Evaluatie door reconstructie

Een jaar na de oprichting van een nieuw bureau voor advies aan ondernemingsraden kreeg Rijksconsultants de opdracht deze wijziging in de inrichting en organisatie te evalueren. Sandra de Wit en Léon Klinkers voerden de opdracht uit bij de ministeries van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV). Zij gebruikten hiervoor de reconstructiemethode, of zoals Léon het noemt: de veredelde koffieapparaatmethodiek.

Rijksconsultants Sandra de Wit en Léon Klinkers werken al geruime tijd voor de Rijksoverheid. Sandra heeft ‘een warm hart voor HR’ en een voorkeur voor evaluaties en onderzoeken. ‘Dan mag ik ongebreideld mijn enorme nieuwsgierigheid loslaten en overal vragen over stellen.’ Léon geeft de voorkeur voor taaie kwesties en verdiept zich graag in vraagstukken waar “het niet weten centraal staat.” ‘Als we wel weten hoe we de dingen moeten doen, zoeken we de oplossing in dezelfde antwoorden. Niet weten leidt tot andere interventies.’ Beiden streven naar “collectieve wilsvorming bij stakeholders”, oftewel het bereiken van gezamenlijkheid bij alle betrokkenen. Léon zegt: ‘Het loslaten van het “ik” voor een beweging naar het “wij” te maken.

De opdracht

Rond de zomer van 2021 werkten beide rijksconsultants samen aan een opgave van de Directie Bedrijfsvoering, Personeel en Organisatie van de ministeries van EZK en LNV. In het voorjaar van 2020 werd daar een nieuw bureau opgericht voor ondersteuning en advies aan de vier ondernemingsraden bij de twee ministeries. Voorheen waren adviestaken en ondersteunende taken verenigd in één functie, maar in het nieuwe bureau werden ze gesplitst. Sandra: ‘Deze groep had zichzelf opnieuw uitgevonden en wilde weten of ze het goed hadden gedaan. Een evaluatie moest inzicht geven over de kwaliteit volgens deze manier van werken.’ Léon geeft aan dat het belangrijk was dat de opdrachtgever ook vroeg om een handelingsperspectief op basis van de uitkomsten. ‘Zonder heeft een evaluatie veel minder toegevoegde waarde.’ Sandra is het daar roerend mee eens: ‘Een handelingsperspectief geeft aan wat kan helpen in de toekomst. Dan ontstaat een lerende evaluatie.’

Sandra de Wit: ‘Ik ben ongebreideld nieuwsgierig'

Reconstructiemethode

De methode die Sandra en Léon kozen is die van de reconstructie. Léon licht toe: ‘De kern is dat we een setting creëren voor ontspannen gesprekken met individuen. Ik noem het de veredelde koffieapparaatmethodiek, omdat mensen zich rond de koffieautomaat vrij voelen om te praten over wat hen bezighoudt.’ In ieder interview werden dezelfde drie vragen gesteld: Waar ben je trots op in je werk? Wat geeft energie? Wat kost jou energie?

Uit al die gesprekken rees een patroon op, werden rode draden zichtbaar. Gevraagd naar de kracht van de reconstructiemethode, antwoordt Léon dat deze in het gemeenschappelijke draagvlak zit. ‘We voeren geen discussies met mensen, we gaan één op één met hen in gesprek over hoe zij de zaken hebben ervaren. We luisteren, zij voelen zich gehoord en gezien.’ En de gezamenlijkheid in die bevindingen wordt gebundeld.

Gesprekken, geen discussies

Léon en Sandra hielden gesprekken met zo’n 15 mensen. De antwoorden werden vervolgens omgevormd tot een advies. Daar waar mensen trots op zijn en wat hen energie geeft, wordt behouden. Dat wat energie kost geeft aan wat moet veranderen. Léon zegt: ‘Met deze methode zitten we veel meer op energieniveau en veel minder in het hoofd. Dat is mooi, want we denken allemaal al zo veel.’

De bevindingen werden besproken in een groepsgesprek en vervolgens aangescherpt. Tijdens het proces was er altijd contact met de opdrachtgever over voortgang en terugkoppeling. Het advies eindigde niet als een uitgebreid rapport, maar als een verfrissende 2 pagina’s A4 met handelingsperspectieven. Voor wie behoefte had aan verdieping, was er een verrijkte presentatie. Leon: ‘De presentatie had best veel taal, maar nog altijd beduidend minder dan een rapport.’

Léon Klinkers: ‘Niet weten leidt tot andere interventies'

Fijne opdrachtgever

De evaluatie scoorde zeer hoog op klanttevredenheid. Sandra zegt daar bescheiden over: ‘Wij hebben de klant geholpen terug te kijken en hun vraagstuk in perspectief te plaatsen zodat er een handelingsperspectief in zit.’ Zelf vonden ze het een mooie opdracht om te krijgen. De afspraken waren duidelijk, de planning was helder en alle stukken werden op tijd aangeleverd. Een andere belangrijke factor was dat beide plaatsvervangend secretaris-generaals voldoende tijd hadden vrijgemaakt voor de gesprekken en het groepsgesprek. De rijksconsultants staken zelf zaken op die ze meenemen naar andere onderdelen van de Rijksoverheid. Léon: ‘Alles wat we leren nemen we mee en gebruiken we om verder te verbinden binnen de Rijksoverheid.’