Datagedreven werken bij de Rijksoverheid

Rijksconsultants Pieter de Flines en Miguel López zijn beide actief in de kenniskring Strategisch DNA. Een van de doelstellingen daar: de balans tussen operatie en strategie en tactiek verbeteren. Zo rees de vraag “welke interventies kunnen helpen om sturing minder ad-hoc te maken?” Een van de antwoorden daarop was gebruikmaken van data. Miguel ervaart in de praktijk tijdens zijn opdracht voor het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) het belang van data, en Pieter zette samen met anderen in 2020 de pilot-opleiding datagedreven adviseren op.

Kenniskring Strategisch DNA

Binnen de kenniskring Strategisch DNA werd de vraag behandeld: “hoe kunnen we operationele, strategische en tactische sturing meer in balans krijgen tijdens ons werk?” Pieter: ‘We zien veel organisaties waarbij er allerlei zaken op hun bord liggen en waarvan gezegd wordt dat alles even urgent en belangrijk is. Als we dit allemaal zouden oppakken zonder strategie, kunnen we misschien kleine brandjes blussen, maar niet het grotere vuur doven. Sowieso moet natuurlijk operationeel alles in orde zijn, maar wat kunnen we doen voor meer evenwicht? Een van die oplossingen was gebruikmaken van data. Zo kan data die gedestilleerd is tot kennis in combinatie met een juiste strategie zorgen voor een meer realistische en meer toekomstbestendige besluitvorming. De datawereld heeft ook veel valkuilen. En als we daar op de juiste manier mee om willen gaan, als Rijksconsultants, moeten we meer van datagedreven werken afweten. Het is niet ons doel om alle ins en outs te weten te komen met betrekking tot data, maar we willen wel dat we binnen een opdracht kunnen herkennen of er data-aspecten zijn, waar we iets mee kunnen of moeten doen. We willen daarover een advies kunnen geven aan de opdrachtgever of in gesprek kunnen gaan met data-experts. Zo kan het bijvoorbeeld zo zijn dat er een opdrachtgever is met een samenwerkingsvraagstuk. Tijdens je werk kom je er vervolgens achter dat de jaarplancyclus verbeterd kan worden en je daar eerst heldere doelen voor moet afspreken. Wat wil een opdrachtgever bereiken, welke KPI’s hang je daaraan en hoe ga je dat meten? Zo verbreed je dan je opdracht en kun je uiteindelijk veel effectiever sturen.’

Data binnen de opdracht

‘Voor mij is dit de eerste opdracht waarbij data zo essentieel is’, aldus Miguel. Sinds 2020 werkt hij voor het ministerie van SZW. Hij helpt bij de procesborging: het borgen van de ontwikkelde methodiek om risico’s inzichtelijk te maken en te zorgen dat deze blijvend gebruikt wordt bij het bepalen van de te nemen beheersmaatregelen om fraude te verminderen.

Toen in 2018 uit berichtgeving van Nieuwsuur bleek dat er op grote schaal werd gefraudeerd met de WW besloten SZW en het UWV dat de fraudeaanpak een verbeterslag kon gebruiken, hier gezamenlijk opgetrokken kon worden en men meer datagedreven moest werken. Met behulp van een extern bureau zijn alle risico’s van de WW toen gestructureerd in kaart gebracht en is er per risico een weging vastgesteld op basis van de omvang, aard, het misbruik en het oneigenlijke gebruik. Deze succesvolle aanpak leidde tot dialoog tussen UWV en SZW en een aanzienlijke verbetering in de fraudeaanpak anno 2021. Ook alle andere wetten binnen het UWV-domein worden op dezelfde wijze onderzocht en met behulp van de methodiek richten het UWV en SZW de handhavingsaanpak in.

Miguel: ‘Alle risico’s in kaart brengen op basis van een forensische aanpak en prioritering op basis van data is één ding, maar vervolgens moet je er nog voor zorgen dat dit periodiek herhaald wordt. Ook moet deze datagedreven aanpak geïncorporeerd worden in de algemene fraudeaanpak van het ministerie van SZW en haar uitvoeringsorganisatie het UWV. Dat vereist een andere manier van werken. Gelukkig kan ik daarvoor vaak even te rade bij mijn collega-rijksconsultants van de kenniskring Strategisch DNA. Op basis van de risico-inventarisaties kan het UWV voorstellen doen voor aanvullende beheersmaatregelen. De meetlat en de Calculator Maatregeldruk die ik hiervoor ontwikkeld heb, helpt SZW om deze voorstellen te wegen en beoordelen. Niet alleen de risico’s worden gewogen, maar ook de beheersmaatregelen kunnen we zo beoordelen. Strategisch nadenken en data gaan hand in hand.’

Pieter de Flines (links) en Miguel López

Datavraagstukken en advies

Samen met Miguel en andere rijksconsultants in de kenniskring werd het belang van data, datagedreven werken en sturing op basis van die data keer op keer onderstreept. Halverwege vorig jaar startte de pilot van de rijksbrede opleiding datagedreven adviseren in samenwerking met partner Verdonck, Klooster & Associates. Pieter: ‘Het doel van de opleiding is dat de organisatieadviseurs van UBR een volwaardige en goede gesprekspartner zijn binnen het Rijk bij datavraagstukken.’ Zo moeten deelnemers uiteindelijk data-aspecten binnen opdrachten kunnen herkennen en erkennen, op een goede manier kunnen ondersteunen en adviseren bij datagerelateerde vragen en opdrachtgevers kunnen begeleiden bij complexe en specialistische vragen richting experts en kennishebbers binnen en buiten het Rijk.

Beheersmaatregelen en onderbuikgevoelens

Ondanks dat Miguel de opleiding zelf niet gevolgd heeft, is hij wel nauw betrokken geweest door zijn deelname aan de kenniskring. ‘Over een paar maanden rond ik mijn opdracht af en kan ik met genoegen achteromkijken, omdat de methodiek waarmee je risico’s inzichtelijk kunt maken, kunt bepalen en afwegen, ook daadwerkelijk gebruikt wordt. Niet alleen voor de WW, maar voor alle wetten binnen het UWV-domein: ZW, WIA, TW, WAO, Wajong, WAZO, IOW en NOW.’ Hij ontwikkelde ook een nieuwe methodiek die helpt bij het beoordelen van beheersmaatregelen voor het voorkomen van fraude. Miguel: ‘Deze opdracht liet me zien hoe belangrijk het is dat uitvoering en opdrachtgever samenwerken. En die samenwerking kan dan het beste tot zijn recht komen op basis van cijfers en feiten, niet op basis van aannames of onderbuikgevoelens.’

Dashboards

Ook Pieter ziet data als ultiem wapen tegen het acteren op basis van onderbuikgevoel: ‘Data helpt om wendbaarder te worden, beter te kunnen voorspellen, in te spelen op trends en ontwikkelingen en steeds meer te sturen vanuit feiten. Niet alleen onderbuikgevoelacties.’ Dashboards kunnen hier goed bij helpen. We zien ze ook steeds vaker. Een goed voorbeeld hiervan is het coronadashboard van Hugo de Jonge. Pieter: ‘Dat dashboard laat goed zien wat er mogelijk is. Een aantal jaren geleden had je dit echt niet zo in-the-picture gezien. Daardoor zie je dat datagedreven werken meer en meer opkomt en de norm wordt.’ Tegenwoordig kun je dashboards zo inrichten dat ze passen bij jouw doelstellingen en KPI’s en zelfs realtime informatie kunnen tonen. Pieter: ‘Stel dat je als KPI een 8 voor klanttevredenheid hebt en na nauwkeurig bijhouden evalueer je na 3 maanden om dan te ontdekken dat je een 7 scoort. Wat doe je dan? Dan maak je een analyse om te kijken hoe dit kan, want data alleen zegt niet alles. En op basis daarvan kun je dan gericht sturen en handelen.’

Harde en zachte data

Miguel werkt met harde en zachte data. Miguel: ‘Harde data binnen mijn opdracht zijn het aantal uitkeringsgerechtigden, de hoogte van een uitkering, de totale populatie, dat soort cijfers. Als ik het heb over zachte data, dan zijn het data die je moet blijven beoordelen: ervaringscijfers. Deze kun je wel gebruiken voor het maken van een inschatting, maar dienen dus altijd alsnog goed bekeken en beoordeeld te worden.’ Als voorbeeld haalt Miguel aan dat het algemeen bekend is dat er in Nederland door sommigen wordt zwartgewerkt, naast het krijgen van een uitkering. Er is een inschatting te maken, hoe groot deze groep is, maar precies weten, zal je nooit. ‘Je moet soms overal cijfers vandaan halen en dus veel samenwerken. Als een wet al langer bestaat, zijn er vaak ervaringscijfers, maar als een wet nieuw is, werk je vanzelfsprekend meer samen. Met de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel of andere organisaties’, aldus Miguel. ‘Onze successen zitten in cijfers op papier hebben waarmee het UWV en SZW het gesprek aan kunnen gaan. Op basis van cijfers, niet op basis van gevoel. Als je dan een bepaald risico neemt, kun je dat beter duiden.’

Privacy en security

Privacy en security en data zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Pieter: ‘Dit is ook een ethische kwestie. Je kunt heel veel data ophalen, maar de vraag moet altijd zijn of je het ook allemaal nodig hebt, en hoe je ermee omgaat. Dit is uiterst belangrijk. En het houdt steeds meer mensen bezig. Binnen de opleiding is dit dan ook een belangrijk onderdeel.’ Ook Miguel erkent dit en voegt eraan toe: ‘Als je omgaat met data moet je altijd je eigen, gezonde verstand gebruiken en afwegen wat kan en wat niet. Tevens moet je goed weten hoe de regelgeving op dit gebied in elkaar steekt. Daarnaast helpt data om opgavegerichter te werken. Je gaat sneller het gesprek aan met andere partijen en kunt samen beslissingen maken op basis van feiten.’

Vervolg van de opleiding

De opleiding datagedreven adviseren krijgt een vervolg. Eind september van dit jaar wil Pieter de opleiding nogmaals rijksbreed aan gaan bieden. Pieter: ‘We zijn immers een overheid die zelflerend wil zijn. Dat geldt ook voor de opleiding. Van de eerste pilot leerden we veel en dat nemen we allemaal mee!’