Vraag en oplossing: Jordy en het COA

De afdeling ICT van het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) werkt met een vaste lijst acceptatiecriteria om vooraf te kunnen bepalen of nieuwe informatiesystemen of grote aanpassingen goed te beheren zijn. De belangrijkste vraag: hoe kan dit meetinstrument eenvoudiger en overzichtelijker? Het I-Partnerschap Rijk-Hoger onderwijs koppelde het COA aan de Haagse Hogeschool en Jordy Dekker, student ICT business datamanagement. In januari sloot Jordy zijn derdejaarsstage bij het COA af.

Wat was het probleem?

Jordy: 'Voorafgaand aan elke in te kopen applicatie of aanpassing van een bestaande applicatie vult de projectleider een formulier in met 84 applicatiecriteria en legt die voor aan de criteria-eigenaren. Het gaat dan bijvoorbeeld om criteria als architectuur en informatiebeveiliging. Passen die binnen het huidige beheersysteem? Zo kun je beheerproblemen voorkomen. Maar het invullen van die lijst was wel omslachtig. Ook was er geen duidelijke definitie voor elk criterium en konden de ingevulde toelichtingen verschillend geïnterpreteerd worden per criterium-eigenaar.'

Jordy Dekker

Wat is de oplossing?

'Na eerst de knelpunten te hebben opgevraagd bij de betrokkenen, heb ik uiteindelijk een nieuw format bedacht om er een logisch geheel van te maken. Het aantal relevante criteria kan hetzelfde zijn als voorheen, maar dat is geen doel op zich. Elk criterium heeft een duidelijke omschrijving meegekregen voor de projectleiders, een soort scenario. En daarnaast is elk criterium voorzien van een meetvoorschrift: wanneer is iets bijvoorbeeld voldoende en wanneer is het echt goed? Er ligt nu een proof of concept waar de afdeling mee aan de slag kan. Alleen al door onze gesprekken en het beantwoorden van mijn vragen realiseren collega’s zich dat het ook anders kan.'

De eerste ICT-stagiair
Evert Straatman is chief technology officer (CTO) bij het COA. Via het CTO-overleg van Justitie kwam hij in contact met het I-Partnerschap. Jordy Dekker was de eerste ICT-stagiair bij het COA en dat is goed bevallen. Evert: 'We onderzoeken nu samen met het I-Partnerschap de mogelijkheden om structureel (afstudeer)stages aan te gaan bieden met casussen van het COA.'

Stagebegeleider Wilma Schaap over de eerste ervaringen: 'In het begin was het even zoeken om de juiste modus te vinden voor het 100% begeleiden op afstand. Maar de begeleidingstips die we kregen van het team Rijks I-Stage hebben daar goed bij geholpen. We begonnen met dagelijks Skype-contact. Toen Jordy eenmaal zijn draai had gevonden, was twee keer per week een vaste afspraak voldoende.'

Meer weten over het I-Partnerschap? Volg ons op LinkedIn en bezoek onze website.