Succesvolle samenwerking: ‘Investeer in begeleiding van VanWerkNaarWerk-kandidaten!’

Bij Dienst Publiek en Communicatie (DPC) van het ministerie van Algemene Zaken vond bij het Beeldcentrum een reorganisatie plaats met gevolgen voor 9 medewerkers. Bij DPC werd een speciaal team gevormd om de medewerkers die door de reorganisatie geraakt werden op een zorgvuldige wijze naar ander werk te begeleiden. UBR bracht expertise op verschillende vakgebieden in. Een mooi voorbeeld van ‘van, door en voor de overheid’.

Het Beeldcentrum, dat audiovisuele (AV) taken uitvoert voor de hele rijksoverheid, kreeg in 2014 een andere invulling, namelijk adviseren over beeldgebruik bij communicatie en de rijkshuisstijl, begeleiden van producties en faciliteren van raamovereenkomsten voor fotografie en video. Van eigen ‘makers’, voor bijvoorbeeld films en foto’s, ging men over op makers uit de markt. Deze wijziging van taken van het Beeldcentrum had gevolgen voor de profielen en functies van de medewerkers.

Speciaal team

Er werd een speciaal team samengesteld, dat deels werd vrijgesteld voor de begeleiding van de medewerkers die door de reorganisatie werden getroffen. Het team bestond uit Elma Voogt, eindverantwoordelijk voor het Beeldcentrum; Frank van den Berg, P&O-adviseur voor DPC; Lesley d’Arnault, manager a.i.; en namens UBR|EC O&P: Anjo Weij, trajectbegeleider Workflow, en Paul Stad, jobsearcher Workflow.

Spoorboekje

Lesley: ‘Kenmerkend voor de eerste fase van onze aanpak was het maken van een goed doortimmerd plan, dat ons als een spoorboekje door het hele traject zou leiden. Daarbij moesten zorgvuldigheid, openheid en transparantie leidende principes zijn. De OR werd vanzelfsprekend nauw en actief betrokken. Bij het maken van de nieuwe profielen en processen werd het hele Beeldcentrum-team ingezet’.

Begeleiding

‘In de eerste fase hebben we veel tijd gestoken in opvang en persoonlijke gesprekken, zodat we goed in contact zouden blijven met betrokken medewerkers.’ zegt Elma. ‘We informeerden meteen de bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werker, die steeds zijdelings betrokken bleven. Ook maakten we een gedegen studie van het VWNW-proces, zodat we goed voorbereid in individuele en groepssessies stapten’.

Beeldcentrum

Kwaliteiten

Lesley: ‘De tweede fase was een tijd van gesprekken en emoties, maar ook van vooruitkijken. Met het team deden we verdiepingssessies van 2 uur om per kandidaat te kijken waar alle kwaliteiten zaten. We geloven dat succesvolle trajecten starten met het benoemen en blootleggen hiervan. Ieder mens heeft kwaliteiten en als je bij die kwaliteiten komt, is dat een prima basis voor een succesvolle route naar een nieuwe werkomgeving. We hadden ook aandacht voor de medewerkers die bleven, want zij moesten ook afscheid nemen van collega’s. Bovendien moest de winkel gewoon open blijven’.

Vieren

‘Aan het werk blijven en niet thuis zitten, is een belangrijk onderdeel van onze aanpak.’ zegt Frank. ‘Door middel van stages, klussen en detacheringen, kortom alles wat kan bijdragen aan hun positie op de arbeidsmarkt, blijven mensen aan de gang. Dit deden we samen met UBR|EC O&P. Aan het werk blijven is bovendien goed voor je zelfrespect en energie. Een uur voor sollicitatiegesprekken geven we nog laatste tips mee, maar ook na een sollicitatiegesprek is er direct contact. En als iemand een baan heeft gevonden, vieren we dat met ons allen. Tijd en aandacht voor de mens, je echt verdiepen in het individu en daar alles voor opzij zetten, daar gaat het om’.

Nieuwe baan

‘We zijn nu een jaar verder. Van de 9 kandidaten hebben er nu 5 een mooie nieuwe baan gevonden. En met de andere 4 komt het ook wel goed’. geeft Elma aan. ‘We laten onze kandidaten steeds voelen dat we om hen heen staan. We zijn begripvol voor emoties, maar we spreken ze ook aan op hun eigen verantwoordelijkheid en we zijn duidelijk en zakelijk over het uiteindelijke doel: een nieuwe werkomgeving vinden’.

Waardering

Ook de open en welwillende houding van de directie werkte positief. Die gaf het team alle vertrouwen, maar bleef tegelijkertijd sterk en vanuit het hart betrokken. En van de kandidaten kreeg het team naderhand terug: ‘Het was een moeilijke periode, maar we waarderen de manier waarop we door jullie zijn begeleid’.

Samenvattende tips van het team:

  • Maak een goed doordacht en tot in detail uitgewerkt plan; doorloop alle mogelijke scenario’s.
  • Stel een begeleidingsteam samen, maak mensen daarvoor zoveel mogelijk vrij, doe het er niet ‘even’ bij.
  • Wees zeer zorgvuldig, wees duidelijk en transparant.
  • Houd dagelijks contact met de kandidaten, kijk goed wat er aan de hand is.
  • Kortom: investeer in de begeleiding en realiseer je dat ieder mens anders is en om maatwerk vraagt!

Hoort bij