Relax! Het is maar een advies…

Richard Lennartz, directeur UBR| HIS, over bewust ambtelijk vakmanschap.

Voordat ik ambtenaar werd, werkte ik 18 jaar bij een advies- en onderzoeksbureau. Als adviseur of onderzoeker bij een adviesbureau krijg je goed betaald, krijg je veel kans om kennis op te doen en ruimschoots opleidingsmogelijkheden. Daar maakte ik gretig gebruik van.

Opdrachtgevers betaalden veel voor je, zeker eind jaren negentig waren dat achteraf gezien idiote hoofdprijzen. Toch namen opdrachtgevers adviezen lang niet altijd over. Dat vond ik in het begin soms best wel frustrerend. Ik had met hart en ziel aan een adviesrapport gewerkt, en de opdrachtgever neemt het besluit over maar implementeert het vervolgens niet. Of nog erger, de opdrachtgever nam het advies überhaupt niet over.

Daar zat ik dan, na al die inspanning, tijd en energie. De rekening werd wel conform afspraak betaald door de opdrachtgever, maar dat is toch niet echt een drijfveer om hard te werken.

Richard Lennartz

'Een advies is maar een advies’

Gelukkig heb ik niet al te lang na mijn start als adviseur geleerd om meer afstand te nemen door even bewust stil te staan en simpelweg op te merken: `Een advies is maar een advies, en daar mag een opdrachtgever iets mee doen, in onderste lade neerleggen of gewoon meteen in de blauwe bak gooien.’  En daarbij opmerken: zij of hij is uiteindelijk verantwoordelijk, niet ik.

Deze neutrale en open houding maakte het voor mij een stuk makkelijker om te accepteren dat een opdrachtgever niet overnam wat ik adviseerde. Sterker nog, die ontspannen houding heeft juist geholpen om adviezen wél over te laten nemen, en prettiger gesprekken te voeren. De eerder cursief geschreven zin sprak ik namelijk op gepaste momenten ook uit tegen de opdrachtgever: `Het is maar een advies en daar mag je mee doen etc.’ inclusief de lade en de papierbak.

Nu ben ik geen adviseur of onderzoeker meer, maar aanvoerder van een hele mooie inkoopclub. Toch komt de advieshouding me nog steeds van pas.

Als gever van advies

En ja, ook in mijn huidige werk ben ik soms gever van advies. Bijvoorbeeld als een van onze opdrachtgevers iets wil wat ik onverstandig vind. Relax, leun achterover, geef aan wat de consequenties zijn. En bovenal: leg de verantwoordelijkheid voor de te maken keuze bij degene die de verantwoordelijkheid moet dragen. Niet gefrustreerd of teleurgesteld reageren als die toch een andere keus lijkt te maken: gewoon relaxed aangeven dat je wél gaat helpen, maar óók helder aangeven wat dat betekent. Dat met in gedachten `een advies is maar een advies’. Relax.

Als ontvanger van een advies

Dat overkomt me uiteraard ook: mensen tegenover me die adviezen geven waar ik niet achter sta. Met regelmaat zijn dat personen, organisaties of organisatieonderdelen die zich op een of andere wijze een zodanige status hebben aangemeten of hebben gekregen, dat er bij de nodige collega’s een houding is van `als die het zegt, dan moeten we het maar doen’.

Uiteindelijk ben ik echter wél degene die de verantwoordelijkheid draagt voor het opvolgen van het advies én van de gevolgen van de opvolging. En eerlijk is eerlijk: soms vind ik adviezen gewoon ronduit slecht, bijvoorbeeld voor de belastingbetaler of voor de professionaliteit van werken. Of slecht omdat ik nu al zeker weet dat het zal leiden tot toekomstige administratieve onvolkomenheden, omdat we het eenvoudigweg niet goed kunnen invoeren.

Met in gedachten `een advies is maar een advies’ neem ik de verantwoordelijkheid voor de effecten van het wel of niet overnemen van het advies. Meent een persoon of organisatie dat ik het móét doen? Dan vraag ik netjes om mij die opdracht op papier te geven, waarna ik zal aangeven wat de consequenties zijn, en dat ik het daarna zal invoeren.  De uitkomst is dan vrijwel altijd alsnog `een advies is maar een advies’. Relax.

Advies voor ambtenaren: relax, en beschouw adviezen ook echt als adviezen

Laat je niet afleiden door de status van de ander: dat is namelijk wat jij eraan toekent.

Leidt anderen ook niet af door jezelf status aan te meten of door op je strepen te gaan staan. Gééf de ander status door jouw advies niet als wet te presenteren, maar als iets waar zij of hij helemaal zelf over gaat. Wederom met een neutrale, open houding.

En relax.

Hoe breng je dit in de praktijk?

Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Na de nodige oefening is het echter bijna net zo makkelijk gedaan als gezegd. Je kun dit reflecterend vermogen namelijk versterken.

Als ambassadeur van het programma Mindful Rijk ben ik daarom ook enthousiast over de leergang ‘Bewust Ambtelijk Vakmanschap’. Hierin staat het oefenen met die open houding als ambtenaar centraal. We reageren - op adviezen, net zoals op andere zaken - vaak op de automatische piloot, vanuit standaardreflexen. Zeker als het gaat om onderwerpen die ons raken of waar we een uitgesproken mening over hebben. Daar bewust over nadenken en mee leren omgaan, vind ik een belangrijk onderdeel van ambtelijk vakmanschap.  

Ik ben ervan overtuigd dat de leergang daaraan bijdraagt. Daarmee draagt het bij aan een cultuur van - relax! - om vervolgens met aandacht te luisteren en te spreken. Je hoeft het niet met elkaar eens te worden, maar zo organiseer je wel op een goede manier tegenspraak.

Als ik een advies mag geven, dan raad ik iedere ambtenaar die diens reflecterend vermogen verder wil ontwikkelen aan om deze leergang te volgen. Maar dat is natuurlijk maar een advies…

Hier vind je meer informatie over de leergang Bewust Ambtelijk Vakmanschap.