Een jaarrapportage schrijven? Doe inspiratie op met Douwe Bob!

Van vertrouwenspersonen wordt verwacht dat ze een jaarrapportage opstellen: een terugblik over het afgelopen jaar en een advies voor de toekomst. Maar waarom is dat nuttig en wat zijn de belangrijkste thema’s? Doe inspiratie op met Douwe Bob!

Marieke Smit van UBR| Bedrijfszorg is coördinator van het netwerk Vertrouwenspersonen. Ze vertelt: ’Bij het opstellen van een jaarrapportage neem je de lezer mee in wat jij gedaan hebt als vertrouwenspersoon, maar je laat ook zien wat er binnen de organisatie speelt. Cijfers en feiten zijn natuurlijk mooi om allemaal te benoemen. Het maakt jouw werk meetbaar en inzichtelijk en het helpt bij het schrijven van een rapportage. In ons werk is juist dat soms ook lastig, want een rapportage mag natuurlijk nooit herleidbaar naar een persoon zijn. Je moet dus goed zoeken naar de juiste balans in het verwoorden. Hoe neem je een signaal of rode draad mee zonder dat je daarmee vertrouwelijkheid schaadt? Dat is dus best een uitdaging.’

Marieke Smit

Kijkje naar de toekomst

Bij het schrijven van een jaarrapportage hou je rekening met de ontvanger. Voor wie schrijf je? Marieke: ’Je wil natuurlijk niet dat de rapportage in de digitale la verdwijnt. Daarom is het belangrijk om het rapport zo op te stellen dat de ontvanger het graag leest. Het is ook een uitstekende aanleiding om weer eens in gesprek te gaan met het management of bestuur. Je blikt daarom niet alleen terug; je kijkt ook naar de toekomst. In de jaarrapportage geef je een analyse van jouw bevindingen en een advies hoe de organisatie hiermee om kan gaan in de toekomst. Om te leren van wat er in het afgelopen jaar is gebeurd. En ook daarvoor geldt: je wil natuurlijk graag dat de organisatie iets gaan doen met jouw adviezen.’

De toon maakt de muziek

Marieke: ’Nou, ga er maar aan staan! Best een hele kluif. Je wil geen dikke boekwerken inleveren, maar je moet wel doen wat van je gevraagd wordt. Je wil je verhaal vertellen zonder dat je de vertrouwelijkheid schaadt. Je moet de juiste toon vinden, want het is de toon die de muziek maakt. Je moet de juiste woorden vinden, die lekker blijven hangen. Zoals een fijn refrein of misschien wel als een irritant deuntje. En als het even kan, wil je graag opvallen tussen al die andere rapportages die het management krijgt. Je wil geen 13 in een dozijn zijn, dus een beetje anders dan anders mag best. Hoe pak je dat nu aan?’

©Ilja Meefout, 2020
Douwe Bob

Douwe Bob

Het Netwerk vertrouwenspersonen van UBR| Bedrijfszorg wil graag samen met de groep hierover brainstormen. Want zoals we in de vorige lunchsessie al zeiden “alleen ga je sneller, samen kom je verder”. Daarom willen we graag tijdens de inspiratiesessie van dinsdag 12 oktober met elkaar in gesprek over dit onderwerp. En om het creatieve proces een fijne boost te geven, hebben we niemand minder dan singer/songwriter Douwe Bob, bereid gevonden om zijn schrijfproces met ons te delen. Dus ben of ken je een vertrouwenspersoon die graag aan de slag wil met een jaarrapportage? Wil je een hit van een rapportage en vind je het leuk om out of the box te brainstormen hoe je dat zou kunnen doen?
Meld je dan aan voor de inspiratiesessie op dinsdag 12 oktober 2021 van 12.00 tot 13.30 uur.
Dat kan via het LOC Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (ubrijk.nl). Als je nog geen account hebt, vraag dat dan aan via NetwerkVP@rijksoverheid.nl.

Promo Douwe Bob inspiratiesessie

Hey guys, Douwe Bob hier. 12 oktober gaan jij en ik samen een inspiratiesessie doen voor jullie jaarrapportage. Voor, en ik pak het er even bij, want het is echt een tongbreker: netwerk vertrouwensperosen rijksoverheid van UBR| Bedrijfszorg. Ik heb er zin in. Jullie ook? Zie jullie dan.