“Stel als leidinggevende je eigen positie eens ter discussie!”

Een gewaagde uitspraak uit het interview met Symone Peters en Egbert Righolt. Symone is coördinerend beleidsmedewerker Ambtelijk Vakmanschap en Rechtspositie en founding mother van de Gedragscode Integriteit Rijk (GIR). Deze gedragscode geeft een overzicht van de belangrijkste rijksbrede afspraken op het gebied van integriteit. Egbert is senior beleidsmedewerker Ambtelijk Vakmanschap en Rechtspositie en ondersteunt inhoudelijk het Interdepartementaal Platform Integriteitsmanagement (IPIM). Op dit moment houdt hij zich met name bezig met de doorontwikkeling van de Leidraad uniforme basiseisen voor vertrouwenspersonen.

We spreken Symone en Egbert over een breed onderwerp, namelijk integriteit en (on)gewenst gedrag. Dat raakt aan een veilige cultuur en ambtelijk vakmanschap. De GIR is daarbij een leidraad. In 2019 is de GIR voor het laatst aangepast in verband met de komst van de Wnra. Alle verwijzingen naar de oude regelgeving zijn herzien, zodat met ingang van 2020 een geheel up to date GIR voorhanden is. 

Symone Peters en Egbert Righolt
Symone Peters en Egbert Righolt

Gedragscode is geen regelgeving.

Symone legt uit: De gedragscode is een vertaalslag van regelgeving naar gedrag. Wij hebben ervoor gekozen om vaker gewenst gedrag te benoemen. Als je het altijd hebt over wat niet mag, dan trek je integriteit in een negatieve sfeer en wordt het een besmet begrip. Dan gaat het altijd over incidenten, het melden van incidenten en het handhaven bij incidenten. Maar het gaat over veel meer. Het gaat vooral over de dilemma’s die je in de dagelijkse praktijk tegenkomt. De keuzes en afwegingen die je daarin maakt. Integriteit is vaak een grijs gebied. Het gaat niet om goed of fout; je bent niet meteen een foute ambtenaar als je een keer vergissing maakt. Het gaat erom dat iedereen weleens voor lastige vraagstukken komt te staan en hoe handel je dan?

Egbert vult aan dat het adagium is: maak het bespreekbaar. De GIR nodigt uit om met elkaar het gesprek aan te gaan in plaats van een verbod te formuleren. Neem als voorbeeld het aannemen van geschenken. Het gaat er niet zozeer om of het geschenk een waarde heeft van meer of minder dan 50 euro. Veel belangrijker is, dat je in alle gevallen nadenkt, wie jou op welk moment iets aanbiedt en wat de achtergrond daarvan kan zijn. Is het dan acceptabel of niet? Bespreek dat vaker met elkaar.

De GIR is doorspekt met aanwijzingen om het gesprek aan te gaan. En juist leidinggevenden hebben hierbij een belangrijke rol. Immers, hoe veilig is de bespreekcultuur binnen je organisatie? Je moet altijd vrijuit met elkaar kunnen praten. Daarom is in de nieuwe versie van de GIR een paragraaf toegevoegd over het voeren van het goede gesprek. En er is een voorlichtingsfilmpje over de GIR beschikbaar met als motto: De Gedragscode integriteit is een leidraad, het bespreken is de norm.

Managers moeten in de gaten hebben wat er op de werkvloer gebeurt. Het start aan de voorkant met de bereidheid van medewerkers om dingen te delen en dilemma’s te bespreken. Maar aan de achterkant moet er ook het sluitstuk zijn, dat er wordt gehandhaafd. Voor een goed integriteitsbeleid binnen organisaties is meldingsbereidheid belangrijk. En als er dingen fout gaan, dan moet het worden aangepakt. Als je dingen blijft tolereren of met de mantel der liefde bedekt, is dat is niet goed. Het is ‘en’ ‘en’.

Handhaven, het woord is gevallen. Is dat een van de valkuilen voor leidinggevenden? Dat ze een dilemma niet aan durven pakken of hopen dat iets zich vanzelf oplost? Volgens Symone worstelen leidinggevenden vooral met de vraag ‘wat is de norm’? Eigenlijk wil iedereen graag een duidelijke handleiding: dit is fout en dat is goed. Maar zoiets bestaat gewoonweg niet.

Volgens Symone is het leerpunt voor leidinggevenden dat ze zich kwetsbaar moeten durven opstellen. Juist bij vraagstukken over integriteit hoef je als leidinggevende niet altijd meteen te weten hoe het moet. Je kunt best aangeven dat je er zelf ook mee worstelt. Probeer het met elkaar op te lossen, ook nu door de corona-crisis veel mensen thuiswerken. Symone hoopt dat medewerkers hun dilemma’s bespreekbaar blijven maken.

Vertrouwenspersonen en integriteitscoördinatoren.

Egbert: Stel dat er in een integriteitschending plaats vindt in jouw team. Hoe ga je daar dan mee om? Schroom als leidinggevende dan niet om de integriteitscoördinator te betrekken. Samen kunnen jullie bepalen waar je staat, welke processen er in gang gezet moeten worden en of er onderzoek moet worden gedaan.

De Baseline Intern Persoonsgericht Onderzoek (BIPO) geeft rijksbreed invulling aan de wijze waarop onderzoek moet worden gedaan en verschaft duidelijkheid over de rollen en taken in het onderzoekproces. Want dat is zeker iets waar je als leidinggevende mee kan zitten. Moet je nou zelf onderzoek gaan doen? Ga je zelf aan de slag of kun je dat bij iemand beleggen? En wie benader je dan? Dat is nu duidelijk omschreven. Egbert geeft aan dat het een omvangrijk, maar uitputtend document is.

Ook de vertrouwenspersoon heeft een belangrijke rol. Hij of zij heeft een luisterend oor en kan de medewerker adviseren. Soms kun je zo voorkomen dat een probleem groter wordt dan het al is. Een vertrouwenspersoon bemiddelt niet, maar geeft de medewerker een steuntje in de rug en kan doorverwijzen naar andere hulpverleners, zoals bedrijfsmaatschappelijk werk.

Symone vult aan: Het meldproces is uitgebreid geanalyseerd en beschreven. Er is een beschrijving voor organisaties en een stuk dat zich specifiek richt op melders. We zijn van plan om de leidinggevenden als specifieke doelgroep te bedienen.

Wat nieuw is, is dat de melder in het proces centraal wordt gesteld. Daarnaast is de rol van procesbegeleider geïntroduceerd, die het proces bewaakt en de communicatie tussen de melder en de leidinggevende kanaliseert. We hebben gemerkt dat de leidinggevende opgeslokt kan worden door het incident en het managen ervan. Zo’n incident kan een enorme impact hebben op de werkvloer. De leidinggevende moet dat allemaal in de gaten houden, en rekening houden met de melder en degene op wie de melding betrekking heeft. De communicatie naar de melder raakt zo gemakkelijk ondergesneeuwd. De keuze voor een procesbegeleider kan dan uitkomst bieden.

Symone en Egbert roepen leidinggevenden op om kennis te nemen van de procesbeschrijvingen en eventuele onduidelijkheden daarin te melden (postbusIPIM@minbzk.nl).  Dit kan helpen om leidinggevenden en medewerkers die te maken krijgen met een integriteitsvraagstuk, nog beter te bedienen.

Toekomst

Hoe zien Symone en Egbert de toekomst? Volgens hen wordt het druk op integriteitsgebied. Men wil meer en sneller resultaat zien. Daarnaast blijft integriteit een taai onderwerp. Het integriteitsbeleid is voortdurend in ontwikkeling en wordt steeds verder rijksbreed geharmoniseerd. Een voorbeeld daarvan is de uniformering van de rol en de taak van de vertrouwenspersoon en de facilitering van het vertrouwenswerk. Het is belangrijk dat vertrouwenspersonen hun rol goed kunnen uitvoeren. Dat ze goed geëquipeerd zijn en dat medewerkers en leidinggevenden hen makkelijk kunnen vinden. Dat laatste geldt ook voor de integriteitscoördinator.

Symone: Wat nu veel aandacht vraagt, is hoe zorg je voor een veilige bespreekcultuur? We roepen wel maak het bespreekbaar, praat erover! Maar hoe doe je dat? Leidinggevenden staan daar echt voor aan de lat.

Egbert ziet bij leidinggevenden soms een zekere mate van handelingsverlegenheid. Het onderhanden hebben van een integriteitsincident overkomt iemand (gelukkig) niet zo vaak. Dan moet je toch diep nadenken wat je ermee aan moet. Het is goed om te weten dat er een procesbeschrijving is en dat er deskundigen zijn bij wie je terecht kunt. Vergeet na afloop niet te evalueren. Had het beter of anders gekund? Zijn er dingen te leren uit het proces? Intervisie en evaluatie zijn belangrijke instrumenten om het proces blijvend te verbeteren.

We sluiten het interview af met een interessante vraag. Wordt een integriteitsissue altijd voldoende herkend? We zien organisaties met veel en met weinig meldingen. Maar dat zegt weinig. Durven medewerkers in zo’n organisatie wel meldingen te doen? Of worden dilemma’s helemaal niet opgemerkt?

Egbert: Met ingang van dit jaar worden integriteitschendingen door ministeries proactief openbaar gemaakt. Doel is dat we op dit punt meer openheid betrachten. Waarom zouden we het binnenskamers houden? Daar is geen goede reden voor. Laten we open en eerlijk zijn, aangeven wat er aan de hand is. Er zijn afspraken gemaakt in het IPIM hoe we meer kwalitatieve informatie kunnen geven. Meer context verschaffen. Dat is zoveel meer dan alleen praten over incidenten.

Symone vult aan dat je vanuit openheid en transparantie steeds meer bespreekbaar krijgt op de werkvloer. Ze doet een oproep aan leidinggevenden: zet je voelsprieten eens wat meer uit. Integriteit is meer dan een onderwerp dat je even moet afvinken in functioneringsgesprekken. Breng het gewoon eens aan de orde in een teamoverleg. Vraag eens aan je medewerkers hoe ze erbij zitten. Hoe is de werksfeer? Hoe gaan we hier met elkaar om? Daar begint het vaak mee. En omschrijf integriteit wat luchtiger. Je kunt ook vragen tegen welke dilemma’s je medewerkers aanlopen in het werk en hoe ze daarmee omgaan.

En zo komen we ook bij de titel van dit interview: Stel als leidinggevende je eigen positie eens ter discussie. Kunnen je medewerkers vrijuit tegen je praten? Ook bijvoorbeeld over de manier waarop je leidinggeeft? Egbert vult aan: Geef je medewerkers ruimte om feedback te geven. En in plaats van repressief op te treden, ga eens in gesprek met elkaar. Waarom gebeurt er elke keer hetzelfde? Zijn de regels wel duidelijk, en gaat iedereen er hetzelfde mee om?

Genoeg stof om over na te denken! De belangrijkste punten nog op een rij:

  • Durf het gesprek aan te gaan
  • Bied een veilige omgeving
  • Maak het niet te zwaar
  • Integriteit is ieders verantwoordelijkheid

Heb je naar aanleiding van dit interview vragen of wil je meer informatie? Neem dan contact op met het Kennispunt Integriteit van UBR|Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht via kennispuntintegriteit@rijksoverheid.nl