Aanbesteding Sanitaire supplies: een terugblik

Een aanbesteding van de categorie schoonmaak (onderdeel van UBR|HIS) waarin duurzaamheid en innovatie een grote rol speelden. Op 16 juni 2020 vond de ondertekening plaats voor de aanbestedingen hardware, supplies en services. Een terugblik naar hoe deze contracten tot stand kwamen.

Hoe begon het allemaal?

Met het aflopen van de eerste overeenkomsten voor sanitaire supplies per 1 juni 2020, zag het Rijk kansen om te vernieuwen en te verduurzamen. Innovatie en duurzaamheid zijn speerpunten van de Rijksoverheid. De Rijksbrede Categorie Schoonmaak Rijk (CMS) is verantwoordelijk voor deze contracten. Zij startte in 2019 met een uitgebreide marktverkenning om te onderzoeken welke mogelijkheden er allemaal zijn.

sanitaire supplies

Onder regie van CMS en UBR|HIS ontstond er een projectorganisatie

Deze bestond uit een stuurgroep en een projectteam. Het projectteam bestond weer uit drie specialistische kernteams voor respectievelijk Organisatie, Sociale duurzaamheid en Milieuduurzaamheid.

Het projectteam: samenwerken met experts op verschillende deelgebieden

Denk aan circulariteit, milieu en sociale duurzaamheid. Ook was er vertegenwoordiging vanuit verschillende organisaties (EZK, BZK DGOO, RWS, I&W, SZW) en vanuit alle concern dienstverleners (CDV’s). Uiteraard was de RSO als belangrijkste primaire afnemer vertegenwoordigd in het projectteam.

Wat zijn sanitaire supplies eigenlijk?

Sanitaire supplies zijn alle niet gebouw gebonden producten die in een toiletgroep aanwezig zijn. Denk hierbij aan toiletrolhouders, toiletpapier, etc.. Het projectteam verdeelde de sanitaire supplies onder in drie subgroepen; hardware, supplies en services.
 

“Wij Nederlanders zijn zuinig en hebben een hekel aan verspilling. Tegenwoordig heet dat duurzaamheid. Wij Nederlanders hebben een voorsprong op de internationale concurrentie omdat verspilling niet past bij Nederlanderschap. Het is goed dat de opdracht is verstrekt aan een volledig Nederlands MKB bedrijf, zodat de innovaties binnen MKB Nederland worden gestimuleerd door de Overheid. Groen is doen!”

- Julius Lurvink, Director Carel Lurvink-

Innovatieve strategie: de drie losse aanbestedingen doorbraken de traditionele markt van totaaloplossingen

De markt bestaat hoofdzakelijk uit partijen die sanitaire supplies aanbieden als totaaloplossing: het leveren en plaatsen van dispensers voor bijvoorbeeld zeep, handdoekjes en toiletpapier en de daarbij behorende vullingen en ook het leveren en reinigen van damesverbandcontainers. Door talloze overnames is de markt voor sanitaire totaaloplossingen in Nederland inmiddels gereduceerd tot twee à drie multinationals. Het opsplitsen van de uitvraag in hardware, supplies en services, doorbrak daarmee de traditionele markt. Deze innovatieve strategie zorgde er voor dat de concurrentie in de markt behoorlijk toenam. Het creëerde namelijk ook mogelijkheden voor bedrijven die geen totaaloplossing bieden om in te schrijven.

De drie aanbestedingen zijn wel zo met elkaar verbonden dat ze samen de totaaloplossing verzorgen. Inmiddels tonen andere aanbestedende diensten ook interesse voor het concept zoals het projectteam op de markt zette.

De drie aanbestedingen

CMS en UBR|HIS voerden drie aanbestedingen uit voor de drie verschillende productgroepen.

Aanbesteding sanitaire supplies – hardware
De producten in deze aanbesteding worden in principe eenmalig geleverd en bevestigd. Zijn de producten kapot? Dan worden ze gerepareerd of vervangen.

Aanbesteding sanitaire supplies - supplies
Dit zijn producten die frequent geleverd worden. De Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) of de externe schoonmaakdienstverlener vult de hardware producten met deze verbruiksartikelen en zorgt voor een continue bevoorrading op maat.

Aanbesteding sanitaire supplies – Services
In deze aanbesteding gaat het om het wisselen en reinigen van schoonloopmatten en van damesverbandcontainers en het vervangen van vullingen van luchtverfrissers.

Hoe zit het verder met de innovatie en duurzaamheid?

Zoals eerder aangegeven zijn dit belangrijke speerpunten binnen het Rijk. Binnen deze aanbestedingen was ook veel aandacht voor innovatie, milieu en sociale duurzaamheid.

“Wij zijn bijzonder tevreden met het vertrouwen dat de Nederlandse Rijksoverheid in ons stelt om samen na te denken over een meer duurzame manier van opereren. Uiteraard zijn we bewust van de voorbeeldfunctie dat de Rijksoverheid hierin draagt en het belang voor de maatschappij om bewuster om te gaan met onze grondstoffen. De allerlaatste technologie van handdrogers zijn niet enkel snel en hygiënisch maar zijn veel efficiënter waardoor ze 80% minder CO2 impact hebben op het milieu.”

- Sander Wetters, Director Wemaco-

Inspelen op circulariteit en verminderen van de milieubelasting

Voor zowel hardware, supplies als services zijn een betere overall milieuperformance dan gemiddeld ingekocht.

Voorbeelden hiervan zijn:

  • De milieutechnische doorontwikkeling van nieuwe en gebruikte hardware, waarbij het voorkómen van vervanging het uitgangspunt was.
  • Een ketengerichte aanpak die leidde naar de verlaging van milieu-impact van het supplies assortiment.
  • Hoge ambities ten aanzien van vermindering van de transportemissie.

“Bij de Rijksoverheid én King staat verduurzaming hoog op de agenda. Met de gunning voor sanitaire supplies zijn er mooie gezamenlijke doelen gesteld op het gebied van circulariteit en het stimuleren van innovaties. Binnen King zijn er inmiddels veel stappen gezet op het gebied van de logistieke processen, verpakkingsmaterialen en circulariteit. In een intensieve samenwerking met de collega-leverancier verwachten wij nog meer te versnellen op duurzaamheid.’’

- Huib Verbeek, Sales Manager King -

Meer mensen met een beperking aan vast werk helpen en een innovatieve proeftuin starten voor social return bij leveringen

De drie aanbestedingen maakten een grote impact op het gebied van sociale duurzaamheid. Voorbeelden zijn:

  • Social return en Internationale Sociale Voorwaarden (het verbeteren van sociale misstanden in de keten) waren een eis in de percelen voor supplies en hardware.  Vernieuwend en heeft 100% impact!
  • De contractpartijen voor services boden 10% aan als groeimodel voor social return tijdens de looptijd van het contract. Normaal is dit gemiddeld 5%.

Tijdens de looptijd van de overeenkomst kunnen inspelen op innovaties

In alle drie de aanbestedingen was volop ruimte voor innovatie, pilots en het meebewegen met toekomstige ontwikkelingen.

“Sinds jaar en dag is CWS betrokken bij de dienstverlening met de Rijksoverheid. Wat begon met enkele schoonloopmatten is inmiddels uitgegroeid tot een strategisch partnerschap. In de nieuwe samenwerking staat duurzame innovatie en maatschappelijke meerwaarde voorop. CWS is er trots op deze concepten samen met de Rijksoverheid en de ketenpartners in de praktijk te brengen.”

– Bob Hofkamp, Director Regional & Corporate sales NL CWS-

Marktconsultatie sanitaire supplies- services

Voordat het projectteam de aanbesteding voor services publiceerde wilde zij eerst meer inzicht in deze markt krijgen. In september 2019 vond er daarom een marktconsultatie plaats om de huidige ideeën te toetsen en te zorgen voor een haalbare uitvraag.

2 december 2019: publicatie van de aanbestedingen Hardware, Supplies en Services

Er kwamen 20 inschrijvingen binnen. Na de bekendmaking van de voorlopige gunning, volgde een Proof of Concept (PoC) procedure: voldoen de aangeboden producten (hardware en supplies) daadwerkelijk aan de gestelde eisen en het aangebodene? Bij deze PoC waren zowel eindgebruikers als schoonmakers en medewerkers van de CMS betrokken. Na alle beoordelingen en controles, volgde de definitieve gunning en ondertekening van de overeenkomsten.

De “five chosen ones”

Uit de 3 aanbestedingen kwamen de volgende 5 partijen:

  • Hardware: Carel Lurvink B.V. en Wemaco GVC
  • Supplies: CWS Nederland B.V. en King Nederland B.V.
  • Services: CWS Nederland B.V. en Elis Nederland B.V.

“Het werd ons al tijdens de consultatiefase duidelijk dat de uitvraag van de sanitaire supplies blijk zou geven van vergaande branche- en productkennis. Grote onderwerpen als circulariteit, social return en ontwikkelingen in onder meer verduurzaming van transport boden inderdaad een ongebruikelijk opzet.

Het stemt zeer tevreden onderdeel uit te mogen maken van deze gelegenheidsformatie en invulling te geven aan de uitdagingen die de veeleisende Rijksorganisatie aan haar Partners vraagt. RSO faciliteerde contacten en bijeenkomsten en heeft zich daarbij een prettige gastheer bewezen die een toon heeft gezet van eendracht en samenwerking. Dat is gezien de (competitieve) samenstelling van het gezelschap al een mooie verdienste.

Vanuit onze organisatie verwachten wij optimaal gespiegeld te zijn ingericht om adequaat invulling te geven aan alle vraagstukken bij RSO en in de keten van toeleveranciers.”

- Joerek Pruim, Strategic Partner Manager Elis -

Op 16 juni ondertekenden de partijen de overeenkomsten. Tijdens deze bijeenkomst werd duidelijk dat de wil er is om met elkaar samen te werken om van het traject een succes te maken.