Inhuur personeel: van ‘welke papieren moeten ze hebben’ naar ‘wat gaan ze doen’

Waarom mensen inhuren op basis van lijstjes met eisen en papieren? Waarom niet juist op basis van hun competenties in relatie tot de vraagstukken die ze oppakken? Dat vroegen Esther Storm, accountmanager AevesBenefit en Richard Lennartz, directeur HIS, zich ook af. In plaats van vasthouden aan de bekende manier van uitvragen, gooiden zij het over een andere boeg.

Onze manier van uitvragen was best klassiek

‘We maakten lijstjes met eisen zoals NEVI 1 en 2’ vertelt Richard. ‘Daarnaast was drie jaar ervaring in een soortgelijke organisatie van een soort gelijke omvang een must en het liefst ook nog ervaring met soortgelijke vraagstukken. Had je dat niet? Dan viel je buiten de boot. Dat moest anders.’

Esther Storm

Wij hadden al wat ervaring met het uitvragen van competenties

‘Via onder andere het inkooptraineeship (TRIP) keken we al naar wat mensen kunnen bieden in plaats van alleen naar hun opleiding’, gaat Richard verder. ‘De leveranciers hadden daarnaast ook vragen over de huidige manier van uitvragen. Zij gaven vaak aan geen kandidaten met de gevraagde eisen te kunnen leveren, maar dat ze wel andere goede mensen hadden. In overleg met onze inkoopdienstverleners, waaronder onder AevesBenefit pakten we het anders aan. We startten met een pilot voor negen maanden.’

Gestelde eisen gaven geen match

‘Wij waren daar blij mee’, vult Esther aan. ‘De gestelde eisen leverden voorheen namelijk bijna geen match op. Organisaties keken alleen of iemand aan de eisen voldeed. Voldoe je niet? Dan legden ze de cv’s niet eens voor aan de inhurende manager. Zo kwamen er veel goede kandidaten niet door de selectie.’

Deze manier van uitvragen was even wennen

‘Je moet vertrouwen hebben in elkaar’, gaat Richard verder. ‘Het is makkelijk om op basis van een lijstje met eisen en papieren te zeggen of iemand voldoet. Zonder moet je er veel meer op vertrouwen dat de bureaus je een kandidaat aanbieden die de klus aan kan. Je moet ook accepteren dat het soms even schuurt. Ik trek dan de vergelijking met hoe wij eind 2016 binnen de HIS begonnen met resultaatopdrachten. De reflex van ons MT was meer contractmanagement invoeren om te meten dat de leveranciers leveren wat ze beloofden. Ik wilde dat juist niet, ik wilde minder op het contract sturen. Je zorgt er dan voor dat de leverancier daar zelf op toe ziet. We zijn ook klein begonnen. Het is ondertussen een vanzelfsprekendheid.’

Richard Lennartz

Geen geschikte mensen? Zeg dat ook

‘We stellen nu het vraagstuk centraal door te beschrijven waarvoor we de medewerker willen inzetten’, vertelt Richard. ‘In de meeste gevallen is dat voor alle departementen. Als het voor een specifiek departement is geven we dat aan. Wat we ook meegaven aan de bureaus; geef het eerlijk aan als je geen mensen voor ons hebt. We willen geen offerte omdat je moet voldoen aan de verplichting iemand aan te bieden. Dat staat wel een beetje haaks op veel Europese aanbestedingen waarin wij bij elke aanvraag een offerte willen. Maar laat het ons ook vooral weten als je mensen hebt waarvan je denkt dat ze goed bij ons passen, maar die aandachtspunten hebben. We kunnen die mensen dan helpen.’ 

Het selecteren blijft mensenwerk

‘Het kan natuurlijk altijd nog gebeuren dat een kandidaat toch niet geschikt blijkt, terwijl je over hele gedegen selectieprocedures beschikt’, legt Richard uit. ‘Dit ondervang je niet door meer eisen te stellen in de aanvragen. Ook dan waren er geregeld kandidaten die voldeden maar toch niet geschikt waren. Dat is nu wel aanzienlijk minder. Daarnaast hebben we nu ook mensen die anders niet door de selectie heen kwamen die uitstekend werk doen.’

In gesprek met elkaar

‘Vanuit de HIS belde Esther Zandt (coördinator afdeling Inkopen HIS)) mij een keer op’, vertelt Esther: ‘“Nu gaan we functioneel specificeren en krijg ik geen geschikte kandidaat van je.” Er volgde een goed gesprek. Wat zoek je nou eigenlijk precies? En waar lopen we tegenaan? Spreek de kandidaten in ieder geval. Het is toch wat lastig om de (on)geschiktheid van papier af te lezen. Het is op basis van wederzijds vertrouwen. Wij hebben als bureau echt veel expertise in huis. We hebben veel mensen die al binnen het Rijk werkten. Als we dan iemand aanbieden die niet volledig in het plaatje past, geef ons dan de kans om zo iemand te begeleiden en een training te geven.

Na dit gesprek ging het direct een stuk beter. Maar zoals Richard al aangaf, we moeten geen kandidaten aanbieden die niet passen. Wij zijn daarin kritischer. Passen ze wat ons betreft wel? We laten nu duidelijk blijken waarom we dat vinden en wat de eventuele aandachtspunten zijn en dat werkt.

Ik heb daar een mooi voorbeeld van

‘De HIS deed afgelopen zomer een uitvraag voor inhuur voor een ervaren inkoopadviseur’, vertelt Esther. ‘Maar het lukte niet om dit in te vullen. Toen er na de zomer weer een uitvraag kwam bood ik op verzoek van Gerald van Lobbrecht (coördinator afdeling Inkopen HIS) een starter aan. Ze voldeed niet aan de gevraagde eisen, maar Gerald wilde haar toch graag spreken. Met als resultaat dat de dame in kwestie nu naar tevredenheid bij de HIS werkt. Het gaat allemaal om communicatie en de samenwerking. Vanuit de HIS horen we vaak: we zijn geen opleidingsinstituut. Je hebt iemand nodig, maar je hebt weinig tijd om iemand in te werken. In een starter moet je tijd investeren, wat je dus niet hebt. Gerald en ik stelden een plan op om te zorgen voor een goede introductie. We koppelden daar een buddyteam aan vast en zorgden voor kennismaking met de inkooptermen binnen de publieke sector. Daarnaast sprak zij met een aantal mensen die al eerder bij de HIS werkten. Ons werk gaat hiermee veel verder dan alleen iemand zoeken. Een starter kost gewoon veel inwerktijd dus namen wij een deel van dat inwerktraject op ons. Eigenlijk een nieuwe en innovatieve variant.’

Een win-win situatie

‘Het vinden van een passende vervolgopdracht voor deze startende kandidaten gaat dan nog makkelijker’, zegt Richard. ‘Door hun opgedane ervaring bij de Rijksoverheid zijn ze rijper en makkelijker bij andere publieke organisaties in te zetten. Ik hoop dat andere publieke organisaties ook meer functioneel gaan uitvragen: dat leidt tot meer goed passende mensen en daar profiteren wij dan ook weer van. We maken zo de pool met mensen die ervaring hebben bij de Rijkoverheid een stuk groter. Dat is dus een stukje eigenbelang en dient ook het belang van de hele publieke sector.’

Mijn missie

‘Als de Rijksoverheid in deze krappe markt mensen blijft vragen met Rijkservaring en diploma’s, krijgen ze onvoldoende geschikte kandidaten. Ik vind het belangrijk dat geschikte mensen zonder ervaring binnen het Rijk de kans krijgen die ervaring op te doen. Het klopt wat Richard zegt, dat we daar allemaal van profiteren. In dit geval werkt de krappe markt wel mee om een verandering teweeg te brengen. Het wordt bij opdrachtgevers steeds duidelijker dat het niet meevalt om juiste kandidaten binnen te halen. Dat helpt mij om mijn missie wat verder te verkondigen. Ik geloof ook echt in het hogere doel om met z’n allen breder te kijken naar de juiste kandidaten en op competenties te sturen. Als iedereen dat doet heb je over zo veel jaar veel meer mensen die je kan inzetten voor het Rijk.’

Wat kwam er na 9 maanden uit de pilot?

  • De uitvragen zijn compacter en eenvoudiger op te stellen.
  • Er worden goede kandidaten aangeboden die we volgens de klassieke benadering niet hadden gekregen.
  • Vacatures worden sneller ingevuld
  • De tevredenheid over de ingezette kandidaten nam toe