Een robuustere applicatie dankzij meedenken met de Marechaussee

Als houder van een Nederlands paspoort net zo snel door de grenscontrole in de Verenigde Staten alsof je een Amerikaan bent: dat kan als lid van het Global Entry-programma. Lidmaatschap vraagt om een uitgebreid achtergrondonderzoek door de Amerikaanse overheid, die op hun beurt ook de Nederlandse overheid vragen om een achtergrondcheck van de aanvrager. Het Rijks ICT Gilde (RIG) bouwde in opdracht van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) een applicatie voor het uitvoeren van deze basiscontrole. Anuj Gupta en Pieter Bregman van het RIG leggen uit waar de complexiteit zat in dit project. 

Inwoners van het Koninkrijk der Nederlanden die vaak naar de Verenigde Staten reizen kunnen lidmaatschap aanvragen van Global Entry. Dit is een programma van de Amerikaanse douane en grensbewaking (CBP) waarmee reizigers versneld door de grenscontrole op internationale luchthavens mogen. Wanneer een Nederlander zich aanmeldt voor Global Entry, vraagt de Amerikaanse overheid aan de Nederlandse overheid om een basischeck van die persoon. Daar komt dan een positief of negatief advies uit. De Amerikaanse overheid neemt vervolgens de beslissing een aanvrager wel of niet toe te laten tot Global Entry.

'Wij hebben zelf ook functionaliteit toegevoegd die fouten helpt voorkomen'
Pieter Bregman (links) en Anuj Gupta

Voor en door de overheid

Het achtergrondonderzoek gebeurde tot zeer recent manueel, wat heel veel tijd kostte. JenV gaf opdracht aan het RIG om het hele proces rondom die basischeck te automatiseren met een applicatie die de relevante bronnen raadpleegt en de bevindingen aan de Koninklijke Marechaussee toont ter beoordeling. ‘De complexiteit zat niet in het technische stuk,’ zegt Anuj Gupta van het RIG, tech consultant en waarnemend projectleider voor dit project. ‘Als je het plat slaat hebben we een applicatie gebouwd met beveiligde koppelingen naar verschillende basisregistraties en de Global Entry-applicatie van de Amerikaanse overheid. Met een onderdeel waarin de Koninklijke Marechaussee de eerdergenoemde bevindingen controleert voor zij een advies uitbrengt. De prestatie zit erin dat we dat hebben gedaan volgens overheidsrichtlijnen, op het bestaande platform van de overheid, op de eigen infrastructuur van de overheid, in samenwerking en afstemming met andere overheidsorganisaties binnen drie departementen: Justitie, Defensie en Binnenlandse Zaken. Dat zie ik een externe partij misschien niet zo snel doen.’

‘Het werk ging fijner en sneller nadat we transparanter werden in onze communicatie’

Gebruiksgemak toevoegen

Omdat het hier om iets nieuws ging, moesten de functionele en technische ontwerpen nog helemaal worden bedacht. Anuj zegt: ‘We moesten aan alle randvoorwaarden denken. Dan is het onvermijdelijk dat je gaande het proces erachter komt dat je meer informatie nodig hebt. Ook de wensen en eisen van de klant veranderen, dat is eigenlijk gebruikelijk bij iets dat nieuw is. En omdat ik samenwerkte met de Koninklijke Marechaussee, ging ik als vanzelf nadenken over het gebruiksgemak van de applicatie. Je wilt toch dat mensen er makkelijk mee kunnen werken en dan help je daar als team aan mee.’

De applicatie vraagt persoonsgegevens en daar zit ook een deel van de complexiteit. Ook al hebben mensen er zelf toestemming voor gegeven, dan nog zijn voorzichtigheid en zorgvuldigheid geboden. Het moet zeker zijn dat alleen de relevante informatie wordt opgevraagd en voor de juiste persoon. Pieter Bregman was als tech consultant de technische teamlead van het projectteam: ‘Wij hebben ook zelf functionaliteit toegevoegd die fouten helpt voorkomen. Zo controleert bijvoorbeeld de applicatie of het nummer dat wordt ingevoerd de logische volgorde heeft van een Burgerservicenummer (BSN). En of een aanvraag gegevens bevat van een Nederlands paspoort.’ Anuj: ‘Uiteindelijk hebben we een betere gebruikservaring gebouwd en een robuustere applicatie. Daarom is het ook goed dat we verschillende mensen en verschillende expertises in een team hebben, iedereen kijkt op zijn eigen manier. Ik heb jaren op een ICT-servicedesk gewerkt. Die kennis en ervaring heb ik gebruikt om de functionaliteit van de applicatie grondig te testen.’

Versnelling door duidelijkheid

De voortgang van het project maakte een grote sprong voorwaarts toen er iets veranderde in de communicatie. ‘Ik denk dat ik daar iets mee te maken heb gehad,’ zegt Anuj. ‘Ik werk graag voor het RIG, om meerdere redenen. Een ervan is dat ik het leuk vind om verschillende projecten te doen. Een andere is dat ik als consultant inhoudelijk scherper commentaar kan geven dan iemand die altijd op die afdeling werkt. Binnen het project werd weinig concrete taal gebruikt en daar hebben we het over gehad met elkaar en met de klant. Ik vind namelijk dat de lastige dingen ook benoemd moeten worden, want dan kom je verder.’ Pieter is het roerend met hem eens. ‘Het werk ging fijner en sneller nadat we transparanter werden onderling en de twee projectleiders op dezelfde manier gingen communiceren. Gewoon benoemen waar mogelijk een struikelblok zit of wat de consequenties zijn van de keuzes die er zijn. Ik houd er niet van om dingen te verbloemen. Niet goed is niet goed. Als je daar gewoon duidelijk over bent hebben mensen meer begrip, omdat ze snappen wat er aan de hand is. Onder de streep streven we toch allemaal hetzelfde doel na: we doen dit werk voor elkaar en met elkaar.'

Ook mooie dingen maken voor de overheid, met de overheid? Bekijk de vacatures bij het RIG op UBRijk.nl.