‘Controleer overheidsinformatie zoals je financiën’

Sinds het toeslagenschandaal staat toegankelijke overheidsinformatie hoog op de agenda van elke rijksorganisatie. Welke concrete stappen zijn nodig? Daarover ging het webinar ‘Informatiehuishouding: hoe verder’, dit najaar georganiseerd door I-Partnerschap. CIO Rijk Lourens Visser vat in het panelgesprek de essentie samen: ‘Er zullen altijd dingen misgaan. Maar als we fouten snel ontdekken en kunnen corrigeren, dan hoop ik dat het vertrouwen van de burger in de overheid weer groeit.’

Ruim 250 rijkscollega’s volgden het webinar over informatiehuishouding. Charles Jeurgens gaf de aftrap, vanuit zijn perspectief als hoogleraar Archiefkunde aan de Universiteit van Amsterdam en adviseur van het Nationaal Archief. Jeurgens haalt Australië aan als goed voorbeeld: informatiehuishouding begint bij de publieke functie – welke informatie is daarvoor nodig – en moet breed worden opgepakt. ‘Met oog voor de burger, voor de mens in de organisatie én voor de samenhang  tussen aspecten als toegankelijkheid, privacy en informatiebeveiliging.’

Panelgesprek onder leiding van gastheer Jeroen Jonkers tijdens webinar ‘Informatiehuishouding: hoe verder’ op 4 oktober 2021

Jaarlijkse verantwoording

Olaf Andersen, hoofdinspecteur en plaatsvervangend directeur van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, vindt het positief dat ‘na de ramp met de kinderopvangtoeslagen’ er nu een rijksbreed actieplan ligt met een meerjarig budget. Hij heeft nog wel wat ‘maren’. Zijn voornaamste zorg is of informatiehuishouding een vast onderwerp van gesprek blijft aan de bestuurstafels. Hij pleit daarom voor het opnemen van de informatiehuishouding in de jaarlijkse verantwoordingscyclus. ‘Laat aan het eind van het jaar maar zien dat je niet alleen je financiën goed hebt geregeld, maar ook je informatiebeheer.’

Actief openbaar maken

Wat gebeurt er de komende tijd om orde op zaken te krijgen? Dat wil gastheer Jeroen Jonkers graag weten van zijn tafelgasten. Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) bedenkt generieke oplossingen voor problemen waar iedereen tegen aanloopt. Zo organiseren ze cursussen informatiehuishouding voor onder andere informatiespecialisten, architecten, shared servicediensten en topambtenaren. ‘Inmiddels zijn al zo’n 800 mensen opgeleid en de belangstelling is enorm,’ vertelt directeur Jacqueline Rutjens. Een ander voorbeeld is actieve openbaarmaking: ‘Sinds 1 juli moet elk beleidsstuk dat naar de Tweede Kamer gaat, voorzien zijn van een beslisnota met het ambtelijk advies. Inmiddels staan meer dan honderd beslisnota’s op rijksoverheid.nl. Het zijn kleine stappen, maar heeft bij elkaar wel rijksbreed effect.’
 

Lat moet hoger

Lourens Visser is als CIO Rijk verantwoordelijk voor het coördineren en monitoren van de rijksacties op basis van Open op Orde en bekostigd uit de ‘centrale pot’. De acties zijn teruggebracht tot vier sporen. ‘Heel concreet is het spoor medewerkers: we gaan goede mensen opleiden, waar mogelijk omscholen of nieuw aantrekken. Een andere actielijn is om meer consistentie te krijgen in de systemen die rijksorganisaties gebruiken voor informatiebeheer, vaak nog uit de jaren ’80 en ’90.’ Wat Visser betreft wordt informatiehuishouding inderdaad onderdeel van de normale bedrijfsvoering, goed meetbaar en jaarlijks te controleren: ‘De lat moet omhoog, want de hoeveelheid en diversiteit aan informatie gaat alleen maar toenemen.’

1965

Ook bij Economische Zaken is nog een wereld te winnen, volgens plaatsvervangend secretaris-generaal Gerdine Keijzer-Baldé. ‘We hebben de inspectierapporten er nog eens bij gepakt, maar merken het ook zelf. Alleen al bij de voorbereiding van de parlementaire enquête gaswinning in Groningen: meer dan 100.000 documenten hebben we daarvoor aangeleverd en die gingen terug tot 1965.’ Binnenkort begint het departement met een nieuw documentmanagementsysteem, dat uitgaat van wat een gebruiker nodig heeft – bijvoorbeeld een Wob-verzoek. ‘Dan werk je dus allemaal op dezelfde manier.’

Van elkaar leren

Goede overheidsinformatie, dat doe je samen. Daar zijn alle tafelgasten het wel over eens. ‘Gebruik de ervaringen van de uitvoeringsorganisaties bijvoorbeeld en leer van elkaars fouten,’ is de tip van Jacqueline Rutjens. Ook samenwerking met het onderwijs – zowel studenten als docenten - kan nuttige inzichten en verbeterpunten opleveren. Gerdine Keijzer-Baldé ziet daarbij ook een verbindende rol voor de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. ‘Laat zien wat rijksbreed al aan verbeteringen is bereikt en maak de bestuursraad duidelijk wat de eventuele impact en schade is wanneer zaken niet op orde zijn. Dan blijft informatiehuishouding een onderwerp van belang.’

Webinar gemist?

Kijk hieronder het webinar terug met Charles Jeurgens en Olaf Andersen.

Webinar duurzame informatiehuishouding