RVB en de HIS trekken samen op in inkooptraject

Een leiderschapsprogramma  voor alle leidinggevenden van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Dat was de opdracht van het RVB en de HIS. Bij het inkopen van zo’n programma wil je het liefst persoonlijk contact en de klik met de trainers aanvoelen. Hoe doe je dat in een tijd waarin alles online gaat? En hoe beoordeel je de ingestuurde plannen op papier? We vroegen het aan de betrokken partijen, de RVB als opdrachtgever, de HIS als de inkooporganisatie en organisatieadviesbureau TwynstraGudde die het contract gegund kreeg. Jos van Es, projectleider leiderschapsprogramma, Tessa Ammerlaan, Inkoopadviseur HIS en Britta Gielen senior partner Leadership & Change bij Twynstra Gudde, vertellen hoe dit proces en de samenwerking verliep.

Zoektocht naar inkoopondersteuning

‘Begin dit jaar gingen we op zoek naar de meest ideale inkoopondersteuning voor het opzetten van een leiderschapsprogramma’, vertelt Jos. ‘Mede door ervaringen van andere organisaties met het inkopen van dergelijke programma’s zocht ik contact met onze relatiemanager bij de HIS. Kan de HIS hierin iets voor ons betekenen?’ ‘Meestal ondersteunen wij het RVB alleen bij ICT gerelateerde inkoop’, vult Tessa aan. ‘Er zijn echter uitzonderingen, zoals in dit geval.’

We willen een leiderschapsprogramma voor alle leidinggevenden binnen het RVB

‘Dat zijn er zo’n 130’, vertelt Jos. ‘We waren eigenlijk niet veel verder dan het formuleren van de centrale thema’s en een globaal idee over de vorm en doorlooptijd van het programma. Hiermee meldde ik me bij Tessa.’ ‘We gingen daarna eigenlijk gelijk aan de slag met de vorming van het projectteam’, gaat Tessa verder. ‘We dachten na over mogelijke partijen, het soort traject en wat de verwachting is qua omvang. We hielden de communicatielijnen kort en eigenlijk verliep dit best vlot. Het werd een onderhandse aanbesteding. Er was dus al een voorselectie gemaakt met vijf partijen als resultaat.’

Kennismaken in een online setting

‘Meestal reserveren we een grote zaal en nodigen alle leveranciers uit om met elkaar in gesprek te gaan’, vertelt Tessa. ‘Dit keer ging het digitaal. Dat is toch spannend, want je zit met 14 mensen in een informatiesessie. Het was aftasten of het werkte op deze digitale manier. Dat ging prima en er kwamen ook leuke gesprekken op gang.’ ‘De sessie was in juni, dus we waren al een beetje gewend aan online vergaderen’, vult Britta aan. ‘Ook voor ons als leverancier is zo’n informatieronde elke keer weer spannend. Als ik terugdenk aan de online setting, was het informatief, we hadden genoeg te vragen, we kregen alle ruimte en was het vriendelijk, open en laagdrempelig.’  

Doe het netjes

‘Dat was mijn opdracht: Jos, natuurlijk is de inhoud ontzettend belangrijk, maar doe het netjes. We willen geen risico lopen dat we vanwege verkeerde stappen in het proces onderuitgaan. Inkooptechnisch was dat natuurlijk prima belegd bij Tessa. Inhoudelijk was het in goede handen bij ons projectteam. We vonden het ook belangrijk de vooraf geselecteerde partijen goed te bedienen op zowel de procesmatige als inhoudelijke kant. Dit is natuurlijk ook in ons eigen belang. Daarom zaten we ook met een brede afvaardiging bij de eerste informatiebijeenkomst. We waren zo in staat om zowel de inkooptechnische als inhoudelijke vragen goed te beantwoorden. Dat hoorde ik later ook terug van leveranciers. Zij hadden ook mindere ervaringen in inkooptrajecten waarbij met name het inhoudelijke stuk niet altijd goed toegankelijk is.’

We kozen voor het consensusmodel

‘Na de informatiesessie dienden alle partijen een plan in op basis van de door ons opgestelde criteria’, vertelt Jos. We spraken lang over de beoordelingsmethodiek. Geven we punten, pakken we de rekenmachine en rolt daar een keuze uit? We namen steeds zorgvuldigheid en transparantie als uitgangspunt. Het moet uitlegbaar zijn. We kozen in alle rondes voor het consensusmodel. De afspraak was dus dat we er als projectteam, inclusief één van de directeuren als opdrachtgever, gezamenlijk uitkwamen. We namen de score per beoordelaar als vertrekpunt om een overall beeld te krijgen van waar de vijf partijen staan. De eerste ronde moest minimaal twee, maximaal drie partijen opleveren voor de volgende ronde.’

We vroegen iets bijzonders aan de partijen

‘Dat realiseren we ons ook’, zegt Jos. ‘Je gaat met elkaar een langdurige relatie aan. Daar hangt nogal wat van af. Je vraagt een investering van een partij en dat betekent ook dat je daar heel zorgvuldig mee om gaat. De klik is ook ontzettend belangrijk. Je kan het allemaal wel mooi op papier zetten, maar hoe voer je dat vervolgens uit in de praktijk? We doen de partijen, maar uiteindelijk ook onszelf te kort door zo’n inkooptraject alleen op papier te doen. Dus bespraken we de mogelijkheden, zoals het houden van een workshop. Tessa was daar ook helder in: als je het transparant doet, is veel mogelijk. Dus wees duidelijk in wat je nastreeft en helder in je beoordeling. Ik kon dus, vanuit de zekerheid dat het inkooptechnisch allemaal prima op orde was, de inhoud leidend laten zijn. Dat vond ik mooi en een mooi succes ook van de samenwerking tussen het RVB en Tessa.’

We gaven elke partij dezelfde casus

‘Je moet het zo objectief mogelijk houden, dus je vraagt aan elke partij hetzelfde’, vertelt Tessa. ‘Als wij zeggen, geef maar een workshop, dan is het appels met peren vergelijken. Daar kun je niet op beoordelen.’ ‘De groep deelnemers was bekend en er zat casuïstiek bij met allerlei vormvereisten’, vult Britta aan. ‘Daarmee was het objectief. Wij zijn bekend met het uitwerken van de casus op schrift. Maar het was ook voor ons nieuw om op basis van een casus een live workshop te organiseren. Wij waren zelf ook blij met het verzoek om een workshop. Natuurlijk moet er voor de deelnemers een klik zijn, maar dat geldt voor ons ook. Uiteindelijk wil je mensen zien. Dus de eerste ontmoeting met de klant is dan in een workshop. Dan krijgt het kleur.’ ‘Zo’n online workshop is toch van een andere orde dan een online informatiesessie’, gaat Jos verder. ‘Wij waren ook gewoon heel benieuwd naar de impact. Lukt het die bureaus in deze beperkte werkomgeving impact te hebben? Dat vond ik wel spannend. De deelnemers aan de workshop, MT leden en enkele directeuren, vonden het ook een leuke ervaring. Zij boden zich allemaal spontaan aan om ook na het traject mee te blijven denken over de inhoud van het programma en hoe we de doelstellingen van het programma kunnen realiseren.’

Alle workshops op dezelfde manier beoordelen

‘We gaven de deelnemers aan de workshop een formulier met beoordelingskader mee’, vertelt Tessa. ‘Dat gaat dan over de spreker, de toegepaste methodes, het soort interactie. Daarmee kunnen we alle workshops op dezelfde manier beoordelen. ‘Op basis van de ingevulde formulieren volgde de laatste stap, namelijk een verificatiegesprek met de bureaus’, vult Jos aan. ‘We vonden het belangrijk om onze ideeën naast die van de bureaus te leggen. We waren benieuwd hoe zij zelf reflecteerden op hun workshop. De kwaliteit van die reflectie speelde ook een rol in de uiteindelijke beoordeling.’ ‘De bij mij bekende verificatie doe je eigenlijk na afloop, als de keuze al gemaakt is, reageert Britta.  Deze variant, waarin jullie feedback wilden geven op de workshop en ook ons uitdaagden zelf te reflecteren was echt een nieuw element.’

Zorgvuldigheid en onderbouwing

‘We gingen zorgvuldig om met de partij aan wie we uiteindelijk de opdracht gunden, maar ook met de partijen aan wie we niet gunden’, vertelt Jos. ‘Het was ook niet voor niks dat we de 5 partijen uit die kleine marktverkenning kozen voor de onderhandse aanbesteding. We hebben ook alle belang bij goede contacten met die bureaus. Ik hamerde zelf ook steeds op een goede onderbouwing van het niet gunnen. ‘We spraken ook met deze partijen over de lessons learned en de argumentatie waarom we niet aan hen gunden’, vult Tessa aan.

Goede communicatie is zo belangrijk

‘Het was fijn dat de communicatie rechtstreeks verliep en niet bijvoorbeeld via een systeem’, vertelt Britta. ‘Er liep veel via Tessa, met Jos en het projectteam daarachter. De menselijke factor speelde een grote rol. Tessa vond daar een mooie middenweg in en was ook benaderbaar. Uit zorg en angst worden soms muren opgegooid en dat was hier niet het geval. Die balans vond zij heel goed. Dat is voor zo’n traject en voor dit werk belangrijk. Ik heb dit Tessa ook laten weten. Het was zorgvuldig, correct, snel, geen black box. Je weet met wie je contact hebt. Dat is prettig als leverancier. Jullie deden ook wat jullie beloofden. Dat is zeker niet altijd zo. Wij denken weleens bij dit soort inkopen: het zijn toch geen bakstenen? Hoe koop je nou leiderschapstrajecten en trainingen in zonder contact met elkaar te hebben? Vanuit het leveranciersperspectief doet dat pijn. Dat hebben jullie mooi gedaan. Dat besef ik ook nu pas. De keuze van het RVB om de HIS in te schakelen, toont aan dat jullie dit snappen en past ook in die lijn.’

Het is menselijk aanbesteden

‘Ik verkoop mensenwerk, contact met mensen’, legt Britta uit. ‘In dit traject lukte het binnen de beperkingen van een procedure en een online setting het menselijke contact te optimaliseren. Er was sprake van een menselijk proces. Dat vind ik echt de verdienste van de HIS en het RVB.’