Contractmanagement bij het CIBG op weg naar een hoger niveau

In het kort zorgt contractmanagement voor het wederzijds nakomen van de afspraken die je met je leverancier maakt. Waarom is dat zo belangrijk? Hoe regel je dat binnen je organisatie? Het CIBG is op dit moment bezig contractmanagement te centraliseren en zo naar een hoger niveau te tillen. We vroegen het daarom aan Joanna van Sichem, Teamcoördinator inkoop- en contractmanagement bij het CIBG en Mariska Kroon, als inkoopadviseur bij de HIS en nauw betrokken bij al hun inkopen.

Contractmanagement is een belangrijk onderdeel van inkoop

Het zorgt ervoor dat je het contract optimaal benut, legt Joanna uit. Zo krijg je ook echt waarvoor je betaalt. Dat begint al door te zorgen dat je bij de inkoopprocedure de juiste dingen meeneemt in het contract. Een aantal jaren geleden lag de focus vooral op het inkopen zelf en niet zozeer op de uiteindelijke uitvoering gedurende de contractperiode, vult Mariska aan. De eerste stap was om inkopen op de rails te hebben en de behoefte van de klant goed in kaart te brengen. Op dat punt zijn we nu. Contractmanagement gaat nog een stapje verder.

Contractmanagement begint bij weten wat er is

De basis is het weten welke contracten er binnen je organisatie zijn en hoe ze in elkaar zitten, legt Joanna uit. En vooral ook, welke contracten zijn het belangrijkst. Dat bepaal je door de financiële omvang, maar ook door te achterhalen welke leveranciers en contracten dusdanig invloed hebben op mijn primair proces of dienstverlening dat ik daar iets structureel mee moet doen. Dat is eigenlijk de eerste stap op weg naar het inregelen van contractmanagement.

Mariska Kroon (links) en Joanna van Sichem

Een paar jaar geleden stond contractmanagement bij ons nog in de kinderschoenen

Richard Lennartz, (directeur HIS), stuurde ons enkele voorbeelden voor een Rijksbreed contractmanagementmodel, vertelt Joanna. Die voorbeelden sloten mooi aan en gebruikten we om de contractmanagers in domeinen in te delen en de contracten te segmenteren.

Vooral bij ICT was er behoefte aan contractmanagement. Je hebt daar te maken met service level agreements (SLA) met bijvoorbeeld beschikbaarheid cijfers. Al snel volgden andere afdelingen die om input en ondersteuning vroegen; het meekijken met een Programma van Eisen, kritieke prestatie-indicator (KPI’s) opstellen, templates SLA en Dossier Afspraken en Procedures (DAP), standaard teksten voor indexeringen etc. Dit groeide uit tot iets groots, waardoor we besloten te centraliseren. We lieten verschillende scenario’s onderzoeken hoe we dit het beste konden aanpakken. Pas in 2020 gingen we inkoop- en contractmanagement op deze manier, centraal vanuit bedrijfsvoering opstarten. We zijn nu een centraal team van enkele inkoopmedewerkers die zorgen dat de juiste trajecten richting de HIS gaan en inkoop- en contractmanagers die aansluiten bij de belangrijkste inkooptrajecten. Nu zijn we volop bezig contractmanagement verder te professionaliseren om zo alle afdelingen te bedienen. We willen met risicoanalyses de gehele keten analyseren en risico’s binnen het contract en de leveranciersrelatie goed in kaart brengen en meer richting sourcingsstrategie denken om zo het contractmanagement echt naar een hoger niveau te tillen.

Contractmanagement dichtbij huis

De HIS hielp ons bij de opstart van het eigen contractmanagement, vertelt Joanna. De HIS regelde voorheen voor ons de spendanalyses, indexeringen en social return. Dat doen we nu zelf. We merkten dat het vaak om specifieke primaire processen gaat waarvan de kennis toch vooral in eigen huis zit. Daarnaast zijn enkele contracten soms wat groter en complexer. Dan is het handiger contractmanagement dichtbij en in eigen hand te hebben.

Vroeg aanhaken is belangrijk

Het is belangrijk dat contractmanagement al in een vroeg stadium aanhaakt, zodat we gelijk mee kunnen denken in het inkooptraject, vertelt Joanna. Mariska is ons eerste aanspreekpunt, onze spoc (single point of contact). Zij zorgt ervoor dat dit ook gebeurt. Ook voor mij is het vroegtijdig aanhaken van contractmanagement belangrijk, vult Mariska aan. Doordat het CIBG hun eigen contractmanagement doet, gaat dit zelfs nog sneller. Ik zoek vaak de samenwerking met het team van Joanna, omdat je niet altijd de noodzakelijke inhoudelijke kennis hebt. En soms zit je zo diep in een traject, dat het fijn is als er iemand vanuit Contractmanagement met een frisse blik meekijkt met bijvoorbeeld de scope van de opdracht. Vaak helpt dat en kom je tot een betere, aangescherpte scope. Eigenlijk zorgt hun snelle reactie, meedenken en goed advies ertoe dat het contract goed wordt gebruikt. Wat mijn werk ook makkelijker maakt, is dat het CIBG elk jaar een inkoopkalender opstelt. Hierdoor hebben zij heel goed de aflopende contracten en nieuwe inkooptrajecten in beeld. Dat geeft mij inzage in de capaciteit en planning en kunnen we vroegtijdig inkooptrajecten starten zonder dat het op het laatste moment aankomt.

De samenwerking tussen de HIS en het CIBG verloopt goed

We weten precies wie welke rol en taken heeft, zegt Mariska. Daarnaast ken ik de werkwijze bij het CIBG goed. Ik weet wie waar zit en wie ik waarvoor moet hebben. Voordat er een spoc was, verliep de samenwerking wat stroever. Vervolgens kwam er een speciaal verzoek van het CIBG voor een spoc om de relatie te verbeteren. Dat werkt heel goed en de lijntjes zijn daardoor veel korter. Medewerkers van het CIBG benaderen mij bijvoorbeeld ook rechtstreeks met vragen. Dat schakelt snel en fijn. Het CIBG heeft het hele jaar door veel inkopen, waarvoor ik alle offertetrajecten en minicompetities onder de raamovereenkomsten uitvoer. Dan is een spoc echt wel een mooie uitkomst. Het hebben van een spoc werkt echt ideaal, vult Joanna aan. We hebben daarmee een dedicated inkoopadviseur als eerste aanspreekpunt. De HIS zegt altijd, betrek ons vroegtijdig in de voorbereiding, dan kunnen we het verschil maken. Dat kan alleen als je een laagdrempelige contactpersoon hebt en die hebben we met Mariska.

Een tip #1

Belangrijk is om te blijven evalueren, signalen op te pikken en daar wat mee doen. Mariska geeft een voorbeeld. Afgelopen december was een drukke periode met veel aflopende ICT-contracten. Vooral de leveranciers hadden het daardoor erg druk. We kijken daarom voor dit jaar of we bepaalde aflopende contracten eerder kunnen oppakken. Zo ontlasten we de leveranciers maar ook onszelf.

Een tip #2

Het CIBG stuurt bij ICT-contracten gelijk hun eigen SLA-template mee met de aanbestedingsstukken, afgestemd op de scope en het belang voor het primaire proces van het CIBG. Daarmee zorg je voor een minimaal kwaliteitsniveau waar de leverancier al rekening mee kan houden bij de inschrijving.