Gemotiveerde beslissingen nemen, dankzij onderzoek door UBR|Organisatie-inrichting

In een reeks interviews belichten we iedere keer een ander aspect van de werkzaamheden van UBR|Organisatie-inrichting. Zo vertelde Directeur Regio Mirjam Visscher hoe de organisatieadviseurs haar geholpen hebben om de regiofunctie goed in te bedden in het Functiegebouw Rijk.
Joop Kruuk zoomde verder in op het Functiegebouw Rijk. Hoe het ontstaan is, waar het voor gebruikt wordt en hoe de toekomst van het FGR eruitziet. UBR|Organisatie-inrichting speelt een belangrijke rol bij de evaluatie van het FGR.

We spreken Lex de Lange en Ilse Wortelboer van UBR|Organisatie-inrichting over hun samenwerking bij twee projecten: Insourcing van het bureau van een internationale organisatie en de topstructuur van een ZBO van het ministerie van OCW.

Het derde interview in deze reeks is met Lex de Lange. Na ruim 16 jaar Directeur te zijn geweest, is hij nu Raadsadviseur bij OCW in algemene dienst. Vanuit deze positie wordt hij gevraagd voor bijzondere opdrachten.

lex de lange interview

We beginnen het gesprek met het bureau van de internationale organisatie. Het bureau zorgt ervoor dat het werkprogramma van deze organisatie uitgevoerd wordt. Op dit moment nog ondergebracht bij een private uitvoeringsorganisatie, maar besloten is om het bureau onderdeel te laten worden van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Op de vraag wat de achtergrond van deze transitie naar OCW is, legt Lex uit dat daar een rapportage van ABDTOPConsult aan ten grondslag ligt. ABDTOPConsult is een kleine adviesgroep van ervaren topambtenaren binnen de Rijksoverheid. In deze rapportage is een afweging gemaakt tussen factoren als financieringsvorm, organisatievorm en onafhankelijkheid van de organisatie, waarop OCW vervolgens aan Lex heeft gevraagd om een haalbaarheidsanalyse te doen. In deze haalbaarheidsanalyse is gekeken naar de organisatorische inbedding, de kosten, arbeidsvoorwaarden en huisvestingsproblematiek.

Voordat Lex duidelijkheid kon geven over arbeidsvoorwaarden en kosten moest eerst UBR|Organisatie-inrichting aan de slag om de functies binnen het bureau te onderzoeken en een vergelijking te maken tussen het niveau van de functies en bijbehorende salarisschalen in de cao Nederlandse Universiteiten en de cao Rijk.

Ilse Wortelboer is in gesprek gegaan met de secretaris en de medewerkers van het bureau om een helder beeld te krijgen van de opdracht, de inrichting en de functies van het bureau. Vervolgens zijn de functies ingedeeld in Functiegebouw Rijk en zijn de verschillen in personeelskosten berekend als input voor de haalbaarheidsanalyse.

De indeling van de functies in het FGR dient ook als input voor een arbeidsvoorwaardenvergelijking, die door de arbeidsjuristen van UBR|Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht verricht wordt. De arbeidsvoorwaardenvergelijking wordt op dit moment gehanteerd bij personeelsgesprekken over de mogelijke overgang van de mensen naar OCW.

Ilse Wortelboer heeft ook een Organisatie- & Formatierapport geschreven voor het toekomstige bureau binnen OCW, wat nodig is ter besluitvorming en voor de medezeggenschap.

Voorzag Lex struikelblokken of valkuilen bij deze transitie? Zijn antwoord is dat het belangrijk is om het proces goed en tijdig in te richten. Alleen dan kan je eventuele valkuilen zien aankomen en proberen daar een oplossing voor te vinden.

Het belangrijkste punt is het principe besluit: doen we het wel of doen we het niet, of beter gezegd is het haalbaar?

En vervolgens: Hoe gaan we dat ook voor de mensen zo goed mogelijk realiseren en dat is natuurlijk een proces. Mensen erbij betrokken houden en informeren over het reorganisatieproces. De medewerkers goed op de hoogste houden, met elkaar in gesprek blijven en zorgen voor transparante communicatie.

Niet alleen organisatorische inbedding en arbeidsvoorwaarden zijn van belang, ook de huisvesting en randvoorzieningen zoals bijvoorbeeld ICT moeten goed geregeld worden.  Het is zo belangrijk om de mensen daarin mee te nemen. Als je van de ene naar de andere organisatie overgaat, geeft dat toch onzekerheid. De laatste fase is nu ingegaan en dat is goed te merken aan het feit dat er steeds meer vragen komen. Het proces loopt nog steeds volgens plan. Zoals het er nu uitziet wordt het bureau in januari 2021 onderdeel van OCW.

Op de vraag hoe Lex de samenwerking met UBR|Organisatie-inrichting heeft ervaren, heeft hij een helder antwoord. Het feit dat hij onlangs weer een volgende opdracht aan UBR|Organisatie-inrichting heeft verstrekt, zegt genoeg! De samenwerking is uitermate plezierig, er wordt snel gewerkt en met een goed resultaat. Een resultaat waar je mee uit de voeten kunt. Prettige bijkomstigheid is ook dat bij deze opdracht, waar enige haast bij geboden was, UBR|Organisatie-inrichting snel kan schakelen.

En in januari van dit jaar lag er alweer een volgende opdracht. Een project bij een ZBO van OCW. Lex is al eerder bij deze organisatie betrokken geweest met name op het terrein van de arbeidsvoorwaarden. Op een gegeven moment kwam het onderwerp honorering aan de orde. Toen heeft Lex de suggestie gedaan om UBR|Organisatie-inrichting een onderzoek te laten doen. Het is in basis een vergelijkbaar met de eerdere opdracht, maar met een heel andere invalshoek. Het gaat hier om het functieniveau ‘bestuurders’. Diverse ontwikkelingen hebben geleid tot een andere organisatiestructuur en een andere inrichting van de bestuurdersfuncties binnen de ZBO. Dit riep de vraag op welke honorering daarbij past, ook tegen de achtergrond van de honorering bij vergelijkbare organisaties zoals andere toezichthoudende Zelfstandige Bestuursorganen.

Dat deze ZBO in een bijzonder speelveld opereert, bleek al snel. Uit de gevoerde gesprekken kwam naar voren dat de bestuurders van ZBO’s  geen managers zijn in de zin dat ze binnen het stramien van het Functiegebouw Rijk en FUWASYS passen. Om meer aanknopingspunten te vinden, hebben Ilse Wortelboer en Eddy Crijns van UBR Organisatie-inrichting rijksbreed beloningsinformatie verzameld en vergelijkingen gemaakt met andere ZBO-bestuurders.

Ook voor de organisatieadviseurs was dit een interessante uitdaging om tot een gedragen advies te komen. Het was in die zin een lastige opdracht want hoe topbestuurders gehonoreerd worden, is meestal geen openbare informatie. Ilse lacht, je kunt natuurlijk niet zomaar een organisatie bellen en vragen wat er verdiend wordt.

Uiteindelijk hebben de organisatieadviseurs met vier verschillende instrumenten (het FGR, FUWASYS, Kader Topstructuur en een eigen benchmark) gewerkt, om tot een gewogen advies te komen.

In zo’n benchmark wordt geprobeerd zoveel mogelijk schaalniveaus of beloningsniveaus te achterhalen van ZBO bestuurders. En nog is het moeilijk vergelijken. Zo geeft Ilse als voorbeeld dat het KNMI, topfuncties in de zorg en de KvK niet makkelijk met elkaar te vergelijken zijn.

Verschillen in beloning moeten niet alleen kloppen maar ook uit te leggen zijn.

Het is een uitdaging en soms een complicerende factor om de juiste functies voor een dergelijk benchmark te vinden. Maar zowel Ilse als Lex zijn blij dat in het advies een goede balans is gevonden. En dat blijkt natuurlijk ook uit het feit dat het advies is overgenomen. Op grond van het advies is door de Minister een nieuw bezoldigingsbesluit genomen.

Volgens Lex is het belangrijkste hierbij dat je het advies aan jezelf kunt motiveren.

Een dergelijk besluit over de bezoldiging van functionarissen dat moet je kunnen motiveren. Het moet recht doen aan de zwaarte van de functie. En het moet ook in goede verhouding staan tot andere functies. Ilse vult aan dat heel mooi is hoe dit vraagstuk bij de ZBO is opgepakt. Uitgangspunt was dat zwaarte en verantwoordelijkheid bepalend zijn. Daarom moet je wel op zoek naar de juiste motiveringen en argumenten. Waarom het is zoals het is.

Dat ‘uitleggen’ is voor Lex altijd een leidend criterium geweest. Voor zichzelf kunnen verantwoorden waaraan en op welke manier overheidsgeld besteed wordt.

Gelukkig heeft UBR|Organisatie-inrichting de kennis, ervaring en vaardigheden in huis om in dit soort projecten specialistische ondersteuning te bieden om tot een onafhankelijk advies te komen. Lex geeft aan dat je als projectleider natuurlijk zelf ook een beeld hebt van wat het moet zijn. Maar het is toch goed om een onafhankelijke derde het onderzoek te laten uitvoeren. En die heeft Lex gevonden in UBR|Organisatie-inrichting.

UBR|Organisatie-inrichting biedt advies, implementatie en begeleiding bij alle aspecten die relevant zijn voor de inrichting van een moderne Rijksdienst. Meer weten? Neem contact met ons op via e-mail organisatie-inrichting@rijksoverheid.nl