De beste beslissing van het ICBR en een terugblik op de coronacrisis

We blikken met Jeroen Been terug op de coronacrisis en vooral hoe we daar (gelukkig) uit gaan komen. Jeroen is directeur organisatie & bedrijfsvoering bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Vanuit die positie, zelf noemt hij het een hele leuke en brede baan, neemt hij deel aan de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR). De ICBR neemt besluiten over onderwerpen op het gebied van de rijksbrede bedrijfsvoering en wordt gevormd door de PSG’s van alle departementen. OCW heeft geen PSG. Vandaar dat Jeroen vanuit zijn functie zitting heeft in de ICBR.

Een snelle introductie van Jeroen: begonnen bij VROM, uitstapje naar het bedrijfsleven, teruggekomen bij VWS, overstap naar BZK (even collega geweest bij UBR), vervolgens naar de politie en uiteindelijk OCW.

Het werk van de ICBR in crisistijd

Jeroen trapt af met te zeggen dat om de bedrijfsvoering tijdens de coronacrisis goed te laten verlopen, er veel van de ICBR is gevraagd. Normaal komt de ICBR 1x per maand bij elkaar, vanaf de start van de crisis is dat wekelijks geworden. Er moest zoveel besproken en besloten worden. Dat resulteerde in een intensief vergaderschema en -proces om tot besluiten te komen.

Jeroen Been

Al heel snel werd besloten dat er rijksrichtlijnen opgesteld moesten worden. En dat alles wat in de ICBR besloten werd zoveel mogelijk in die richtlijnen onder gebracht moest worden. Na enige tijd ontstond een werkritme dat de persconferenties volgde. Na iedere persconferentie werden de rijksrichtlijnen aangepast. Ten tijde van dit interview zijn we inmiddels bij nummer 37 en toevallig hebben we een persconferentie gehad waarop de richtlijnen niet hoeven te worden aangepast. Maar dat is een uitzondering. Alles is volgens Jeroen nu wel zo’n beetje opgeschreven. We gaan ons nu richten op het versoepelen van de maatregelen, voor thuiswerken bijvoorbeeld. En op nader inzicht wat de vaccins en anderhalvemetermaatschappij betekent voor het werk. Er is nu belangstelling voor sneltesten, het vaccinbewijs/toegangsbewijs als je gevaccineerd bent. Dat zijn nu de onderwerpen die het terrein van de ICBR raken.

We zijn benieuwd of er een draaiboek Pandemie klaarlag. Jeroen moet lachen. Een pandemie van deze omvang heeft niemand zien aankomen. Maar we hebben natuurlijk wel wat kleinere crises gehad. De Mexicaanse griep was er een van. En het mooie is… je kunt oefenen tot je een ons weegt. Maar een scenario als dit hebben we geen van allen kunnen bedenken. En als zoiets al langs kwam in oefeningen, dan deden we er een beetje lacherig over, moet Jeroen eerlijk zeggen. Zoveel tegelijk is leuk om te oefenen, maar dat gaat in het echt nooit voorkomen. Dus wel.

Moeilijkste beslissing

We zijn benieuwd wat de lastigste knoop was om door te hakken. Hier moet Jeroen even over nadenken. Het is ook best een lange periode om op terug te kijken. De lastigste kan hij niet benoemen, wel het moeilijkste moment. Dat was voor vlak na vorige zomer. We hadden de crisis, we werkten allemaal goed thuis, het werd zomer, de besmettingen gingen naar beneden, panden werden ingericht op de anderhalvemetersamenleving. We waren er so to speak helemaal klaar voor. En toen gingen in een periode van 2-3 weken de besmettingen weer omhoog en sloeg ineens alles om. En gingen we van opbouwen naar ‘dit gaat nog wel even duren’, zonder dat er een stip op de horizon was. Het besluit: “jongens we gaan dit dus niet doen”, dat was echt een lastig moment. Het was een rationele beslissing, maar emotioneel zit je daar heel anders in. En dat is ook voor een leidinggevende moeilijk.

En 1 januari was net zo’n moment. Als we eerst 1 januari maar eens halen. Nieuw jaar, nieuwe kansen, alles gaat anders. Maar dat gebeurde mooi niet. Er veranderde helemaal niets. Jeroen is blij dat we rond de zomer toch echt langzaam op gaan bouwen.

Het tempo van vaccineren zit er nu goed in. Staat alles in de startblokken? “Zeker weten! Het plan van 1 september vorig jaar ligt er en wordt opnieuw gebruikt. Er ligt wat meer stof op de bureaus en we moeten de data in het plan aanpassen. Maar de meeste gebouwen zijn er klaar voor. We moeten alleen even kijken of alle stickers nog plakken” zegt hij gekscherend.

We willen nog graag weten hoe de ICBR tegen hybride werken aankijkt

Dat vindt Jeroen een interessante vraag. “We zullen niet meer teruggaan naar het oude. Er zullen mensen zijn die dat willen, vijf dagen in de week op kantoor. Ik denk dat we daarvoor wel de ruimte moeten scheppen. Als het echt niet anders kan. Maar voor de grote gemene deler gaan we naar een hybride vorm. En dat moet ook mogelijk zijn. We zullen anders tegen werken op kantoor moeten gaan kijken. Je moet niet proberen je huidige werk hybride te maken. Maar ga kijken wat er digitaal mogelijk is en hoe kan je dan daarmee het werk kan ondersteunen.

Neem bijvoorbeeld vergaderen. Nu zitten we met dit interview met z’n drieën achter een scherm, we zijn gelijk. Maar wat nu als ik achter mijn scherm had gezeten en jullie samen bij UBR|AAA op kantoor? Heb je dan nog steeds die gelijkheid van deelname aan overleg? Jullie kunnen snel dingen samen uitwisselen, waarvan ik dan denk: wat zijn ze nou weer aan het doen? Of een ander voorbeeld, een MT-meeting. Stel je voor: het MT bij elkaar in een vergaderruimte en de bezoekers mogen via een scherm meediscussiëren. Die bezoekers krijgen dan toch niet mee wat er buiten het scherm in de vergaderzaal gebeurt? Dat zijn dingen waar nu over nagedacht wordt. En dat is ook de uitdaging van het hybride werken, dat je dat nog veel beter kunt faciliteren. Plus dat we heel goed moeten kijken: waarvoor moet je op kantoor zijn? Dat is vooral het ontmoeten. Het elkaar zien, een of twee keer per week fysiek contact hebben. En we moeten afspraken met elkaar maken. Bijvoorbeeld dat brainstorms niet via een beeldscherm, maar altijd fysiek plaatsvinden. En dat daar dan speciale zaken voor beschikbaar zijn.”

Jeroen werpt zelf de vraag op wat een kantoor dan in de toekomst is? Is dat een ontmoetingsplek, of een werkplek? Hoe richt je dat in? Kijk dan ook nog naar alle opgaves die we hebben rond de transparante overheid. Hoe richt je gebouwen dan in? Als grote betonnen kolossen of maak je ze licht, transparant en toegankelijk? Je kunt hele mooie dingen gaan doen. Maar die zijn er niet meteen als we weer naar kantoor toegaan. En als we wel naar kantoor kunnen, gaan we in een mixvorm werken. We noemen dat nu nog fase 1 van hybride werken. Dat gaan we zo goed mogelijk ondersteunen om van daaruit verder te ontwikkelen. Daar ligt echt een uitdaging.

We vragen ons af hoe je met hybride werken een binding met de organisatie kan houden?
Dit houdt Jeroen ook bezig: “Er is nu een generatie medewerkers die het afgelopen jaar begonnen is en nog nooit de kantoorsituatie heeft meegemaakt. Die vanaf een scherm is begonnen met de samenwerking met collega’s. Ik ben nieuwsgierig naar de ontwikkeling van deze collega’s en wat de consequenties zijn. Je bouwt bijvoorbeeld nauwelijks een netwerk op. Dat moet toch ingehaald worden door deze groep. Die op zijn beurt snel ingehaald gaat worden door mensen die straks in de hybride werkvorm aan de slag gaan”.

Wat Jeroen aan het hart gaat, zijn de mensen die vanuit deze situatie met pensioen zijn gegaan. Die hebben hun hele leven gewerkt en zijn van de ene op de andere dag met pensioen gegaan. Geen afscheid kunnen nemen van collega’s, geen receptie, geen aandacht en waardering. Niet terugkijken. Cold turkey weggaan. Dat is een groep waar zeker aandacht aan besteed moet worden. Maar dat is de tijd dat we weer kunnen feesten. Eerst maar eens werken op kantoor.

Beste beslissing

Aan het einde van het interview bedenkt Jeroen dat hij wel de beste beslissing van het ICBR kan noemen. Namelijk de rijksbrede implementatie van Webex. Nadat het besluit was gevallen dat er binnen het Rijk één digitaal vergadersysteem moest komen, had iedere ambtenaar binnen 14 dagen de beschikking over Webex. Dit heeft zeker bijgedragen aan een soepeler overgaan tot thuiswerken bij iedereen.