Inzicht in je menselijk kapitaal

Een strategisch personeelsplan, dat wil iedere organisatie wel hebben. Hoe doe je dat? Hoe vorm je nou die toekomstvisie en het beeld van de personele bezetting over 5 jaar? En hoe krijg je management en de medewerkers achter zo’n plan? De Inspectie Veiligheid en Justitie kreeg het voor elkaar: sinds 2015 hebben ze een stevig personeelsplan in handen. Dankzij de hulp van EC O&P Organisatieadvies.

1 werkgroep, 2 organisatieadviseurs van EC O&P en 5 sessies met het managementteam van de Inspectie Veiligheid en Justitie (IV&J): dat was er voor nodig om het Strategisch Personeelsplan op 40 pagina’s papier te krijgen. Klinkt eenvoudig maar dat is het allerminst. ‘Een grondig proces hebben we doorlopen,’ zegt Henk Blaauwgeers, hoofd Stafbureau van de Inspectie, terwijl hij aanschuift op de hoogste verdieping van het BZK kantoor aan de Turfmarkt. ‘De adviseurs van EC O&P hebben ons daar vakkundig doorheen geleid.’

Marieke Langemeijer en Henk Blaauwgeers

‘Waar staan we in 2017?’

Daarmee complimenteert hij Marieke Langemeijer, organisatieadviseur bij EC O&P, en haar collega Paul Crijns, nu adviseur bij het ministerie van Economische Zaken. Zij hielpen de Inspectie Veiligheid en Justitie in 2015 met het schrijven van het strategisch personeelsplan. Henk: ‘Bij ons blijven mensen lang op dezelfde plek. Toch willen we de teams flexibel houden, medewerkers inzetbaar maken op verschillende afdelingen. En we zagen dat we relatief veel zware adviseurs in dienst hebben, in schaal 13 en 14. Daarom stelden we ons de vraag: hebben we in de toekomst nog voldoende werk op hun niveau? Waar willen we dan staan qua personeel?’

Voor Marieke betekende dat een nieuwe uitdaging: ‘De kwantitatieve prognoses voor het personeelsbestand van de Rijksoverheid kenden we al langer. Bijvoorbeeld het aantal ambtenaren dat in de toekomst met pensioen gaat en hoeveel vacatures er dan ontstaan. Maar een SPP vraagt meer: inhoud en een kwalitatief plan, het liefst mét een concrete actieagenda. Dat hadden we nog niet eerder gedaan. De Inspectie Veiligheid en Justitie zat ook echt in de voorhoede. Was één van de eerste met deze vraag. De ervaringen bij de Inspectie kunnen we nu goed gebruiken want er zijn nu meer organisaties die aan een SPP werken en ons om hulp vragen.’

Inspecteurs en adviseurs werden, onder begeleiding van Marieke en Paul, aan het werk gezet. Zij analyseerden hun eigen organisatie, de ontwikkelingen en de toekomst van de Inspectie. Het managementteam hakte vervolgens de knopen door. Marieke: ‘We lieten ze zien: zo zien jullie jezelf, je omgeving en je toekomst. Welke conclusies wil je daar aan verbinden? En vervolgens stelden we hen de vraag: welk personeel heb je dan nodig? Hoe verbinden we ze aan onze organisatie en hoe zorgen we voor de nodige beweging?’

Marieke Langemeijer, organisatieadviseur bij EC O&P

Mobiliteit

In het SPP is onder meer vastgelegd dat er in 2017 meer schalen 11 en 12 in dienst moeten zijn bij de Inspectie Veiligheid en Justitie. Dat medewerkers breder inzetbaar zijn, en er meer mobiliteit is dan nu. Henk: ‘We inspecteren op het hele domein van Veiligheid en Justitie: sanctietoepassing en jeugd, asiel en migratie, nationale veiligheid en politie. Een breed veld. Toch willen we dat inspecteurs steeds meer in verschillende teams kunnen werken. We gaan dus nog beter kijken wat medewerkers daarvoor nodig hebben.’   

Managers voeren nu bijvoorbeeld andere functioneringsgesprekken waarbij mobiliteit een belangrijk onderwerp is. Volgens Henk zijn het betere gesprekken dan voorheen. Voor de organisatie én de medewerkers. ‘Als je 8 jaar in je 1e baan zit, dan is dat wel lang. En ook al functioneer je prima, dan vinden we soms toch dat je iets anders moet gaan doen. Ook in het belang van de medewerker zelf,’ illustreert Henk de functioneringsgesprekken ‘nieuwe stijl’. ‘Kijk, mensen zijn het belangrijkste in de organisatie. Als zij niet goed werken, is je product niet goed. Daarom dient het SPP een organisatiebelang en een personeelsbelang. We hebben het bijvoorbeeld ook over opleidingen die medewerkers nodig hebben om een loopbaanstap te maken, al dan niet binnen de organisatie.’

Henk Blaauwgeers, hoofd Stafbureau van de Inspectie Veiligheid en Justitie

Kwaliteit en snelheid

Zonder de hulp van EC O&P was het SPP er niet gekomen, denkt Henk. ‘We hebben zelf de expertise niet in huis. Marieke en Paul hielden ons echt scherp in het denken. Maakten een goede planning en bewaakten die strak.’ Marieke -lachend: ‘Ja, we zijn wel streng geweest voor jullie.’ Om vervolgens, serieus, toe te voegen: ’ Het succes ligt ook in de betrokkenheid van de opdrachtgever. We hadden een goede klik met het managementteam. De MT-leden zagen het SPP echt als hun eigen vraagstuk. Dat werkt natuurlijk erg prettig want als adviseur kun je niet op de stoel van de bestuurder gaan zitten. Ze namen bijvoorbeeld echt de tijd voor de MT-sessies, die duurden soms wel een dagdeel.’

Hoewel het project langer duurde dan was gepland, is Henk nog steeds dik tevreden over het EC O&P: ‘Hun adviseurs weten hoe de overheid werkt en kennen de processen. Dat heb je echt nodig bij zo’n traject. Bijvoorbeeld kennis van het 3-5-7 model, dat we ook gebruiken in ons personeelsbeleid.’ En die planning dan? Henk: ‘We kozen voor kwaliteit in plaats van snelheid. Als je werkt aan een strategisch personeelsplan lijkt me dat een juiste keuze.’