Online en offline de verbinding zoeken

Van “normaal” via volledig digitaal naar een combinatie van offline en online coachen en werken. InterCoach maakte net als jij waarschijnlijk, de hele evolutie door en ontwikkelt zich tot een hybride dienstverlener met een stevige basis aan ervaring en expertise. Hoe leggen InterCoach-collega’s Ellen Molenaar en Gerdien Rinzema de verbinding tussen het netwerk, de coachees en met elkaar?

Ellen Molenaar en Gerdien Rinzema zijn onderdeel van het InterCoach-team bij het VBR Ontwikkelbedrijf dat het netwerk onderhoudt van ruim 450 coaches bij de overheid. Ze houden van het coachingsvak. Ze geven trainingen, ontwikkelen leergangen, organiseren intervisiebijeenkomsten en maken matches tussen coaches en ambtenaren die werken bij het Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen. Gerdien vertelt: ‘Coachen gaat over verbinding tussen mensen onderling, tussen groepen mensen en tussen mensen en organisaties. Opeens, in maart vorig jaar, moest dat allemaal digitaal. Achter een computerscherm is verbinding maken een heel ander verhaal.’

Digitale verbinding

Iedereen zal het herkennen, de chaos van die eerste videovergaderingen. Ellen: ‘We praatten allemaal door elkaar heen, we waren nog niet gewend aan videobellen. De helft van de tijd waren we bezig technische problemen op te lossen.’ De oude laptops werden vrij snel vervangen door betere. Gerdien en Ellen gingen zelf op training voor online coaching en online faciliteren. Ze leerden snel en Ellen prijst de wijsheid in het eigen coachnetwerk. ‘Collega’s die gewend waren mensen in het buitenland te coachen deelden hun ervaringen met ons. We hebben veel van elkaar geleerd. Al snel ontdekten we een voordeel van digitaal werken: we konden coaches en coachees plaatsonafhankelijk aan elkaar koppelen. Het netwerk werd toegankelijker.’  

Ellen Molenaar (links) en Gerdien Rinzema

Creativiteit

Na die eerste hobbels bloeide de creativiteit op. Ellen: ‘Collega’s gingen virtueel met elkaar wandelen: de ene in Den Haag en de ander in Utrecht. Coaches werkten op afstand met kunst, gedichten en muziek. De creativiteit was heel groot.’ Ellen voegt toe dat er echt een “vibe” was waar iedereen het coachwerk op een leuke en effectieve manier wilden doen. InterCoach verstuurt nog steeds nieuwsbrieven aan de coaches met daarin online werkvormen en collega’s oefenen extra met intervisie waarbij ze tips en tricks voor online coachen met elkaar delen.

Daarnaast leerden Ellen en Gerdien elkaar intenser kennen als collega's: ‘Na een fysiek overleg loop je vaak samen weg en heb je het nog over dingen. Dat was weggevallen en dus hebben we elkaar vaker online opgezocht. Even samen informatie verwerken en bespreken wat er moet gebeuren.’ Videocontact bracht onverwachts ook een informeel element in de vergaderingen en trainingen. Ellen: ‘Dan komt er een hond voorbij of staat er een rare lamp in de achtergrond. Wij zoeken dat bewust op, die aandacht voor het persoonlijke. We hebben gezien hoe belangrijk die aandacht was en is.’

Ben even weg

Niet iedereen kon of wilde digitaal aan de slag. Sommige coaches haalden er via het scherm gewoonweg geen energie uit. Anderen ontwikkelden “een spier” voor de hele dag achter het scherm zitten, zoals Ellen het noemt, en ontdekten na schroom ook plezier en effectiviteit. Gaandeweg kwam er vaker “offline” elementen bij, een voorloper van hybride werken. Tijdens de trainingen introduceren Ellen en Gerdien steeds meer schermloze momenten. Ellen zegt: ‘Op basis van ervaring en inmiddels beproefde methodes ontwikkelden we een effectieve hybride variant. We houden bijvoorbeeld het plenaire gedeelte zo kort mogelijk. Daarna kunnen mensen bijvoorbeeld naar buiten om opdrachten te doen.’

Fysiek contact

Hoe “hybride werken” er precies uit zal gaan zien, weten de trainers en InterCoach-collega’s nog niet. Dat zal met de aard van het werk te maken hebben. Zo komt het InterCoach-team eens per maand fysiek bij elkaar om te praten over strategie. Ellen: ‘Daarvoor willen we elkaar in de ogen kijken. Overleggen waar korte klappen moeten vallen, kunnen prima digitaal.’ Gerdien hoorde van een van de coaches dat hij op kantoor kwam om betekenisvolle ontmoetingen te hebben. ‘Beleidsstukken en bespreken kon hij wel vanuit huis.’ Beiden vinden dat een mooie gedachte.

Voor trainingen kijkt InterCoach nu naar wat echt digitaal kan en wat de extra toevoeging is van bij elkaar zijn. Leergangen kunnen een mix zijn van digitaal studeren, afgewisseld met dagen op locatie. Ellen vertelt dat het voorheen gewoon was dat mensen die in het buitenland werkten naar Nederland vlogen voor bepaalde sessies of leergangen. ‘Dat gebeurt nu minder. Deze tijd zet ons aan het denken over wat we doen met onze tijd en met het klimaat.’ Ze zijn zelf ook benieuwd naar hoe “hybride” uiteindelijk wordt vormgegeven, omdat ook veel praktische zaken meespelen. Wie komt welke dag naar kantoor, hoe flexibel zijn mensen in hun tijd. Ellen: ‘We zagen het al toen we een dag moesten kiezen om bij elkaar te komen. Als je elkaar de hele tijd ziet is het makkelijker iets af te spreken, dan wanneer je een keuze voor een dag moet maken.’ Gerdien: ‘Vraag ons eind van het jaar nog maar een keer hoe het was.’

Zowel Ellen als Gerdien zijn in het algemeen best tevreden: ‘We hebben als team onze coaches actief gefaciliteerd in het online coachen en alle opleidingen zijn inmiddels een mooie mix tussen on- en offline. De coaches hebben tijdens de intervisiesessies van elkaar geleerd en wij hebben als team alles op alles gezet om een succes te maken van een nieuwe en lastige situatie waarin we zelf ook nog zoekende waren. Dat is echt iets om trots op te zijn. Gelukkig krijgen we veel positieve feedback daarop van onze coachees, coaches en opleidingsdeelnemers. En daar doen we het als InterCoach tenslotte voor.’