Gabrielle Luzac: de ervaringen van een enthousiaste Rijksinkooptrainee

Gabriëlle Luzac is één van de enthousiaste Rijksinkooptrainees, die deze zomer na bijna 2 jaar het Traineeship Rijksinkoopprofessionals (TRIP) afrondt. Het traineeship kende veel uitdagingen, maar positief als Gabrielle is, zag zij vooral kansen om zich verder te ontwikkelen.

©HIS
Gabrielle Luzac

Waarom TRIP

Gabriëlle heeft een achtergrond in moleculaire biologie met een master specialisatie Science Based Business. Hierdoor raakte ze geïnteresseerd in de wereld van de inkoop. Binnen de Rijksinkoop zag zij de mogelijkheid om haar interesse voor de inkoop en de commerciële wereld te combineren met het maken van een maatschappelijke impact. Daarom koos Gabriëlle 2 jaar geleden voor TRIP. Haar motto: Probeer altijd de beste situatie te creëren voor zowel jezelf als jouw omgeving.

Ik verwachtte vooraf dat ik veel met de markt in gesprek ging

Dat kan ook als je maar duidelijk aangeeft wat je wilt en vooral waarom. Belangrijk is dat je deze wens kenbaar maakt aan diegene die hier over gaat. Laat hem/haar zien dat je het waard bent om die extra uitdaging aan te gaan binnen jouw afdeling. Trek de enthousiaste (stoute) schoenen aan, ook al ben je nieuw.

Gelijk een schot in de roos

Mijn eerste plek was bij het RIVM, onder andere bij de categorie Laboratorium. Ik kon gelijk mijn passie voor mijn studie combineren met iets waarin ik me verder wil ontwikkelen, namelijk de businesskant. Zo kon ik mijn expertise op het gebied van labmaterialen en onderzoeken combineren met het leren van het aanbestedingsvak. En waar mogelijk maatschappelijke impact creëren door onder andere gesprekken aan te gaan met de markt. Hierbij probeerde ik voornamelijk te kijken naar de mogelijkheden binnen de aanbestedingswet- en regelgeving in plaats van de regeltjes te noemen waar wij als Rijksoverheid op moeten letten. Het was echt een mooie scheidslijn voor mij om de maatschappelijke meerwaarde op te zoeken en dat te combineren met het commerciële aspect en mijn studieachtergrond. Dus drie vliegen in 1 klap!

Het is een spannend speelveld

Bij het RIVM heb je de vakspecialisten, de bestuurders vanuit Den Haag en van het RIVM zelf, de bedrijfsvoering en de markt. Het is heel spannend om dat speelveld te betreden als je nieuw bent.  Daarbij kan je ook echt van meerwaarde zijn als je samen met de onderzoeker een aanbestedingstraject opzet. Zeker als daar zowel zijn onderzoek bij gebaat is, als de markt geprikkeld wordt om aan de slag te gaan om de inkoopdoelstellingen te realiseren.

Gemeente Den Haag: totaal nieuwe wereld

Naar mijn idee kan je op meerdere manieren het traineeship door. (1) Je weet al wat je wilt doen na het traineeship en je kiest daarop die werkplekken uit. (2) Je verkent en onderzoekt en probeert verschillende dingen om jezelf te verbreden. Ik wilde juist leren en verbreden, op onderzoek uit. Dus koos ik voor een totaal andere organisatie. Ik ging van een uitvoeringsorganisatie bij de Rijksoverheid naar de gemeente Den Haag bij het team ‘Sociaal'. Zo gezegd zo gedaan, ik startte bij de gemeente in een totaal andere wereld, namelijk de inkoop van jeugdzorg. En dat is ook precies waarom ik het traineeship wilde doen.

Ik stapte vol goede moed bij de gemeente Den Haag binnen

Mijn doel als aanbestedingsadviseur was de beste zorg voor de jeugd te krijgen. Dit bleek een erg hoge ambitie, valkuil nr.1 die ik tijdens de Intercoachsessie leerde. Want wat kom ik als trainee eigenlijk doen? Een organisatie moet ook klaar zijn voor een meedenkende aanbestedingsadviseur. En dat was hier nog niet helemaal van zelfsprekend. Goed, daar kwam een klein hobbeltje tijdens het traineeship na een goede start bij het RIVM. Ik voerde de trajecten uit en probeerde daarnaast zoveel mogelijk te leren van de organisatie en de verschillende teams. Ik kreeg ook de kans om een bijdrage te leveren aan het professionaliseren van het contractbeheer!

En opeens was daar PIANOo

Zij boden me een vast contract en de rol van secretaris van de werkgroep aanbestedingsrecht. Ik mocht evenementen organiseren en in gesprek met markt en VNG. Als geboren netwerker wilde ik dat heel graag. Het roulatiemoment kwam er ook aan. Beter kon niet, dacht ik. Het was mogelijk om als derde en laatste werkplek bij de RVO te starten, waar PIANOo onderdeel van is. Ik hoopte dit te kunnen combineren. Ik ging in gesprek met beide partijen, in mijn eentje. Wellicht was het handiger om de TRIP-coördinator te betrekken om mij te helpen en adviseren hoe ik dit het best aan kon pakken.

Uiteindelijk ging ik in gesprek met de coördinator en met de RVO

Daaruit kwamen twee opties: (1) Of je gaat fulltime aan de slag bij PIANOo en stopt met het traineeship. (2) Of je gaat aan de slag bij de RVO en doorloopt diverse aanbestedingstrajecten. Nu wilde ik heel graag het traineeship en bijbehorende strategische opdracht afronden. Was dat mogelijk zonder het uitvoeren van aanbestedingen? Bij de gemeente Den Haag kwam ik er namelijk achter dat mijn passie niet bij het begeleiden van aanbestedingen ligt. Maar juist bij het verbeteren van de processen er om heen! Gelukkig kwam daar een derde optie...

Een plek bij BZK/DGOO

Op het laatste moment, belde mijn coördinator: Je gaat bij DGOO, afdeling inkoop en aanbestedingsbeleid jouw laatste 8 maanden doorbrengen! Ik ging aan de slag met de vraag hoe wij gezamenlijk als (Rijks)overheid het contractmanagement kunnen verbeteren. Maar wel zo dat mensen eigen regie houden over hun contracten. Je wilt niet alles beheren, dat is ook niet te doen. Je kunt wel iets Rijksbreed faciliteren waardoor we het werk voor de contractmanagers vergemakkelijken. Op dit moment zijn eigenlijk alle ingrediënten aanwezig: het enthousiasme van de contractmanagers, de middelen en de mensen. Denk bijvoorbeeld aan het Rijks I-Traineeship. Ik werk nu samen met twee data trainees. Zij zijn expert op het gebied van data en de technische aspecten van de ICT. In onze samenwerking help ik hen door het volledige inkoopproces te vertalen naar de benodigde data die nodig is om rijksbrede systemen in te richten. Dit soort samenwerkingen heeft het Rijk nodig. De vraag blijft interessant: Wat is er nodig om onze datavoorzieningen op orde te krijgen. En daarbij mogen we ook zeker de markt bevragen over de ideeën en mogelijkheden die zij bieden.

Ik zie heel veel potentie in het Rijksinkoopstelsel

Ik zie veel voordelen en positieve effecten. Aan de andere kant zie ik dat er aan de achterkant, de informatiestructuur, de data, de opbouw, nog veel te verbeteren is. We hebben het stelsel, nu moeten we kijken hoe we met de in te richten processen en informatievoorziening dit stelsel kunnen versterken. Op het gebied van de informatievoorziening kan het Rijksinkoopstelsel een grote kwalitatieve en kwantitatieve slag maken. We hebben iets nodig om de informatie te stroomlijnen. Dat is denk ik waar we nu staan: het Rijskinkoopstelsel verder ontwikkelen. Mijn uitdaging is hoe ik met mijn systeemkennis, met mijn fascinatie voor systemen als bioloog het grote logge monster van de Rijksoverheid kan temmen in de informatievoorziening en de datasystemen.

Als trainee ben je nieuw en lerende

Je kunt veel, maar soms ben je beperkt door je omgeving. Soms moet je dat even slikken en soms juist het gesprek aangaan. Dat moet je ook wel durven. Ik vind het belangrijk dat je je strepen verdient. Daar hoort ook bij dat je soms “de klusjes” klaart. Daar leer je trouwens ook veel van! Bij het RIVM deed ik in 8 maanden tijd 12 trajecten. Hierna raakte de nieuwigheid er af en ontdekte ik bij mijn tweede plek dat het aanbestedingsvak uitvoeren niet helemaal voor mij is. Probeer het op zo’n moment voor jezelf positief te maken. Zo stond bij de gemeente Den Haag vooral mijn persoonlijke ontwikkeling voorop en ontwikkelde ik mijzelf op het gebied van verbetertrajecten.

Leer jezelf kennen

En dat heb ik zeker gedaan tijdens het traineeship! Zo kwam ik er achter dat ik ervan houd om mensen te verbinden. Om overal het beste uit te halen en te kijken hoe we het samen op kunnen pakken. Ik ben daarnaast heel enthousiast. Ik dacht dat ik iedereen motiveerde door veel energie in ze te steken en te laten zien wat de meerwaarde is. Dat is wat anders dan iemand intrinsiek motiveren om mee te doen of het nut ergens van te laten inzien. Nadat ik me daarvan bewust werd, heb ik een goede middenweg gevonden. Ook van intervisiegesprekken met collega trainees leer je veel. Zij kijken weer heel anders naar situaties dan ik. In deze gesprekken kom je tot hele andere inzichten die je vaak ook weer verder op weg helpen! Bij mij kostte het ook wat tijd om te beseffen dat ik mijn omgeving om hulp kan en mag vragen. Als jij benoemt waarom je wel of iets niet wilt en wat het voor toevoeging heeft op de organisatie staat iedereen er voor open om met je mee te denken. Blijf vooral denken in mogelijkheden en vraag daarbij gewoon je omgeving om hun perspectief. Je hebt de regie over je eigen loopbaan, maar blijf daarbij ook om je heen kijken zodat je de kansen pakt die voorbij komen!