Hybride werken binnen de Rijksoverheid: een ontdekkingstocht

Vanuit het Rijksprogramma Hybride Werken onderzoekt Gijs de Smet, flexschiller bij Rijksconsultants, welke faciliteiten nodig zijn om hybride vergaderen mogelijk te maken. Binnen de Rijksoverheid zijn er veel initiatieven op dit gebied; hoe breng je die allemaal samen, hoe kunnen we van elkaar leren en hoe zorgen we ervoor dat we niet allemaal hetzelfde wiel gaan uitvinden?

Het rijksbrede programma Hybride Werken bestaat uit vier hoofdonderdelen: de fysieke werkomgeving, de digitale werkomgeving, de sociale werkomgeving en slimme kantoren en innovaties. Onder de fysieke werkomgeving verstaan we de ruimte waarin je werkt, de stoel waar je op zit en de sfeer. De digitale werkomgeving heeft vooral te maken met de devices; werk je op een computer of op je telefoon, doet je laptop het goed, kun je alle schermen met gemak aansluiten en -zetten? Het sociale deel van je werkomgeving heeft vooral betrekking op de afspraken die je met elkaar maakt en de sociale cohesie die er is binnen een team of afdeling. De laatste tak is slimme kantoren en innovaties en heeft te maken met het ontdekken van zowel technische als niet-technische oplossingen, bijvoorbeeld om een werkplek te kunnen vinden, ruimtes in te richten en hybride te vergaderen.

De superparaplu en grenzeloos samenwerken

Het Rijksprogramma brengt alle initiatieven bij elkaar en kijkt waar ze elkaar aanvullen. Het belang van delen wordt met name onderstreept, omdat er zoveel kennis, initiatieven en programma’s zijn en we van elkaar willen leren op het gebied van hybride werken. Gijs: ‘Het programma geeft richting en is een soort superparaplu van de losse initiatieven. Wij proberen ervoor te zorgen dat alle departementen hun kennis en initiatieven makkelijker kunnen gaan delen met anderen. Iedereen is toch een beetje gewend om voor zichzelf te denken en niet direct gebruik te maken van elkaars kennis en inzichten. Door bijvoorbeeld een community te creëren op een platform waar mensen elkaar kunnen vinden, reacties kunnen achterlaten en op een interactieve manier in contact met elkaar staan, bevorderen we het hybride werken, grenzeloos samenwerken en de sociale cohesie.’

‘Alleen met goede afspraken, de juiste faciliteiten en de nodige wendbaarheid gaan we hybride werken tot een succes maken.’ - Gijs de Smet

Vallen, opstaan en verbeteren

Gijs: ‘In één klap alles anders? Nee, dat is niet hoe het werkt. Hybride werken is een proces, het moet gaandeweg steeds meer en meer de norm worden. Laatst hadden we een goed gesprek met de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) over de plaatsing van interactieve schermen in alle zalen. Daarvan hebben we gezegd dat we eerst moeten ontdekken of de functionele behoefte er ook is, pas dan kun je keuzes maken en investeren in dat soort zaken. Wat heeft de rijksmedewerker nodig? Ligt de focus op de zalen in centrale vergadercentra of meer op kleinere ruimtes op de etages? Hoe gaat iemand werken met de voorzieningen? Door middel van uitproberen, proeftuinen, proefopstellingen en pilots gaan we vallen, opstaan en verbeteren. Er is namelijk niet één juiste oplossing.’

Een heleboel bloemen

Er zijn een heleboel initiatieven en handige tools in omloop voor hybride werken en vergaderen. Gijs: ‘Hybride werken leeft overal enorm. Elk departement heeft een programmateam dat er mee bezig is en werkt aan innovaties, proeftuinen en pilots. Ook vanuit het Rijksprogramma Hybride Werken zijn er pilots, en vanuit Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) is er een expertgroep die als opdracht heeft om kantoortuinen in te richten en te testen. Overal zie je dus wat gebeuren. Dat is ook wel lastig, want hoe weet je nou welke bloemen er overal bloeien, hoe kun je daar gebruik van maken en hoe kun je ervoor zorgen dat het op een gegeven moment een standaard wordt? Het Rijksprogramma Hybride Werken doet dit enerzijds via kaders, richtlijnen en afspraken en anderzijds door partijen met elkaar te verbinden en informatie beschikbaar te maken. Ons grootste kader is de uitspraak van staatssecretaris Knops van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, dat hybride werken de gangbare norm gaat worden. Daarbinnen gaan we invullen en proberen we de ruimte zo groot mogelijk te maken zodat we met elkaar kunnen ontdekken wat werkt en wat niet.’

Gelijkwaardig en sociaal vergaderen

Het nummer één uitgangspunt van hybride vergaderen is gelijkwaardigheid. Gijs: ‘Als we uiteindelijk voldoende voorzieningen hebben om op een gelijkwaardige manier met elkaar hybride te vergaderen – in centrale en decentrale zalen – dan doen we het goed. Mijn doel is daarmee weer een bouwsteen te realiseren om rijksmedewerkers daadwerkelijk flexibel te laten zijn, ongeacht waar ze werken. Dus niet beperkt worden door achterblijvende techniek of voorzieningen die niet voldoende op orde zijn. En natuurlijk helpen we ook met het sociale aspect: hoe zitten we in een hybride vergadering en welke afspraken maken we met elkaar?’ Op het kennisplatform van Rijksconsultants vind je ook meerdere tools, zoals het persoonlijke canvas, het teamcanvas en een handige ‘aan de slag met hybride werken’-presentatie.

Faciliteiten voor hybride vergaderen

Faciliteiten op het gebied van hybride vergaderen zijn in te delen in drie gebieden: techniek, facilitair en sociaal. Op technisch gebied gaat het om (interactieve) schermen, maar ook om voorzieningen zoals een scherm waarop je je laptop makkelijk aan kunt sluiten of een centrale speaker waar meerdere mensen in een ruimte gebruik van kunnen maken. Die voorzieningen worden door de ICT-dienstverleners (IDV’s) geleverd. Naast de techniek wordt er ook aan de facilitaire voorzieningen voor het hybride werken gedacht: zoals goede akoestiek, de lichtinval en dat iedereen verstaanbaar en zichtbaar is. Gijs: ‘Daar moet je een ruimte op aanpassen. We zijn ook al aan het testen met proefopstellingen om te kijken naar die elementen, maar ook waar je bijvoorbeeld een scherm het beste kunt ophangen in een ruimte.’ Op sociaal gebied gaat het voornamelijk om het maken van afspraken en daar de juiste voorzieningen voor aanbieden. Met de gespreksleidraad van Rijksconsultants kun je dit gesprek makkelijker aangaan binnen je team.

‘Alleen met goede afspraken, de juiste faciliteiten en de nodige wendbaarheid gaan we hybride werken tot een succes maken.’

Uitdaging

Gijs: ‘Deze opdracht is uitdagend, omdat het een onderwerp betreft waar iedereen iets van vindt, niemand het precies weet, maar je wel samen met elkaar een kant op moet. Het is niet gek dat er zoveel mensen mee bezig zijn, want iedereen krijgt er uiteindelijk mee te maken. Dat maakt het dan meteen ook weer heel leuk. Hoe verbind je al die partijen? Het is heel fijn om te zien dat iedereen uiteindelijk de voordelen ervan inziet, samen gaat werken en kennis deelt waardoor we de juiste stappen kunnen zetten. We proberen alle juiste voorzieningen te treffen, maar het blijft een ontdekkingstocht die we samen ondernemen. Ook het maken van afspraken met elkaar is een cruciaal onderdeel van hybride werken. Alleen met goede afspraken, de juiste faciliteiten en de nodige wendbaarheid gaan we hybride werken tot een succes maken.’