Weblogs

Duoblog Richard Lennartz en Mieke Hoezen: architectonische inkoopadviseur

Na een jaar of 20 werd het tijd: het interieur eens grondig onderhanden nemen. Doen we het zelf? Dit keer niet. We wilden het in één keer goed doen, met de beste keuzes . Iedereen zijn specialisme en dus besloten we voor deze keer eens een vakman te vragen.

Via via kwamen we uit bij een binnenhuisarchitect met een goede naam. Hij had wel een hele volle orderportefeuille en had meerdere opdrachten lopen, dus we moesten enkele weken wachten voor we een afspraak hadden. Hij trok er wel meteen tweeënhalf uur voor uit.  Tweeënhalf uur!

Aan tafel

Wat we hebben gedaan in die tweeënhalf uur? In elk geval geen stapels met referentieprojecten bekeken, geen dikke mappen met stalen van materialen gekeurd en ook geen kleurenmonsters beoordeeld.

Tot onze grote verassing zijn we door het huis heen gelopen, en daarna hebben we alleen maar aan tafel gezeten. Aan tafel met de binnenhuisarchitect tegenover ons. Met vellen blanco papier en een potlood. En met vragen, heel veel vragen van de binnenhuisarchitect aan ons, en vrijwel allemaal open vragen.

Kennis en kunde

Heeft hij veel verteld om zijn kennis en kunde te etaleren en zo ons vertrouwen te krijgen hem de opdracht te geven? Nee, helemaal niet! Door de vragen die hij stelde etaleerde hij bij uitstek zijn kennis. Hij gaf ons het gevoel dat hij écht naar ons luisterde en wilde begrijpen wat ons bezig hield. Dat gold zowel voor onze wensen ten aanzien van het gebruik van onze woning, de opties voor aanpassingen alsook de wijze waarop we graag met de binnenhuisarchitect die we selecteren willen werken. Maar: dat laatste was geen vraag meer, we wilden hem.

Onze wensen

In die tweeënhalf uur had hij zijn witte vellen blanco papier met aantekeningen gevuld, en hebben we nul referentieprojecten, stalen materialen of kleuren hoeven beoordelen. Hij luisterde naar ONZE wensen. En daarna ging hij aan de slag om voor ons een maatwerkvoorstel te maken met zijn stapels referentieprojecten, materiaalstalen en kleurenmonsters als achtergrond. Inclusief werkschema en afstemmingsmomenten zoals wij die graag wilden.

Zoals die binnenhuisarchitect dat doet is ook hoe een professionele inkoopadviseur een aanbesteding aanpakt. Zullen we die professionele inkoopadviseur daarom maar architectonische inkoopadviseur noemen?

Richard Lennartz is directeur van UBR|HIS en CPO UBR

Reactie van vaste tegenlezer Mieke Hoezen:

Door je suggestie van de term ‘architectonisch inkoopadviseur’ leg je meer nadruk op creativiteit. En ik denk dat dat goed is. Om de kansen en beperkingen van je vak creatief te kunnen combineren met klantspecifieke wensen, voorkeuren en toekomstperspectief, is een combinatie nodig van kennis en vaardigheden. Bij kennis denk ik vooral aan wet- en regelgeving, marktkennis en kennis van klantspecifieke processen. Bij vaardigheden  aan luisteren, analyseren en doorvragen (om te komen tot de ‘vraag achter de vraag’).

Niet toevallig stond verbinden centraal tijdens de Dag van de Rijksinkoop, vorige week. Je concludeerde met André Weimar en Gerda Quak al dat inkoop in een kramp is geschoten met een steeds meer toenemende focus op rechtmatigheid. Jullie stelden dat lef en creativiteit nodig zijn, zodat we meer de grenzen kunnen opzoeken en het maximale uit het inkoopvak kunnen halen. De vraag is of we er zijn met een toenemende focus op lef en creativiteit. Zoals je al schrijft, is het de combinatie met de vakkennis die jou zo enthousiast maakte over de binnenhuisarchitect. Plus de wezenlijke interesse in jouw wensen en jarenlange ervaring in het vak.

De afgelopen jaren hebben veel inkopende overheden zich gedragen als krimporganisaties. Er is geïnvesteerd in standaardisatie. Door contractmodellen, standaard aanbestedingsdocumenten en intakeformulieren kon de klant zelf meer doen. Zodoende konden de beschikbare inkoopadviseurs zich concentreren op de complexere vragen enerzijds en het uitvoeren van de rechtmatigheidscheck (is de bestaande standaard daadwerkelijk gevolgd?) op de door de klant zelf voorbereide inkoop. Dit heeft zijn stempel wel op ons vak gedrukt.

Ik denk dan ook dat het goed is dat we oproepen tot meer creativiteit en lef. En laten we inkoopadviseurs dan ook de ruimte geven om de verbinding te zoeken met de klant. Geef hen tijd om zich te verdiepen in diens (toekomstige) wensen, risico’s en dromen. Geef hen de mogelijkheid om suggesties te doen die niet direct raak zijn, om erachter te komen wat de klant nodig heeft en om ervan te leren.

Datzelfde geldt trouwens ook richting de markt. Moedig inkoopadviseurs aan om met lef en creativiteit markten te doorgronden. Vraag (net zoals bij de klant) naar hun dromen en geef ze de mogelijkheid met je mee te denken en (net zoals bij de klant) suggesties te geven die niet direct raak zijn. En leer daar samen van.

En nu ga ik toch even onbescheiden voor eigen parochie preken. `Wij van Rijkswaterstaat’ hebben  samen met ProRail, RVB en brancheorganisaties een heel goed doordachte Marktvisie ontwikkeld. Inderdaad: Marktvisie met een hoofdletter. Met een paar aanpassingen zo door de rest van de rijksoverheid te gebruiken om zo de architectonische inkoopadviseur te helpen bij het maken van zijn keuzes.

Ik pleit ervoor dat we onze inkoopadviseurs hier vooral meters mee laten maken. Ervaring krijg je namelijk pas door het te doen.

Mieke Hoezen is in 2012 aan de Universiteit Twente gepromoveerd op de ontwikkeling van contacten en contracten tussen OG en ON onder invloed van de aanbestedingsmethode concurrentiegerichte dialoog.

 

Reactie toevoegen

U kunt hier een reactie plaatsen. Ongepaste reacties worden niet geplaatst. Uw reactie mag maximaal 2000 karakters tellen.

Uw reactie mag maximaal 2000 karakters lang zijn.

Reacties

Er zijn nu geen reacties gepubliceerd.