Daan Moerman: 'Het kennisambassadeurschap is naast kennis delen ook een netwerkfunctie'

UBR|HIS wil haar inkoopkennis en -ervaring beter borgen, delen en toegankelijker maken met het oog op professionalisering. Om hier invulling aan te geven startte de HIS begin 2017 het kennisambassadeurschap. Ondertussen een welbekend fenomeen binnen de HIS.

Wat is een kennisambassadeur?

Een kennisambassadeur is verantwoordelijk voor een bepaald (inkoop)thema. De kennisambassadeur werkt nauw samen met collega's. Hij of zij spart met zijn counterpart, waardoor wij kennis beter borgen en het kennisniveau verder verhogen.

26 thema’s, 25 kennisambassadeurs

Op dit moment zijn er 26 verschillende kennisgebieden binnen de HIS. Sommige kennisgebieden hebben meerdere kennisambassadeurs. In totaal steken 25 collega’s tijd en energie in hun kennisgebied.

Maak kennis met onze kennisambassadeurs

Wie zijn zij? Hoe ervaren zij deze rol? Waar lopen ze tegen aan en vooral waar willen ze naar toe met hun eigen kennisgebied? We geven steeds een andere kennisambassadeur het podium. We trappen af met Daan Moerman, Kennisambassadeur Software.

Daan Moerman

Een kennisambassadeur vergroot het kennisniveau van hemzelf en collega’s

Volgens Daan is een kennisambassadeur iemand die over een bepaald thema of onderwerp informatie en kennis verzamelt en dit vervolgens weer op verschillende manieren beschikbaar stelt aan zijn/haar collega’s. ‘Het doel is om een hoeveelheid aan kennis over een bepaald onderwerp te borgen zodat de kennisambassadeur zich profileert en tegelijkertijd andere collega’s op weg helpt. Zo vergoten we het kennisniveau binnen de HIS.’

Het kennisambassadeurschap ontstond door een kennisbehoefte bij de HIS

‘Er is vaak veel kennis beschikbaar binnen een organisatie’, vertelt Daan. ‘Het blijkt lastig deze kennis op een goede manier te borgen en vindbaar te maken. Kennismanagement blijft daarom binnen veel organisaties een aandachtspunt. De HIS zocht de oplossing in de vorm van kennisambassadeurs. Deze mensen zijn aanspreekpunt voor hun collega’s op verschillende onderwerpen. Eigenlijk deed ik de werkzaamheden al, voordat het echt een rol werd binnen de HIS. Het werd mij zo nog makkelijker gemaakt om er tijd aan te besteden en het verder uit te bouwen.’

Daan is o.a. kennisambassadeur software

‘Samen met mijn collega’s Rik Swertz en Jeroen Kuijsten ben ik verantwoordelijk voor dit kennisgebied’, legt Daan uit. ‘We halen informatie en kennis op over inkoop en software en het snijvlak ertussen. Je merkt snel dat het verder gaat dan alleen software omdat software aan schuurt tegen meerdere ICT-onderwerpen. Het gaat eigenlijk ook om andere ICT-zaken, zoals informatiebeveiliging en privacy, maar ook de relatie met ICT-diensten. Het komt allemaal samen, dat maakt het ook onwijs interessant.’

Ik haal overal kennis vandaan

‘Bijvoorbeeld uit uitgevoerde projecten, nieuwsbrieven van organisaties binnen en buiten het Rijk en het bijwonen van kennissessies en webinars. Maar ook gewoon van het internet. Ik leerde veel door zelf onderzoek te doen naar thema’s. Daarnaast deed ik vroeger dingen op een bepaalde manier omdat ik niet beter wist. Dit was niet altijd goed. Dat zie ik nu terug bij collega’s. Het is heel fijn dat ik ze met mijn ervaring daar nu mee kan helpen.’

Kennis van buiten naar binnen en vice versa

‘Veel dingen die je intern doet, zoals het versturen van een nieuwsbrief en sessies organiseren, zijn met een klein beetje extra moeite ook prima extern in te zetten’, vertelt Daan. ‘Zo organiseerde ik al een aantal kennissessies buiten de HIS en verstuur ik ook een aangepaste versie van de interne nieuwsbrief naar mijn externe netwerk. De kennissessies gingen onder meer over het inkopen van ICT bij de Rijksoverheid en een webinar over het toepassen van open standaarden. Je hebt een groter bereik, doordat je zichtbaar bent en met nieuwe mensen in contact komt. Ik ben ook trots op het bereik van de nieuwsbrief; rijksoverheid, gemeenten, veiligheidsregio’s, provincies. We krijgen er naast waardering, ook kennis voor terug. Mijn externe netwerk stuurt me informatie dat ik via de nieuwsbrief weer verder deel. Dat is ook de kracht van het kennisambassadeurschap. Het creëert een win-win situatie doordat ik kennis (van buiten) in de organisatie breng, maar tegelijkertijd informatie naar buiten breng.’

Door de kennisambassadeursrol bouw ik inmiddels een aardig netwerk op

‘Ik spreek regelmatig met inkoopcollega’s zowel binnen als buiten het Rijk, om kennis op te halen’, vertelt Daan. ‘Ik probeer zo overal mijn tentakels te hebben om kennis te delen en te verzamelen, voor zowel de HIS-collega’s als voor mezelf. Dit levert me een groot netwerk op en daarmee toegang tot nog meer kennis. Je bent zo als eerste op de hoogte doordat je veel mensen spreekt en ze weten jou ook te vinden. Dit netwerk zet ik ook in voor vragen die ik zelf niet kan beantwoorden. Dat werkt twee kanten op, collega’s stellen ook mij een vraag waar ze zelf niet mee verder kunnen. Eigenlijk is het breder dan kennisdelen, het is ook een netwerkfunctie.’

Een goede kennisambassadeur is benaderbaar

‘Mensen met een vraag moeten weten waar ze je kunnen vinden’, legt Daan uit. ‘Ze hebben vaak ook snel een reactie nodig, dus snel reageren is een pré. En durf het podium te pakken en zo het kennisambassadeurschap te profileren. Wees proactief en heb voelsprieten in de organisatie. Zo zie je waar jouw organisatie op het gebied van kennisdeling van jouw onderwerp behoefte aan heeft. Natuurlijk hangt dit ook deels van het kennisgebied af, sommige lenen er meer voor dan anderen.’

Onderwerpen als de aanschaf van clouddiensten is een actueel thema

‘De wijze waarop je clouddiensten aanschaft is een thema wat de afgelopen jaren vaak terugkomt’, vertelt Daan. ‘Gebruikers onderschatten vaak de impact van de overstap naar clouddiensten. Ze onderschatten de importantie van informatiebeveiliging, continuïteit en exitafspraken terwijl dit belangrijke onderwerpen zijn. Door als kennisambassadeur een podium te pakken, kun je zowel bij gebruikers als collega inkopers hier aandacht voor vragen.’ Ook de continuïteit van software in algemene zin vindt Daan belangrijk. Zo pleit hij al jaren voor het sluiten van overeenkomsten voor software voor de technisch- en economische levensduur. Op die manier voorkom je verrassingen, borg je continuïteit en houd jij de vendorlock-in beter beheersbaar.

Mijn ambitie is om collega’s meer concrete handvaten te bieden

‘Eigenlijk een soort toolkit met allerlei gereedschappen, teksten, documenten waar je uit kan putten’, zegt Daan. ‘Bijvoorbeeld een beslisboom waar je doorheen loopt en dan tot de meeste geschikte contract- of bestekteksten komt voor het inkopen van de ICT-inkoopbehoefte. Er is veel informatie beschikbaar, overal staat wel wat je moet doen, maar hoe je dat opschrijft, daar zit vaak de uitdaging. Ik denk dat we met zo’n toolkit onze collega’s en de gehele inkoopcommunity echt verder helpen. Het is een mooie uitdaging en ambitie, waar ik samen met mijn collega’s en netwerk graag in de toekomst verder mee aan de slag wil.’

Heb je vragen voor Daan?

Stelt ze gerust via daan.moerman@rijksoverheid.nl. Op die manier kun jij je ook abonneren op de nieuwsupdate Software & Inkoop die Daan vanuit zijn rol periodiek verstuurt.

Meer informatie over de kennisambassadeurs vind je op onze website.