De Tenderboard, beter aanbesteden en risico’s beteugelen

UBR|HIS richtte de Tenderboard in 2016 op als pilot. Met groot succes, want daarna werd de Tenderboard een vast onderdeel van de HIS.

De Tenderboard; hoe zat het ook al weer?

De Tenderboard organiseert gezonde tegenspraak op sourcing- en inkooptrajecten. Hoe? Door het bijeen brengen van interne- en externe deskundigheid. De Tenderboard toetst en adviseert vooraf de strategische keuzes in sourcing- en inkooptrajecten. Met deze vorm van "tegenspraak" en de daaruit volgende adviezen, vergroot een opdrachtgever de kwaliteit van zijn aanbestedingen. Tegelijkertijd biedt het kansen om risico’s van ongewenste aanbestedingsuitkomsten te beteugelen en uitloop in de doorlooptijd te voorkomen.

De Tenderboard behandelt complexe sourcing- en inkooptrajecten

De categorie ICT werkomgeving Rijk (IWR) legde alle aanbestedingen voor aan de Tenderboard. De laatste aanbesteding was IWR2019|VoIP Centrales Mitel. Categoriemanager Lucien Claassen: 'Dankzij het advies van de Tenderboard kozen we een veel beter passende contractvorm en contractduur dan wat we zelf hadden bedacht. We sloten namelijk een dienstverleningsovereenkomst voor onbepaalde tijd af met een opdrachtnemer. Dit is vrij uniek, want lange looptijden liggen wat gevoelig bij juristen. Ook leidde het advies van de Tenderboard tot een sterk vereenvoudigde deelnemerslijst. We noemden in de deelnemerslijst alleen het deelnemende departement en niet alle diensten die eronder vallen.'

Logius legde afgelopen twee jaar meerdere aanbestedingen voor aan de Tenderboard

Dit waren aanbestedingen voor onder andere applicatiediensten, de uitbesteding van haar infrastructuurdiensten en het uitbesteden van SIEM/SOC diensten. Roger Gerardts, sourcingsmanager was contactpersoon namens Logius bij de aanbesteding Applicatiediensten. Hij vertelt: 'Het advies van de Tenderboard hielp ons de minimale geschiktheidseisen nog beter aan te laten sluiten op de markt. Ook leidde dit tot een nog betere beschrijving voor met name het MKB, hoe ook zij kunnen inschrijven op deze aanbesteding. Denk aan onderaanneming of een combinatievorming. En daarnaast legden we door het Tenderboardadvies contact met een aantal mede-overheden om ervaringen en best-practises uit te wisselen.'

Ook bij VWS bewijst de Tenderboard zijn waarde

Het ministerie van VWS legde een complexe aanbesteding voor een “uzi-pas” voor aan de Tenderboard. Zorgverleners in Nederland gebruiken een pas om het Burgerservicenummer (BSN) van patiënten op te vragen en in hun administratie te registeren. Het gaat hier vanzelfsprekend om gevoelige informatie. CIO VWS Ron Roozendaal: 'In de Tenderboard zitten mensen die ons goed onderbouwd aan het denken hebben gezet. Dit zorgde ervoor dat wij bijna alle adviezen overnamen. Door de Tenderboard is de kwaliteit van de aanbesteding verbeterd. Van goed naar nog beter. Ik leg zonder twijfel nog een keer een aanbesteding bij de Tenderboard neer.' De CIO VWS vertelde in een interview over de complexiteit die bij een aanbesteding van zo’n pas komt kijken en waarom VWS toch besloot de Tenderboard van de HIS in te zetten ondanks de extra tijd die het kostte. Lees het volledige interview met Ron Roozendaal

Wil je meer weten over de Tenderboard?

Kijk dan op de website van UBR. Of lees de factsheet, opgesteld door de secretarissen van de Tenderboard. Daarin staat opgenomen hoe jij de Tenderboard kunt inzetten voor jouw sourcing- of inkoopvraagstuk.

Goed om te weten

Alle Rijksoverheidsorganisaties kunnen de Tenderboard inzetten. Neem daarvoor contact op met één van de secretarissen van de Tenderboard, Daan Moerman of Tom Grubben.