Een brug bouwen terwijl je erop loopt

Nicole Huijskes is interimmanager bij Rijksconsultants. Ze kreeg, toen de lockdown tijdens de coronacrisis een feit werd, vanuit Koninkrijksrelaties een uitdagende opdracht; samen met een speciaal team werd ze verantwoordelijk voor het opzetten van een Logistiek Coördinatie Centrum voor het Caribische deel van het koninkrijk (LCCC). Zo konden in coronatijd ook voor de relatief geïsoleerde Caribische eilanden de cruciale, vitale processen in gang blijven. Nu het LCCC zich in een rustiger vaarwater bevindt heeft Nicole tijd om even terug te blikken en te vertellen over deze intensieve crisismanagementklus.

Voortdurende verandering

Het LCCC is opgericht om de transportbehoeften, in het Caribische deel van het koninkrijk, rond zorg (materieel, medicijnen en medici), brandstof en voedsel te organiseren, coördineren en monitoren. Een voortdurende cyclus van overleg en snel schakelen met verschillende ministeries, autoriteiten op de eilanden, commerciële partijen als KLM, en shippers. En een enorme uitdaging, aangezien de vraag de vervoerscapaciteit structureel oversteeg. Nicole: “We bouwden een brug terwijl we er al op liepen, omdat het een crisissituatie was. Super-ad hoc. Enerzijds waren we soms bezig om een arts op het vliegtuig te krijgen, anderzijds waren we in overleg met KLM om een extra vlucht in te kunnen zetten vanuit de Rijksoverheid en die optimaal te benutten.” Elke keer een hoop gepuzzel, waarbij het LCCC ook gelijk naar meer systematische oplossingen keek, door te reflecteren en nieuw beleid te ontwikkelen. 

Nicole Huijskes 770x484

Reflectie in actie

Die reflectie op de acties tijdens het crisismanagement is volgens Nicole cruciaal: “Ook al is het echt crisis, dat betekent niet dat je niet hoeft te reflecteren. Dat moet juist ook in een crisissituatie, omdat je anders zelf nog meer crisis organiseert dan er al is. Dat reflectiestuk is niet altijd vanzelfsprekend in organisaties. Dus dat breng ik altijd in, zodat we niet als een kip zonder kop rond gaan rennen.”
Los van de reflectie moest het LCCC zich telkens de vraag stellen wat het wel of niet deed en voor wie. Hoe ging het bijvoorbeeld om met restcapaciteit bij chartervluchten tussen de eilanden? “Je wilt efficiënt zijn, maar tegelijkertijd wil je niet marktverstorend zijn. Hierdoor moet je soms lastige besluiten nemen en kun je niet werken vanuit alleen maar doen.”

Flexibiliteit is key

Nicole heeft de klus bij Koninkrijksrelaties met veel enthousiasme opgepakt, maar enthousiasme was niet het enige vereiste: “Wat deze klus heel erg vraagt is onwijs veel flexibiliteit, werkelijk in alles. Niks ligt vast. Hoe je het moet doen ligt niet vast, hoe de situatie rond het vervoer er elke week uit gaat zien ligt niet vast, hoe je dag eruit ziet niet. Je moet in de Nederlandse tijd werken, in de Caribische tijd. Een crisisstructuur vraagt om veel flexibiliteit. Je moet veel kunnen schakelen en voortdurend klein en groot met elkaar in verband brengen.”

Borging

Momenteel werkt Nicole met het LCCC-team aan de borging van de logistieke processen voor de eilanden in crisistijd, zodat niet telkens voor iedere nieuwe crisis het wiel opnieuw uitgevonden hoeft te worden. “We hebben namelijk gemerkt dat het opbouwen van een institutioneel geheugen in en na een crisis niet vanzelfsprekend is. Dus dat is een interessant vraagstuk. Hoe zet je nu iets op dat behouden kan blijven. Deze coronacrisis heeft een heel specifieke aard, maar ook een heel algemene aard.”

Hybride fase

De coronacrisis is op de eilanden weliswaar over het hoogtepunt heen, maar de situatie blijft wereldwijd kwetsbaar en onzeker. Nicole: “De situatie lijkt minder nijpend, maar er komen voortdurend nieuwe vraagstukken. De eilanden zijn weer open en hoe gaat men dan om met het toerisme, waar de economie van de eilanden op draait? Met veel toeristen uit de VS, een van de grootste risicogebieden. Daarnaast hebben de bovenwindse eilanden al te maken met een terugkerende situatie die voor crisis kan zorgen: het orkaanseizoen.
Nu komt er dus een tijd van een soort hybride vorm. Je komt in een fase waarvan je denkt ‘het is wel een beetje crisistijd, maar ook niet de hele volledige crisisstructuur is nog nodig.’”

Mooi resultaat

Met een kwetsbare huidige situatie en een nabije, onzekere toekomst in het verschiet blijft Nicole voorlopig nog druk met het LCCC. Wel blikt ze nu al met tevredenheid terug: “Ik ben trots dat dit gelukt is. We hebben in korte tijd een organisatie met elkaar gebouwd. En het is heel mooi om de resultaten te zien die deze organisatie behaald heeft!”