Collega’s helpen tijdens de coronacrisis

Overal binnen de Rijksoverheid zijn de gevolgen van corona merkbaar: er zijn plekken waar het werk flink is afgenomen, maar ook plekken waar veel extra werk is ontstaan. Op die laatste plekken is hulp zeer welkom. Zowel binnen als tussen departementen. Dit is een mooi voorbeeld vanuit ministerie van VWS.

VWS Flex koppelt binnen ministerie van VWS op prioritaire dossiers de vraag naar tijdelijk werk aan de beschikbare tijdelijke capaciteit. Daarmee levert VWS Flex een bijdrage aan het resultaatgericht en flexibel werken binnen VWS en het beperken van externe inhuur. Sinds 23 maart is VWS-Flex bezig met het matchen van tijdelijke capaciteit aan de cruciale werkzaamheden voor het bestrijden van de coronacrisis. En dat gaat heel voorspoedig. Ellen Storm en Rolf Bom van Flex-Pro vertellen er meer over.

Vroege start

Rolf: “We zijn begonnen met het in een vroeg stadium in kaart brengen van beschikbare capaciteit toen er nog amper vraag was. Dat leverde naast de mensen die al in het bestand van Flex-Pro waren opgenomen een groep van 53 personen op. Tot op heden hebben we 40 matches weten te realiseren, in sommige gevallen heeft één persoon meerdere korte klussen gedaan.” Het type werk varieert sterk: van de bemensing van de crisisorganisatie, zoals het opzetten van een telefoonteam, ICT-ers met kennis over gegevensuitwisseling en privacy, tot mensen met beleidservaring met medische technologie voor de inkoopprocedure van medische hulpmiddelen. Maar ook allrounders die als spin in het web kunnen functioneren.

Factoren voor succes

Het direct benaderen van accounthouders bij directies speelde een sleutelrol in het signaleren van klussen en beschikbare capaciteit. Ellen: “Deze accounthouders die dichtbij interne opdrachtgevers opereren zorgden ervoor dat we heel snel inzicht kregen in de vraag en in de meeste gevallen een match konden regelen binnen één dag. Zonder administratief gedoe, ingewikkelde contracten of interne verrekeningen. Daarnaast heeft communicatie volgens een meer-kanalenaanpak ook bijgedragen aan het proces: dagelijkse mails van de SG Erik Gerritsen, communicatie via de MT-leden van de directies en inzet van de directiesecretarissen. En wat natuurlijk ook bijdraagt is dat we een sociaal departement zijn, waar veel mensen een sterke persoonlijke motivatie hebben om waar mogelijk bij te dragen aan zorg en welzijn en elkaar te helpen.”

Nieuwe fase

Ellen: “We merken dat we nu in een andere fase komen: er zijn meer beleidsvragen voor de langere termijn. Ook is er veel te doen rond het onderzoek naar en inzet van vaccins. Dat zorgt voor een vraag naar een ander type tijdelijke ondersteuning. Werk waar het belangrijk is ervaring te hebben en de weg te kennen binnen de VWS-organisatie en het veld en een beleidsachtergrond hebben. Dat soort mensen is lastiger te vinden.” Rolf: “We zijn nu scenario’s aan het maken: waar gaat dit nu mogelijk naar toe? De vraag: Hoe lang houd je een crisis vol? Zaken worden meer regulier, voor een langere periode. En er komen nu ook vragen om te evalueren, dat is een heel andere vraag dan bijvoorbeeld het snel regelen van mondkapjes voor de verpleeghuizen. We gaan dus van crisismatching naar meer reguliere matching.”

dorienWEB
Dorien Hoefer

Win-win-win-situatie

Dorien Hoefer vond tijdelijk coronawerk via de functionaliteit tijdelijk werk op de rijksbrede Mobiliteitsbank. Deze match vond plaats binnen haar eigen departement, SZW. “Ik liep tegen deze vacature aan via onze interne corona-nieuwsbrief. Het ging om een functie bij de beleidsdirectie AV waar ik wel vaker mee samenwerk. Ik was meteen enthousiast: met een aantal dossiers waar zij mee bezig zijn heb ik vanuit de uitvoerende kant ook al ervaring mee.” Wat maakt tijdelijk werk aantrekkelijk voor haar? “Ik zie het als een win-win-win-situatie: voor mijzelf als kans om kennis en ervaring op te doen aan de beleidskant. Voor mijn eigen directie om de gemaakte contacten en opgedane ervaring terug te brengen. En voor de beleidsdirectie natuurlijk het invullen van de gezochte tijdelijke ondersteuning.”

Virtueel koffiedrinken en borrelen

Hoe verliep de start op de nieuwe plek? “De vacature is ontstaan door de noodzakelijke razendsnelle ontwikkeling van de NOW-regeling, die is opgezet om bedrijven die dat vanwege de coronacrisis nodig hebben een subsidie te vertrekken voor de loonkosten. Daar zijn zes fte op ingezet vanuit de afdeling AR. Ik help nu om het reguliere werk te doen dat daardoor is blijven liggen. Het is natuurlijk heel bijzonder om vanuit huis te starten met een nieuwe baan, maar ik had gelijk het gevoel met open armen ontvangen te worden.” Door de collega’s is direct tijd vrij gemaakt om me wegwijs te maken in de werkwijze en de beleidsdossiers. AV steekt veel aandacht in het onderhouden van de onderlinge contacten tussen collega’s, bijvoorbeeld door verspreiding van de wekelijke brief met nieuwtjes over de medewerkers en hun thuiswerkperikelen. Er zijn naast de reguliere WebEx-afspraken over de inhoud ook koffieautomaatgesprekken via WebEx. En binnenkort hebben we een virtuele borrel, met meerdere kleinere groepjes, voor gezellige gesprekken eigenlijk net zoals dat in een echt café aan de bar en op het buitenterras gaat.”

Nieuwe verbindingen

Kun je het anderen aanbevelen om dit te doen? “Zeker! Volgens mij is het aantal aangeboden tijdelijke functies binnen de Rijksoverheid niet heel groot, en dat is eigenlijk wel jammer. Corona is nu een uitgelezen kans daarvoor vanwege de pieken van werk die er op plekken binnen de overheid ontstaan. Maar ook in de normale situatie is het een ideaal middel om je te verbreden en nieuwe verbindingen te leggen.”

Tekst: https://grenzeloossamenwerken.pleio.nl (redacteur: Jan Jelle van Hasselt)

Tijdelijk werk op de Mobiliteitsbank

Op allerlei plekken binnen de Rijksoverheid veroorzaakt de coronacrisis onverwachte pieken in werkbelasting. Of op hetzelfde moment valt er op andere plekken regulier werk uit. Om te zorgen dat we elkaar rijksbreed kunnen helpen, is er één centraal punt ingericht. Dat punt is de bestaande functionaliteit Tijdelijk werk op de Mobiliteitsbank. Deze mogelijkheid is aanvullend en ondersteunend op lopende initiatieven.

Elke rijksmedewerker die collega’s wil helpen, kan het aanbod bekijken via de functionaliteit Tijdelijk Werk op de Mobiliteitsbank. Nu is het aanbod nog beperkt, maar het is de verwachting dat dit de komende periode zal toenemen.

Dit is tot stand gekomen in samenwerking met UBR Personeel (Arbeidsmarkt en Loopbaan-en Talentontwikkeling), de afdeling Personeelsbeleid Rijk (DGOO, BZK) en het rijksbrede programma Grenzeloos Samenwerken (ondergebracht bij BZK).