Beleidsregels Autoriteit Persoonsgegevens en Dotweb

Met ingang van 1 mei 2018 is de gegevensuitwisseling tussen P-Direkt en het verzuimsysteem Dotweb aangepast aan de beleidsregels ‘De Zieke werknemer’ van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP houdt onder meer toezicht op de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor bescherming van persoonsgegevens. Vanaf deze datum zijn conform de beleidsregels ‘De Zieke werknemer’ van de AP vanuit P-Direkt geen persoonsgegevens meer verstuurd van niet-zieke medewerkers naar Dotweb. Dotweb wordt gebruikt door de bedrijfsartsen en de medisch secretaresses van UBR.

Bedrijfszorg

Bewaren en verwijderen gegevens

Tegelijkertijd zijn per 1 mei 2018 de gegevens van medewerkers, die tijdens hun loopbaan nog nooit hebben verzuimd en op het moment ook niet verzuimen, verwijderd uit Dotweb. Van medewerkers die in het verleden wel hebben verzuimd of momenteel verzuimen, blijven de persoons- en verzuimgegevens (zoals de datum van ziekmelding en datum van herstel) wel in Dotweb bewaard. Verwijdering van deze gegevens uit Dotweb vindt 2 jaar na uitdiensttreding plaats. Medische dossiers worden conform het Burgerlijk wetboek 15 jaar na uitdiensttreding verwijderd uit Dotweb.

Wat verandert er?

De beleidsregels van de AP brengen een nieuwe werkwijze met zich mee voor de bedrijfsartsen en medisch secretaresses. Van medewerkers die niet verzuimen of in het verleden nog nooit hebben verzuimd, zijn vanaf 1 mei 2018 geen gegevens opgenomen in Dotweb.

Verzoek van medewerker

Dient een medewerker een verzoek in voor bijvoorbeeld een arbeidsomstandighedenspreekuur, een advies voor nieuw schoeisel (DJI) of een 55+ keuring, dan wordt een dossier op zijn/haar naam aangemaakt in Dotweb. Voor het maken van een dossier in Dotweb heeft de medisch secretaresse of de bedrijfsarts onderstaande gegevens van de betreffende medewerker nodig: 

  • naam organisatie
  • afdeling
  • personeelsnummer
  • achternaam
  • voornaam
  • tussenvoegsel
  • voorletters
  • geslacht
  • geboortedatum
  • telefoonnummer
  • e-mailadres
  • straatnaam
  • postcode
  • huisnummer
  • woonplaats
  • functie
  • startdatum in huidige functie
  • contracturen

Zelf verstrekken

Medewerkers kunnen deze gegevens zelf verstrekken aan de bedrijfsarts en/of de medisch secretaresse. Zonder deze gegevens is inplannen van een consult niet mogelijk. Voor een snelle administratieve afhandeling is het belangrijk dat medewerkers en leidinggevenden bovenstaande gegevens gereed hebben bij het aanvragen van een consult of bij overleg met de bedrijfsarts.

Controle

Van medewerkers die op het moment van het maken van een afspraak niet ziek zijn, maar in het verleden (werkzaam bij het Rijk) wel hebben verzuimd, staan bovenstaande gegevens wel in Dotweb. Mogelijk zijn deze gegevens echter verouderd. De medisch secretaresse of de bedrijfsarts controleert deze informatie samen met de betreffende medewerker op juistheid.

Meer informatie

U vindt meer informatie over de beleidsegels ‘De zieke werknemer’ op de website van Autoriteit Persoonsgegevens.