Rijkshuisvestingsstelsel: focus op hybride werken

Elke vier à vijf jaar wordt het rijkshuisvestingsstelsel onder de loep genomen. Zo blijft het stelsel zich ontwikkelen en aanpassen aan nieuwe tijden: hybride werken, duurzaamheid en gebruikerservaring. Dit jaar storten rijksconsultants Léon Klinkers en Annelien Wisselink zich samen met collega’s Monica Bremer en Vanes Spee van het Project-, Programma- en Adviescentrum (PPAC) van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) op de klus. Complexe materie, maar het resultaat mag er zijn. Twee rapporten met aanbevelingen en adviezen, waar Roger Paas (directeur huisvesting en facilities bij JenV) en André Weimar (directeur inkoop facilitair huisvestingsbeleid bij BZK) zich de komende jaren aan vast kunnen houden; aan de slag!

Het rijkshuisvestingsstelsel

Het rijkshuisvestingsstelsel regelt de huur-verhuurrelatie tussen ministeries en het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Als ministerie ben je zelf verantwoordelijk voor huisvesting als het gaat over de omvang, kwaliteit, locatie en het tijdstip van realisatie. Het RVB werkt binnen de kaders van het rijkshuisvestingsstelsel. Het stelsel bestaat uit vier deelstelsels: kantoren, specialties (zoals gevangenissen, laboratoria of rechtbanken), bijzondere specialties (zoals Hoge Colleges van Staat en internationale organisaties) en defensie.

Evaluatie

André: ‘Het is verplicht om elke 4 à 5 jaar een evaluatie te doen van je rijkshuisvestingsbeleid en je beleidsdoelstellingen kritisch te bekijken. In zo’n evaluatie wordt specifiek gekeken naar hoe de voorgaande aanbevelingen en adviezen geïmplementeerd zijn, hoe het er nu voor staat met het stelsel en wat we moeten aanpassen.’ Vooral is gekeken naar de continuïteit van het stelsel en de financiële houdbaarheid gezien de inzet van vastgoed voor maatschappelijke doelen zoals verduurzaming en gebiedsontwikkeling. De evaluatie behelsde twee van de vier deelstelsels: kantoren en specialties. Roger: ‘We hadden in principe nog kunnen wachten met het specialty-stelsel, want deze bestaat korter dan het kantorenstelsel. Toch hebben we ervoor gekozen om deze mee te nemen in de evaluatie. Zo konden we gezamenlijk evalueren, paralellen zoeken en ook zien waar de stelsels op elkaar ingrijpen. Eventuele problematiek komt dan meteen ook boven tafel. Daarnaast wilden we niet over een jaar, als de specialties eigenlijk geëvalueerd moesten worden, het hele circus opnieuw optuigen. Het is dus een welbewuste keuze geweest.’

Roger Paas, directeur huisvesting en facilities bij JenV. André Weimar, directeur inkoop facilitair huisvestingsbeleid bij BZK

Taaie opgaves

In beide rapporten staan meerdere adviezen en aanbevelingen. Sommige makkelijker te implementeren dan andere. André: ‘We moeten gebruikersinbreng een plek geven als het gaat om de inrichting van kantoren. Natuurlijk doen we dat al, maar het is essentieel dat we dat meer en meer gaan doen. Dat is met name spannend omdat we het hybride werken willen gaan introduceren. Hoe het precies moet gaan werken, dat weten we nog niet.’ Roger vult aan: ‘Ook is er altijd in elke organisatie, maar dus ook binnen de stelsels, veelkoppigheid in opdrachtgeverschap. Het is heel erg op de individuele organisaties georiënteerd, en dat zegt ook iets over hoe zo’n stelsel functioneert. Hoe werkt het als geheel? Is het voor de RVB een behapbare opgave? Hebben we gelegenheid om op rijksniveau te monitoren en te kijken hoe doen we dat? Die antwoorden hebben we nu gewoon nog niet, dus daar zijn zeker nog stappen te zetten. En dat is een zoektocht, maar daar moeten we wel iets mee.’

Het rapport in het licht van hybride werken

Hybride werken wordt de norm. Ook bij de Rijksoverheid, Léon Klinkers, rijksconsultant en één van de uitvoerders van deze opdracht, zegt daarover: ‘Innovatie en hybride werken zijn absoluut onderwerpen die terugkomen in de rapporten en belangrijk voor de toekomst van het kantorenstelsel. Zo wordt er steeds meer gekeken naar de gebruiker en die wordt meegenomen in de doelstellingen van het stelsel. Het gaat om de arbeidsbeleving en de werkplek van de ambtenaar. Wat gaat er met die werkplekken gebeuren en welke faciliteiten zijn er beschikbaar? Dat is relevant voor iedereen bij de overheid. Ik denk dat heel veel mensen hier benieuwd naar zijn en willen weten hoe ze erbij betrokken kunnen worden en wat dat voor hen als individu betekent.” André: “Op dit moment bezit de overheid zo’n 5% van alle kantoren in Nederland en ik kan me goed voorstellen dat door het hybride werken dit anders wordt. Wellicht gebruiken we de kantoren dan ook voor andere doeleindes, zoals woningen. Het hybride werken leidt tot het herbezinnen op het gebruik van kantoren; het worden meer ontmoetingspleinen. Meetings zijn nu online, wat tot anderhalf jaar geleden bij uitzondering gebeurde. We passen ons aan en ik denk dat we in de toekomst zeker niet weer helemaal teruggaan naar kantoor. Verschillende onderzoeken hebben het over fifty-fifty en ik kan me daar wel in vinden. En dat heeft vanzelfsprekend grote gevolgen voor de samenleving.’

Grenzeloos samenwerken

Het thema grenzeloos samenwerken komt ook terug in de rapporten, maar is ook ten tijde van de opdracht zelf belangrijk geweest. Zo werkte UBR samen met PPAC. Ze wilden de beste mensen die er beschikbaar waren voor de opdracht en vonden dat in een PPAC-poule van adviseurs van het ministerie van Justitie en Veiligheid en Rijksconsultants. Zo kun je gebruikmaken van elkaars kennis en grotere stappen maken. Monica: ‘Voor de evaluatie hebben we 45 individuele interviews gedaan; de resultaten hebben wij getoetst in verschillende werksessies. Zo konden we onze waarnemingen checken: klopt deze bevinding en hoe denk je erover? Op die manier konden we nuances aanbrengen waar nodig en werkten we vanuit een collectieve waarneming. Iedereen in de sessies kon van zich laten horen en invloed uitoefenen. Zo gingen we van ik-interviews naar wij-conclusies.’ Daar vult Léon op aan: ‘Dit rapport hebben we alleen maar kunnen maken door middel van deze intensieve samenwerking. Dat was essentieel. Het stelsel is gebaseerd op principes die overeenkomen met principes van grenzeloos samenwerken, waarvan de belangrijkste het solidariteitsprincipe is. En dat is een prachtig principe.’

Duurzaamheid

Ook duurzaamheid is vanzelfsprekend een item in het rapport. Roger: ‘We kijken naar het gebruik van rijksvastgoed en hoe dit in de toekomst vorm moet krijgen. We zien ontwikkelingen en duurzaamheid is absoluut een onderwerp. Maar ook zonder de huidige ontwikkelingen, en zelfs zonder stelsel hadden we verduurzaming en hybride werken moeten accommoderen. Het stelsel heeft ons wel meer in staat gesteld om dit beter, uniformer en efficiënter in te regelen. Daar heeft ook de burger baat bij. Met het stelsel kunnen we dat beter aansturen, verduurzaming is top of mind. In het kantorenstelsel hebben we echt een hele splendid portefeuille waar dat op een hele mooie manier de komende jaren echt gewoon wordt ondergebracht. Er wordt veel gerenoveerd en dat gaat op een hele mooie manier waar we echt punten mee kunnen scoren. En bij specialities is dit wel een grotere uitdaging, maar dat heeft vooral te maken met de geschiedenis. Het is een oudere portefeuille met rechtbankcomplexen en oudere gevangeniscomplexen. Het is taaier en heeft grotere financiële consequenties om die te verduurzamen, maar we hebben het te doen.’

Samenwerking Rijksconsultants

Roger: ‘Ze hebben dit op een voortvarende manier aangepakt. Wat er onder het stelsel zit is best wel complex en taai, en voor een gemiddelde burger of collega-medewerker bijna niet te doorgronden. Dat is echt zo. Daar hoeven we niet omheen te draaien. En dat is eigenlijk wel een compliment aan hen, dat ze dit eigen hebben gemaakt. En dat kostte tijd. Des te knapper dat het eindresultaat zo positief is. Wat ik ook mooi vond om te zien was de combinatie van PPAC en UBR. Dat was een sterke, rijksbrede samenwerking waar kennis en ervaring werden gebundeld.’

Verder verloop

Roger: ‘We zitten midden in de fase van het afhechten van de aanbevelingen en de rapportage, met alle formele stappen die daar uiteraard bij horen. Het is absoluut de bedoeling om op basis van de adviezen en aanbevelingen stappen te zetten in de doorontwikkeling, zowel voor de kantoren, maar zeker ook voor de specialties. Anders doe je ook geen recht aan al het werk dat er is gedaan. Er zit ook voldoende input in het rapport – variërend van laaghangend fruit tot taaiere opgaves. Aan ons om te kijken wat we daar de komende tijd mee kunnen doen.’ André vult aan: ‘Als bewindspersoon ben je verantwoordelijk voor stelsels. Zo is de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verantwoordelijk voor het stelsel rondom woningbouw en demissionair minister de Jonge voor het stelsel gezondheidszorg. Onze staatssecretaris is politiek gezien verantwoordelijk voor rijkshuisvestingsstelsel. In die context informeert hij de kamer over hoe het loopt met de politieke stelsels en de opvolging van rapporten. En dat leidt in de meeste gevallen dan tot een beleidsreactie, zoals ook degene die we nu aan het maken zijn, en die wordt aangeboden aan de kamer. Met die kennis komt het via het kabinet dan weer bij de Tweede Kamer. Dit gebeurt altijd met belangrijke onderwerpen.’

Met zicht op een kabinetsreactie op het rapport gaan Roger en André alvast aan de slag. De komende jaren staan voor rijkshuisvesting in het teken van het opvangen van veranderingen en anticiperen op zaken die voortvloeien uit de rijksbrede ambities en departementale programma’s voor hybride werken, ICT en verduurzaming.

Rijksconsultants is één van de merken die onderdeel is van het nieuw te vormen ontwikkelbedrijf VBR. Het speerpunt van dit nieuw te vormen ontwikkelbedrijf VBR is het optimaliseren van samenhang en samenwerking tussen organisatieonderdelen en departementen. Deze case laat zien hoe we de opdrachtgever nog beter kunnen bedienen wanneer we multidisciplinair en grenzeloos samenwerken.