Inventief in tijden van corona: de eerste digitale @IIR-week

Drie keer per jaar organiseert I-Interim Rijk een ‘@IIR-dag’ voor alle medewerkers. Rondom wisselende, inhoudelijke thema’s worden workshops en keynotes aangeboden en er is veel tijd om bij te praten met collega’s. Door de uitbraak van het coronavirus kon de @IIR-dag op 26 maart niet doorgaan, en ook de nieuwe datum van 25 juni bleek al snel niet haalbaar vanwege alle maatregelen. Wat te doen? De organiserende I-Interimmers bedachten een alternatief: de eerste digitale @IIR-week. Van 22 juni tot en met 26 juni volgden collega’s vanuit hun thuiswerkplek diverse presentaties, digitale koffiemomentjes en ontmoetten ze bekende én nieuwe collega’s in buddygroepen.

Ewoud Halewijn en Agnes de Reus-Wegerif vormden samen de harde kern van de organisatie en blikken terug op een bijzonder project. Ewoud: 'Het is cruciaal voor I-Interim Rijk dat medewerkers zich ontwikkelen, het fijne weten van actuele trends, en dat ze met elkaar blijven netwerken. Het thema van deze editie was “Innovatie in dienstverlening”. We hebben gekozen voor een online week waarin de sessies verspreid waren over meerdere dagen, zodat het goed te combineren is met ieders opdracht. Ook waren er tussendoor veel kleine sociale events, zoals koffie- en borrelmomentjes, en de buddygroepjes'. Agnes: ‘Niet elke offline sessie is geschikt voor online. Het begint dan ook om te bepalen welke sessie we erin hielden en welke sessie we wilden toevoegen zonder het thema uit het oog te verliezen. Daarnaast wilden we ook aandacht geven aan actuele vraagstukken zoals corona. Het is ons gelukt hierover een “hot-item-track” toe te voegen aan de vier inhoudelijke en soft skills-tracks die we al hadden. Een breed aanbod, voor elk wat wils.’

De eerste digitale @IIR-week
Heleen Mosselman, domeindirecteur bij I-Interim Rijk

Ervaring spreker en deelnemer

Heleen Mosselman, domeindirecteur bij IIR, trapte op maandag de week af. Ook voor haar was deze vorm nieuw. Heleen: ‘Niemand zien of horen is onwerkelijk. En de start met aftellen als bij een raketlancering geeft het gevoel van een live tv-optreden. Maar dat went vast als je het vaker doet. Het zoeken naar een nieuwe vorm past wel echt bij IIR; meebewegen met de omstandigheden en kijken naar wat wél kan. Voor een volgende keer zullen we de positieve ervaringen van deze week behouden en er ongetwijfeld weer iets nieuws aan toevoegen. Een optimale balans zoeken met de kennis en mogelijkheden van het moment. Dat typeert eigenlijk elk @IIR-samenzijn’. I-Interimmer Jeroen van der Veen was erg blij dat de afgelaste @IIR-dagen in deze nieuwe vorm werden opgevangen: ‘Ik vond het leuk te ervaren hoe op creatieve wijze oplossingen zijn gevonden om toch met elkaar in contact te blijven en je vakmatig te blijven ontwikkelen. De omstandigheden hebben ons gedwongen hier nieuwe manieren voor te vinden en mijn ervaring was dat dit laagdrempeliger en beter is te matchen met een volle agenda dan een gebruikelijke dag in de Jaarbeurs. Ik hoop dat we binnenkort weer echt persoonlijk contact met elkaar kunnen hebben, maar dat we ook de winst van deze IIR-week behouden!’

Digitaal de toekomst?

Is deze @IIR-week een blauwdruk voor toekomstige interne events van I-Interim Rijk? Ewoud en Agnes zien zowel voor- als nadelen. Agnes: ‘Online en offline sessies kunnen goed naast elkaar bestaan. Wanneer je elkaar fysiek ontmoet krijg je naast de geplande kennisdeling ook ongeplande, extra kennisdeling. Dit is online niet te vervangen. Doordat I-Interimmers op eigen opdrachten zitten, blijft de behoefte om elkaar fysiek te ontmoeten. Dat draagt bij aan het wij-gevoel.’ Ewoud: ‘Uit de evaluaties blijkt dat deelnemers de online sessies gemiddeld beter waarderen dan de fysieke. Dat stemt tot vreugde voor nu én tot nadenken over de toekomst. Ik denk dat presentatoren zich tot in de puntjes voorbereid hebben. Het móest levendiger en interactiever, want het vond online plaats. En de openbare chat met een moderator werkte goed. Je krijgt snel de beste vragen in het vizier. Dus ik denk dat we voor betere inhoud meer naar online moeten. Maar voor de menselijke ontmoeting echt wel weer naar fysiek!’

Wat stond er op het programma?

Het thema van de @IIR-week was: ‘Innoveren van dienstverlening: techniek of mensenwerk?’. De week werd maandag afgetrapt met een opening van domeindirecteur Heleen Mosselman en een presentatie van CIO Rijk Lourens Visser. Centraal in zijn verhaal stond de innovatiekoers van het Rijk en alle uitdagingen die daarbij komen kijken. Daarna was het woord aan Arjan van den Born (Hoogleraar digitaal ondernemerschap bij de Universiteit Tilburg) voor de keynote Intelligent Government: Digital, Human, Social’. Op dinsdag, woensdag en donderdag vonden digitale subsessies plaats waar de I-Interimmers zich voor konden inschrijven.

Zo waren er sessies over innovaties in de jeugdzorg, bouwen aan virtuele teams, de aanpak rondom de corona-app, soft skills voor innovatie en bijvoorbeeld ethische dilemma’s rondom innoveren binnen de overheid. De sessies werden gegeven door I-Interimmers, maar ook door andere rijksorganisaties als NCSC, CJIB en de Ombudsman en partijen uit de private sector. Tussen de inhoudelijke sessies konden de I-Interimmers in digitale koffie- en borrelmomentjes met elkaar bijpraten en leerden ze elkaar beter kennen in zogenoemde ‘thuiswerkbuddy-groepjes’. Op vrijdag vond de plenaire afsluiting plaats door wnd. Algemeen directeur Pascal Kolkman, die terugkeek op een geslaagde week en een grote pluim uitdeelde aan de organisatie. Het slotwoord was aan Julia Janssen, kunstenares en schrijfster van het boek Achter de klik. Haar boodschap: hoe kan één klik op een knop impact hebben op je privacy, en welke intenties kunnen bedrijven hebben om bepaalde gegevens te achterhalen?