Strategische IT-personeelsplanning werkt over de grenzen heen

De Belastingdienst werkt al jaren met een strategisch personeelsplan, DUO met toekomstgerichte werving om hoogopgeleide IT-professionals binnen te krijgen. Levert dat het gewenste resultaat op? En wat zijn aandachtspunten? In de tweede kennissessie ‘Toekomst HR en IT’ op 15 april - georganiseerd door het programma Versterking HR-ICT - praatten een kleine 70 HR-adviseurs, recruiters en IT-managers elkaar bij onder begeleiding van programmaleider Marcel Staring.

Eind 2017 begon DUO met het opzetten van een nieuw werving- en selectieprogramma voor IT’ers. De aanleiding: de grote behoefte aan hoogopgeleide IT-professionals, jaarlijks zo’n 100 vacatures. Daarnaast wilde de organisatie de externe inhuur van IT-specialisten terugbrengen. ‘Van stuurkracht naar slagkracht’, vat corporate recruiter Marieke Lokhorst de strategische werving samen. ‘Het begint met visie en beleid. Maar alleen met plannen maken ben je er natuurlijk niet.’

Laat zien wat je doet

Ze noemt twee praktische voorbeelden waar DUO op heeft ingezet. Om te beginnen de vernieuwing van het recruitmentproces, waarbij de focus ligt op de kandidaat en niet op het proces. ‘Dat je een topper aan de lijn hebt, is belangrijker dan dat de reactietermijn net is verstreken.’ Ook campusrecruitment, ‘een heel leuk deel van mijn werk’, krijgt de nodige aandacht. In de vorm van praatjes voor studieverenigingen en tijdens jaarlijkse carrière-events, maar ook door de contacten via stages, afstudeeronderzoeken en zes jaarlijkse IT-traineeplekken voor Java en development. ‘Laat studenten duidelijk zien wat je doet als rijksorganisatie’, adviseert Marieke Lokhorst de deelnemers aan de kennissessie: ‘Dat voelt misschien als borstklopperij, maar zo hebben we in drie jaar tijd wel de naam gekregen van innoverende IT-werkgever. Een manager zei laatst: Ik krijg nu mensen aan tafel die voorheen niet eens zouden solliciteren!’

Marieke Lokhorst en Nico Blauw

Succes en aandacht

Campusrecruitment en IT-traineeships werken dus goed. Daarnaast is het aantal externe IT’ers al met de helft geslonken. Juist een deel van de ‘lastige’ specialistische functies is ingevuld door externen in vaste dienst te nemen. Vooral de basis in de organisatie moet goed zijn, zegt Marieke, met alle neuzen dezelfde kant op: ‘Recruitment in de IT-arbeidsmarkt doe je samen, met managers en medewerkers als enthousiaste ambassadeurs.’ Ze benoemt ook aandachtspunten, zoals formatieplekken die niet op tijd rond zijn, waardoor een IT-student na afstudeerstage of traineeship elders op zoek gaat naar werk. HR en IT kunnen verder onderling meer afstemmen en langer dan een jaar van tevoren de instroom bepalen, is nog lastig.

Meer juniorfuncties

De Belastingdienst kijkt met het strategisch IT-personeelsplan steeds vier jaar vooruit. En dat is nodig, want het ICT-bedrijf van de dienst wil de komende jaren 1.000 nieuwkomers werven en minder afhankelijk worden van externe inhuur. Nico Blauw, plaatsvervangend directeur HR IV, legt uit hoe: ‘Het vierjarenplan is gebaseerd op de behoefte aan IT-producten vanuit de organisatie, de hoeveelheid mensuren die dat jaarlijks kost en het beschikbare budget.’ Belangrijk onderdeel van de personeelsplanning is te zorgen voor de instroom van jonge mensen om de verhouding tussen junior, medior en senior in balans te brengen. In de praktijk betekent dat meer juniorfuncties aanbieden en meer doorgroeimogelijkheden voor medewerkers. ’Het is tenslotte makkelijker om mensen te behouden dan om ze nieuw aan te trekken.’

Oog voor kennisontwikkeling

Dat vraagt wel om een cultuurverandering bij het invullen van vacatures, vertelt Nico Blauw. ‘Bij het vertrek van een ervaren specialist die met pensioen gaat, krijgt het team en de manager het liefst iemand terug met gelijke ervaring. Lukt dat niet in deze krappe arbeidsmarkt, dan gaat de keus naar inhuur. Nu vragen we ze te investeren in junioren, die we intern verder opleiden bijvoorbeeld.’ Met resultaat: in 2019 werden 300 IT-medewerkers aangenomen en afgelopen jaar 340 medewerkers. ‘Je ziet dat steeds meer IT-managers bij de werving oog hebben voor competenties en kennisontwikkeling en minder voor jaren werkervaring.’

Sleutel is wel dat de financiën meerjarig geregeld zijn, zodat je minder afhankelijk bent van budgetbrieven en jaarafrekeningen. Bij de Belastingdienst is het budget voor interne medewerkers samengevoegd met het budget voor externe inhuur. ‘In het begin heb je meer kosten door de gestegen formatie, maar op termijn is het goedkoper. Want een extern ingehuurde IT-specialist is al snel twee keer zo duur als de gemiddelde loonsom van een eigen medewerker.’

Trek samen op

Voor specialistische functies kan het nog steeds lastig zijn om geschikte kandidaten te vinden. Die probeert de organisatie binnen te halen door structureel samen te werken met het hoger onderwijs. Haak als kleinere rijksorganisatie vooral aan bij de opleidingsprogramma’s van grotere onderdelen, geeft Nico Blauw mee als tip. ‘Ik nodig rijkscollega’s van harte uit voor ons JAVA-klasje, bijvoorbeeld. Of maak gebruik van rijksbrede programma’s zoals die van Versterking HR-ICT.’ Een advies dat ook Marieke Lokhorst nadrukkelijk deelt: ‘Pluk de vruchten van samenwerkingsverbanden als Rijks I-Stage, Rijks ICT-Gilde, I-Arbeidsmarktcommunicatie en I-Partnerschap. En trek vooral ook met elkaar op!’

Tips over strategische personeelsplanning

Tijdens de kennissessie deelden de rijkscollega’s in een breakoutsessie ook onderling hun ervaringen en tips rond strategische werving en personeelsplanning. Deze tips gaven ze mee:

  • Kijk over de grenzen van je eigen organisatie heen en bekijk het per vakgebied/expertise. Zo weet je beter waar issues en kansen liggen.
  • Geef lijnmanagement een belangrijke rol, bij zowel strategische werving als strategische personeelsplanning.
  • Betrek je IT-medewerkers: zij kennen de ontwikkelingen in hun vakgebied, zodat je daar goed op kunt plannen.
  • De strategie moet helder zijn vanaf het begin, maar hou het ook praktisch: zorg voor een realistisch tijdspad, maak concreet wat de gewenste vacatures zijn en hou het bij one-papers in plaats van een boekwerk.
  • Denk bij werving ook aan de softskills van te werven medewerkers.
  • En in het algemeen: hou je IT-medewerkers aangehaakt met uitdagende opdrachten en perspectief op doorgroei.

Donderdag 20 mei is de volgende kennissessie ‘Toekomst HR en IT’: over de 61 KWIV-profielen voor IV-professionals van de Rijksoverheid en wat je daarmee kunt in je organisatie.

Al eerder een kennissessie gevolgd in deze reeks? Dan krijg je automatisch een uitnodiging met toegangslink.