‘Bijdragen aan een beter functionerende overheid maakt me trots’

I-Interimmer Bert Veenendaal deed de afgelopen jaren een bijzondere opdracht bij de Raad van State. Samen met collega Jacques Snel werd een complete digitale transitie in gang gezet, met alle uitdagingen die daar bij komen kijken. In dit interview blikt Bert terug op een bijzondere klus, in een ‘hectische maar mooie organisatie’.

Kun je vertellen hoe deze klus begon?

Bert: ‘De Raad van State stond in 2017 voor een digitale transitie, een mooie klus. Door dat te doen wil de Raad de Nederlandse burgers sneller en betere service kunnen bieden. Vanuit I-Interim Rijk ben ik daar samen met collega Jacques Snel mee gestart. Toen we begonnen, merkten we al snel op dat de klus nog een stuk complexer en groter was dan we vooraf hadden gedacht. We hebben toen een taakverdeling gemaakt: Jacques ging zich richten op het meenemen van de bestuursraad in de transitie en ik ging aan de slag met het uitvoeren van de plannen. De ambitie was om naar een organisatiebreed zaaksysteem toe te werken en af te stappen van de losse maatwerksystemen. Dat implementeren is één ding, maar wat het vooral lastig maakte, was dat de randvoorwaarden hiervoor niet allemaal in place waren. Daar een oplossing voor vinden en de bestuursraad hierin goed meekrijgen, werd in eerste instantie onze focus.’

Bert Veenendaal

Wat moest er precies gebeuren?

‘De Raad van State had tot dat moment geen projectorganisatie, dus er was geen project- of budgetsturing. Ons eerste doel was om de organisatie daar bewust van te maken. Daarvoor hebben we samen een kalender informatievoorziening gemaakt, zodat we in samenhang konden benoemen wat er moest gebeuren, en dit gingen we vervolgens prioriteren en budgetteren. Om maar een aantal dingen te noemen: er moest een zaaksysteem gerealiseerd worden, een digitale archivering, er moesten koppelingen aangelegd worden met de keten. Maar er moest tegelijkertijd ook een kennisorganisatie ingericht worden waarin procesmatig werd gewerkt, echt heel breed dus. Na een jaar ging Jacques door in de rol van CIO, dicht op de bestuursraad, terwijl ik de operationele en tactische uitvoering van de IV-kalender en IT-diensten op me nam. Voor mij lag er de taak om de IT-organisatie van de Raad van State klaar te stomen om het beheer van de eigen systemen zelf te kunnen doen.’

Waar zat voor jullie de grootste uitdaging?

‘De Raad van State is niet de grootste organisatie, maar wel één waar de belangen en de hectiek enorm zijn. Je moet grote veranderingen doorvoeren terwijl de winkel openblijft. Iedereen is ontzettend hard bezig met het alledaagse werk, en Jacques en ik wilden natuurlijk naar de veranderstand toe. Dat is best aanpoten geweest, want men wil doorgaans pas mee veranderen wanneer je al verandering ziet. We hebben daarom geïnvesteerd in verandermanagers en zijn begonnen met het laaghangende fruit. Dat wil zeggen: de processen die binnen de Raad de meeste irritatie veroorzaakten en waar men dus wel openstond voor een betere oplossing. Daarop hebben we verder kunnen bouwen.’

Hoe zijn jullie tot de noodzakelijke verandering gekomen?

‘Als je een grote verandering doorvoert, kost dat tijd. En een organisatie langere tijd in de veranderstand houden, is best lastig. Je wilt de juiste energie vasthouden die nodig is om vooruit te blijven gaan. De uitbraak van COVID-19 heeft op een wrange manier wel geholpen om dingen in een stroomversnelling te brengen vorig jaar. Opeens moesten we met z’n allen digitaal werken en samenwerken. De stap van papier naar volledig digitaal is het afgelopen jaar echt gezet, zo zie je weer dat onder druk alles vloeibaar wordt. Dat betekent niet dat we klaar zijn, we zitten eigenlijk nog middenin de digitale transitie. De kennisorganisatie staat, net als de archivering. Het aanbestedingsproces voor het nieuwe zaaksysteem loopt nog en dit wordt eind dit jaar gegund. Al deze veranderingen zorgen voor een organisatie die wendbaar is en ingericht is voor de dag van morgen. Een efficiënte organisatie waar niet alleen de Raad van State zelf, maar ook de burger veel profijt van gaat hebben.’

‘Alle veranderingen zorgen voor een organisatie die wendbaar is en ingericht is voor de dag van morgen.’

Hoe kijk je tot nu toe terug op de opdracht?

‘Het is een ontzettend pittige, maar leuke klus waar ik tot nu toe met veel plezier op terugkijk. We varen met veel vissersbootjes tegelijk, en zetten veel vernieuwing in gang. Het is bijzonder om dat te mogen doen voor een instituut als de Raad van State. Met een goede groep medewerkers en collega’s bij IT-diensten hebben we veel bereikt, met veel vertrouwen en medewerking vanuit de bestuursraad en de secretaris. Dat was cruciaal. Dat we met dit traject direct bijdragen aan een beter functionerende overheid, maakt me trots. Dat is toch waar je het uiteindelijk grotendeels voor doet!’