HIS communiceert Direct Duidelijk

De overheid moet duidelijk communiceren. Dat betekent: rekening houden met je lezer, een persoonlijke benadering kiezen en ervoor zorgen dat de taal begrijpelijk is. De campagne Direct Duidelijk helpt overheidsorganisaties hierbij op weg. Ook de HIS draagt een steentje bij.

Korter, actiever en begrijpelijk

Dat waren de kernwoorden waar we mee aan de slag gingen. We pakten het veel pagina’s tellend beschrijvend document aan, organiseerden samen met communicatiebureau Loo van Eck een schrijftraining op B1 niveau voor de HIS en experimenteerden met aanbesteden op 3A4. Met succes want op basis hiervan werd de directeur van de HIS genomineerd voor de Direct Duidelijk Ambassadeur van 2020. 

In hun eigen woorden vertellen drie collega’s over hun ervaringen met de veranderende schrijfstijl binnen de HIS.

Madeleine Dijkman: zo schrijven is voor ons een behoorlijke omslag geweest

‘Wat ga je eerder lezen’, vraagt inkoopadviseur Madeleine Dijkman zich af? ‘Een lange mail met eindeloze zinnen, zonder aanwijzing wat voor jou interessant kan zijn. Of een tekst met korte alinea’s, informatieve kopjes erboven, overzichtelijk ingedeeld? Vast en zeker trekt díe mail je aandacht. Aanbestedingsstukken waren meestal lang, formeel en ambtelijk. Maar las je kritisch, dan bleek dat je soms twee paragrafen in een paar zinnen kon samenvatten. Compact schrijven is een kunst, maar we beginnen er aardig goed in te worden. Zo goed dat onze directeur een experiment is gestart: geen documenten meer van dertig pagina’s, maar ‘aanbesteden op drie A4tjes’!’

Madeleine Dijkman

We zijn al ver. Ook door een schrijftraining

Madeleine dacht dat ze al best goed bezig was. ‘Ik merkte wel dat ik soms toch moeilijke woorden gebruikte. Gewoon, omdat ik niet besefte dat ze moeilijk waren. Helder schrijven, daar wint iedereen bij. Dat zeg ik ook tegen opdrachtgevers: zet duidelijk op schrift wat je wilt. En als ik iets te wollig vind, reageer ik kritisch. Stoere taal, hè. Maar ik las laatst iets van mezelf terug: “Hopende u hiermee te hebben geïnformeerd.” Dát kan echt niet meer.’

Volgens onze strategisch adviseur Jan van Nunen is duidelijk schrijven overal nodig

‘Dat merken wij als geen ander in de aanbestedingswereld, waar veel en ingewikkelde taal gebruikelijk is. Zijn er bij een aanbesteding veel vragen, dan weet je dat het eenvoudiger kan. Daar zijn we nu hard mee bezig. Scherp, kort en bondig schrijven: ik vind het een sport om dat voor elkaar te krijgen.

Jan van Nunen

En ik leer nog steeds. Ik was geneigd om voorzichtig te formuleren, zoals beleidsmensen doen. Om werkwoorden te gebruiken zoals willen, kunnen, mogen. Ze bouwen een voorbehoud in, maar werken tegelijk onduidelijkheid in de hand. Dus streep ik die nu weg, alle ballast gaat overboord. Grootste winst: helder schrijven scherpt je gedachten. Ik merk dat ik nu sneller de essentie van de boodschap kan formuleren en werk daardoor effectiever. Of ik naar vrienden ook zo minimalistisch schrijf? Eigenlijk houd ik juist van beeldend schrijven, maar dat is een ander verhaal.’

Jordy Vos: ja graag!

Toen de HIS besloot begrijpelijker te gaan schrijven stond Jordy Vos, senior inkoopadviseur vooraan. ‘Onduidelijke informatie kan in mijn werk - ik begeleid aanbestedingen – funest zijn. Je hebt kans dat een inschrijver afhaakt. Of dat er een verkeerde match ontstaat omdat hij iets anders las dan wij bedoelden. Dus graag een schrijftraining! Want ‘het nieuwe schrijven’ moet je leren. En dat heb ik gedaan, met vallen en opstaan.

Jordy Vos

Soms schrijf ik ineens gedachteloos opnieuw veel te lange zinnen. Maar dan roep ik mezelf tot de orde: met het onderwerp beginnen, hooguit vijftien woorden per zin, korte alinea’s, kopjes gebruiken. Anders, lezersgericht schrijven moet inslijten. Het is een proces van bewustwording. Maar nu ik het in de vingers krijg, wordt het steeds leuker. En het heeft resultaat: veel minder vragen, snellere reacties op mails, én lovende woorden van klanten en leveranciers. Missie geslaagd!'