werken, hoe groter de besmettingskans voor hen zou worden. Gelukkig zaten mijn collega’s, opdrachtgever en ik snel op dezelfde lijn, en zijn we begonnen met de voorbereidingen. Dat was enige tijd voordat premier Rutte de eerste maatregelen aankondigde.’

manfred

Manfred op zijn thuiswerkplek

Welke voorbereidingen hebben jullie getroffen?

‘Het eerste wat we hebben gedaan is de thuiswerkcapaciteit uitgebreid, in ons geval het aantal Citrix-licenties. Daarna zijn we bijgeschakeld van twee naar vier servers, om het potentiële verkeer vanaf de thuiswerkplekken aan te kunnen. Toen heel Nederland van de één op de andere dag thuis ging werken, waren we bij het Schadefonds al voorbereid. Ik schat in dat dit ons een week of twee, drie heeft gescheeld in het proces. We doen veel digitaal, maar niet alles. We zijn verplicht om ook aanvragen per post te behandelen. De afdeling die dat doet moet fysiek aanwezig zijn om dat door te laten lopen. Uiteraard houden we rekening met collega’s die niet kunnen of willen komen. In dat kader roepen we slachtoffers via onze kanalen op om hun aanvragen digitaal te doen, en anders rekening te houden met vertraging. Bij een eventuele volledige lockdown kan dit natuurlijk helemaal niet meer.’

‘Toen heel Nederland plotseling thuis moest werken, waren wij al voorbereid’

Denk je dat deze crisis ervoor zorgt dat we blijvend anders gaan (samen)werken?

‘Op het gebied van videoconferencing en communitytools liepen we bij de overheid altijd wat achter. Maar door deze situatie zijn we versneld een inhaalslag aan het maken. Het zou geweldig zijn om in de toekomst deze oplossingen te blijven gebruiken en de efficiëntieslagen die we nu maken, kunnen vasthouden. De volgende stap is: hoe kunnen we nog beter van elkaar weten waar iedereen mee bezig is? De tools daarvoor bestaan al, en worden hopelijk ook binnen de overheid breder ontdekt. Bij het Schadefonds waren we al begonnen met sociaal intranet om beter samen te werken. Dat helpt nu enorm, het wordt meer gebruikt dan ooit. We zien veel activiteit, documentatie, discussie en kennisdeling. Ik hoop dat dit voor mensen een gewoonte wordt die blijft hangen. Dan brengt deze nare situatie ook nog wat positieve dingen met zich mee.’