Kennisambassadeurs MVI: samen maken we impact

De HIS wil haar inkoopkennis en -ervaring beter borgen, delen en toegankelijker maken met het oog op professionalisering. Om hier invulling aan te geven startte de HIS begin 2017 het kennisambassadeurschap. Ondertussen een welbekend fenomeen binnen de HIS.

Wat is een kennisambassadeur?

Een kennisambassadeur is verantwoordelijk voor een bepaald (inkoop)thema. De kennisambassadeur werkt nauw samen met collega's. Hij of zij spart met zijn counterpart, waardoor wij kennis beter borgen en het kennisniveau verder verhogen.

Maak kennis met onze kennisambassadeurs

Wie zijn zij? Hoe ervaren zij deze rol? Waar lopen ze tegen aan en vooral waar willen ze naar toe met hun eigen kennisgebied? We hebben meerdere kennisambassadeurs binnen de HIS. Dit keer geven we het podium aan Rozemarijn Everts en Jordy Vos, kennisambassadeurs voor het thema MVI.

Jordy Vos

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)? Wat houdt dat in?

‘MVI betekent eigenlijk dat we naast de prijs van de producten, diensten of werken ook letten op de effecten van de inkoop op milieu en sociale aspecten’, legt Jordy uit. ‘Er zijn verschillende aspecten waar we rekening mee kunnen houden tijdens een inkooptraject, zoals het productieproces. Is het milieuvriendelijk? Hoeveel energie en water wordt er gebruikt? Van wat voor soort materialen wordt het product gemaakt en zijn er mogelijkheden voor recycling? De Rijksoverheid kan veel invloed uitoefenen op de markt en op de verduurzaming van de productie, vult Rozemarijn aan. Maar ook op het gebied van social return om zo meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het Rijk koopt voor zo’n 10 miljard goederen en diensten in. Als inkoper kun je dus bij elk traject kijken naar de mogelijkheden om MVI toe te passen.’

Kennisambassadeur MVI zijn is belangrijk

‘Net als het delen van kennis is het ook gewoon leuk om te doen’, vertelt Rozemarijn. ‘Daarnaast heb ik grote interesse in het thema. Je hebt het idee dat je kan bijdragen aan en het verbeteren van de maatschappij. Ik wil ook graag een aanjagende rol hebben en het goede voorbeeld geven. MVI hoeft namelijk helemaal niet moeilijk te zijn. Mensen vinden het vaak best spannend om MVI toe te passen. Ik denk alleen maar: laten we het gewoon proberen! Social return komt bijvoorbeeld nog niet heel goed op gang. Ik verdiepte me daar meer in om zo opdrachtgevers te helpen er invulling aan te geven.’

Een goede kennisambassadeur heeft meer dan gemiddelde kennis en een flinke dosis intrinsieke motivatie

‘Je hebt de motivatie om te blijven leren en jezelf te blijven ontwikkelen op dat gebied’, legt Jordy uit. ‘Je staat open om je kennis te delen met collega’s, opdrachtgevers, klanten enzovoorts. Op die manier passen we het steeds beter toe. Ik voerde bijvoorbeeld meerdere aanbestedingen uit voor het ministerie van BZ waar de ISV van toepassing waren. Om mezelf meer in het onderwerp te verdiepen volgde ik een aantal bijeenkomsten bij PIANOo. Daardoor kon ik het zelf ook beter uitleggen aan de opdrachtgever. We zoeken continu naar manieren om onszelf te verbeteren, maar ook om MVI beter en makkelijker toepasbaar te maken.’

‘We hoeven ook niet alle kennis te hebben als we maar de goede verbindingen kunnen leggen’, vult Rozemarijn aan. ‘Die verbindingen krijg je door zelf veel duurzame aanbestedingen te doen. Zo kom je in een bepaald netwerk terecht, waar je mensen leert kennen. Je creëert zo een eigen netwerk binnen MVI.’

We hebben al een aantal mooie voorbeelden van succesvolle MVI aanbestedingen

‘De aanbesteding van taxi, directie en busvervoer is een mooi voorbeeld’, vertelt Rozemarijn. ‘Bij dit contract is het stimuleren van duurzaam vervoer één van de belangrijkste uitgangspunten. Daarnaast ben ik erg trots op de aanbesteding sanitaire supplies voor de categorie Schoonmaak. Binnen de aanbestedingen was veel aandacht voor innovatie, milieu en sociale duurzaamheid.’

‘Sanitaire supplies is inderdaad een mooi voorbeeld’, vult Jordy aan. ‘Een ander mooi voorbeeld is de inkoop van stoffering en meubilair voor het ministerie van BZ. Daar pasten we circulair inkopen toe, terwijl het MBK daar nog niet zo bekend mee was. We bedachten daar een groeimodel voor, zodat ook de leverancier door kan groeien naar meer circulair.’

Met categoriemanagement contracten maak je de meeste impact

‘Dat komt doordat ze bepaalde productgroepen hebben die wat toegankelijker zijn’, legt Rozemarijn uit. ‘Neem bijvoorbeeld een aanbesteding voor beleidsonderzoek. Het is lastig om voor een beleidsonderzoek alle MVI criteria toe te passen.’

‘Bij aanbestedingen voor de categorie creëer je meer impact, gaat Jordy verder. Als inkoper heb je dan ook een mooie uitdaging om te zoeken naar meer mogelijkheden. Je wordt minder beperkt door de onmogelijkheden.’

Rozemarijn Everts

We kijken te vaak naar onmogelijkheden i.p.v. mogelijkheden

‘Ik begeleid een stagiaire die onderzoek doet naar betere toepasbaarheid van MVI bij Europese aanbestedingen’, vertelt Jordy. ‘Haar onderzoek bevestigt dat wij te vaak kijken naar onmogelijkheden in plaats van mogelijkheden. We passen te vaak MVI toe omdat het verplicht is, maar we zoeken niet naar de kansen. Dit bleek ook uit een enquête die we aan onze HIS-collega’s stuurden. We zijn goed bezig maar we steken nog te weinig tijd en energie in het goed toepassen van de MVI criteria. Door intensiever te communiceren en door verschillende initiatieven, proberen we dit te verbeteren. We waren host voor de MVI-roadshow van PIANOo en we sturen bijvoorbeeld sinds kort een interne nieuwsbrief MVI. Daarnaast pakken we de online informatie over de kennisambassadeurs MVI in onze inkooptoolkit aan zodat nog duidelijker wordt waar onze collega’s terecht kunnen. Binnen de HIS vinden we transparantie en kennisdeling erg belangrijk. Op veler verzoek stelden we daarom ook deze inkooptoolkit open voor het hele Rijk.’

Mooie en nuttige samenwerkingen tussen de HIS en de CDI-offices

‘Ik heb zelf een intensieve samenwerking met BZK en een goede samenwerking met SZW’, legt Rozemarijn uit. ‘Samen met SZW proberen we social return initiatieven te stimuleren. Met het CDI-office van BZK hebben we een MVI-brede insteek. Daar is de MVI-menukaart een mooi voorbeeld van en de pilot “MVI-board BZK”. De pilot houdt in dat de inkoopadviseurs van de HIS alle BZK aanbestedingen verplicht voor publicatie aan de MVI-board BZK voorleggen. De MVI-board adviseert vervolgens de inkoper en de opdrachtgever met het toepassen van inkopen met impact. Het doel is meer impact creëren op MVI gebied bij aanbestedingen. Wij hebben daarnaast ook tweewekelijks overleg met BZK om zo goede verbinding met elkaar te houden. Ik neem de informatie weer mee naar ons wekelijks MVI teamoverleg. Zo blijven we elkaar informeren.’

In de toekomst: meerdere kennisambassadeurs en meer impact creëren

‘Ik zie graag dat we over één of twee jaar 20 kennisambassadeurs MVI hebben omdat iedereen het zo goed toepast en we allemaal dezelfde kennis hebben’, vertelt Jordy. ‘We brengen het ook goed over aan onze opdrachtgevers. Daartegenover staat dat de opdrachtgevers MVI graag willen toepassen, erover hebben nagedacht en eerder en tijdig bij ons aankloppen.’

‘Mijn ambitie is dat we met elke aanbesteding impact kunnen maken op het gebied van MVI’, gaat Rozemarijn verder. ‘In andere woorden MVI is bij elke aanbesteding gewoon de standaard. We willen daarnaast natuurlijk de Rijksinkoopdoelstellingen halen en de impact daarvan goed kunnen meten.’

Heb je vragen of input voor de kennisambassadeurs MVI?

Stel ze gerust via MVIHIS@rijksoverheid.nl. De kennisambassadeurs staan ook open voor jullie kennis, ervaringen en tips. Deel ze ook via MVIHIS@rijksoverheid.nl.

Meer informatie

Meer informatie over de kennisambassadeurs vind je op ubrijk.nl.